تقرير التقييم اللاحق: ما يجب تضمينه وكيفية كتابته

تقرير التقييم اللاحق هو هيكل ثابت لمراجعة حدث أو مرحلة مشروع أو حادثة مباشرة بعد حدوثها، حتى تتمكن الفريق من التقاط ما نجح وما لم ينجح ولماذا بينما التفاصيل لا تزال طازجة. يعود التنسيق إلى الجيش الأمريكي، الذي طور مراجعة ما بعد الإجراء كطريقة للوحدات لإجراء جلسات نقاش بعد التدريب أو العمليات دون انتظار تقرير رسمي بعد أسابيع. يظهر نفس الهيكل الآن بعيداً عن العسكر: تجري فرق البرمجيات عمليتها بعد حادثة، يجريها منظمو الفعاليات بعد مؤتمر، تجريها المنظمات غير الربحية بعد حملة جمع تبرعات، وتجريها فرق المشاريع عند إغلاق مرحلة كبيرة.

في جوهره، يجيب تقرير التقييم اللاحق على أربعة أسئلة بالترتيب: ما كان من المفروض أن يحدث وما حدث بالفعل ولماذا كان هناك فجوة بين الاثنين وماذا ستفعل الفريق بشكل مختلف في المرة القادمة. القالب يضمن ببساطة أن هذه الأسئلة الأربعة يتم طرحها في كل مرة بنفس الترتيب، بدلاً من أن تنجرف المراجعة إلى محادثة عامة حول كيف شعرت الفريق بشأن المشروع.

التقرير نفسه عادة ما يكون قصيراً، صفحة إلى صفحتين لمعظم المشاريع، أطول فقط عندما تسبب حادثة ضرراً حقيقياً أو كلفة. الطول ليس الهدف. الهدف هو سجل يمكن لشخص ما أن يفتحه بعد ستة أشهر ويفهم بالضبط ما حدث وما قررت الفريق فعله بشأنه، بدون الاضطرار إلى تتبع الأشخاص الذين كانوا في الغرفة.

معظم الفرق تتحدث بالفعل عما حدث بشكل خاطئ بعد انتهاء المشروع. تحدث المحادثة في الممر أو في خيط Slack أو خمس دقائق مستعجلة في نهاية اجتماع يعمل بالفعل بتأخر. لا يتم توثيق أي من ذلك بشكل يمكن لأي شخص أن يجده لاحقاً، لذا تظهر نفس الخطأ في المشروع التالي، والفريق يتعلم درساً دفع به مرة واحدة بالفعل.

يصلح تقرير التقييم اللاحق هذا بفرض شيئين لا تقريباً تنتجهما محادثة عرضية: سجل مكتوب وصاحب محدد لأي شيء يحتاج إلى التغيير. ربط معهد إدارة المشاريع بشكل متكرر مراجعات ما بعد المشروع المنظمة بمعدلات فشل تكرار أقل في المشاريع المستقبلية، والآلية واضحة. الفريق الذي يدون سبب التأخير هو فريق يمكنه التحقق في المرة القادمة ما إذا كانت نفس علامات التحذير تظهر مرة أخرى.

يحمي القالب أيضاً المراجعة من أن تصبح جلسة لوم. عندما يطلب الشكل 'ما كان من المفروض أن يحدث' قبل 'ما حدث بالفعل'، تبدأ المحادثة من الخطة وليس من شخص. يحافظ هذا الترتيب على تركيز المراجعة على الفجوة بين التوقع والواقع، وهي حيث تعيش الدروس المفيدة بالفعل، بدلاً من من يستحق الفضل أو اللوم للنتيجة.

يحتوي قالب التقييم اللاحق الكامل على سبعة أجزاء. المراجعات الأصغر يمكنها ضغط بعضها معاً إلى قسم واحد، لكن تخطي أي منها يميل إلى إنتاج تقرير يبدو جيداً وليس يتغير شيء.

فيما يلي تقرير تقييم لاحق جاهز للنسخ. الصقه في Google Docs أو Word أو Notion أو ملاحظة Notelyn واملأه أثناء أو بعد المراجعة مباشرة.

---

تقرير التقييم اللاحق

المشروع / الحدث: ___ | تاريخ المراجعة: ___ | الميسّر: ___ المشاركون: ___ فترة التقرير المغطاة: ___

الهدف والنطاق ماذا كان من المفروض أن يحقق هذا المشروع أو الحدث؟ -

الجدول الزمني للأحداث الرئيسية | التاريخ | الحدث | ملاحظات | |--------|-------|----------| | | | |

ما الذي سار بشكل جيد - -

ما لم يسر كما هو مخطط - -

تحليل السبب الجذري | الفجوة / المشكلة | لماذا حدثت | العوامل المساهمة | |-----------------|-----------|-------------------| | | | |

الدروس المستفادة - -

عناصر الإجراء | التوصية | المالك | تاريخ الاستحقاق | الحالة | |---------|--------|----------------|--------| | | | | | | | | | |

التوزيع من يجب أن يتلقى هذا التقرير وأين سيتم تخزينه للإشارة المستقبلية؟ -

---

جدول تحليل السبب الجذري يقف بين الفجوات والدروس بقصد. القفز مباشرة من 'ما الذي حدث بشكل خاطئ' إلى 'ما سنفعله بشكل مختلف' يميل إلى إنتاج إصلاحات موجهة نحو الأعراض، لأن لا أحد توقف ليسأل لماذا حدثت الفجوة في المقام الأول.

سطر التوزيع في الأسفل يعني أكثر مما يبدو. تقرير تقييم لاحق يراه فقط الأشخاص في جلسة المراجعة لا يغير أي شيء لفريق الفريق التالي الذي يدير مشروعاً مشابهاً. سمّ حيث يعيش ومن يجب أن يقرأه قبل بدء المشروع المشابه التالي.

القالب يعمل فقط إذا كانت المراجعة التي تنتجه تعمل بشكل جيد. محادثة مستعجلة بمدة عشر دقائق مضغوطة في نهاية اجتماع الإغلاق نادراً ما تسطح الأسباب الحقيقية وراء ما حدث بشكل خاطئ.

كتابة تقرير تقييم لاحق جيد بينما تسهل أيضاً المراجعة صعبة. من يدير المناقشة عادة ما يكون مشغولاً جداً بإدارة الغرفة لكي يالتقط أيضاً الأسباب الجذرية وعناصر الإجراء بدقة. يزيل Notelyn هذه المقايضة بتوليد تقرير منظم من تسجيل المراجعة نفسها.

لا يحتاج قالب التقييم اللاحق أن يكون معقداً ليكون مفيداً. استخدم الأقسام السبعة أعلاه واسأل الأسئلة الأربعة الأساسية بالترتيب وعيّن كل توصية إلى مالك مسمى مع تاريخ قبل انتهاء المراجعة. هذه العادات هي ما تحول جلسة نقاش من محادثة ينسى الناس إلى وثيقة يقرأها المشروع التالي.

ابدأ بقالب قابل للنسخ في هذا الدليل على مراجعة المشروع التالية أو جلسة نقاش الحادثة أو ختام الحدث. إذا كان فريقك يسجل بالفعل هذه الجلسات أو يريد البدء يمكن لـ Notelyn إنشاء تقرير تقييم لاحق كامل من الصوت تلقائياً مع ما سار بشكل جيد وما لم يسر والأسباب الجذرية وعناصر الإجراء منظمة بالفعل. للعادات التي تبقي عناصر الإجراء هذه من التعطل بعد كتابة التقرير انظر دليلنا على ملاحظات الاجتماع مع عناصر الإجراء وللتحويل أي ملخص إلى الخطوات التالية انظر متابعة الاجتماع.