آداب الاجتماعات الافتراضية: الدليل الشامل لإجراء اجتماعات عن بعد أفضل

حول العمل عن بعد والعمل الهجين مكالمات الفيديو من وسيلة راحة عرضية إلى الطريقة الافتراضية لتواصل معظم الفرق. يمكن لشخص واحد الآن أن يقضي ساعات أكثر في الأسبوع أمام الكاميرا مقارنة بالوقت الذي يقضيه في غرفة اجتماعات فعلية، وبالرغم من ذلك، فإن المعايير السلوكية في مكالمات الفيديو أقل استقراراً من تلك الخاصة بالاجتماعات وجهاً لوجه.

هذا الفجوة تخلق احتكاكاً. الشخص الذي يكتم الصوت والقيام بمهام متعددة يبدو غير منشغل لزميل يركز بشكل كامل. الشخص الذي ينضم بتأخير خمس دقائق بدون تنبيه مسبق يبدو وقحاً، حتى لو كان التأخير حتمياً. لا يكون هذا عادة مقصوداً؛ يحدث لأن مكالمات الفيديو تزيل الإشارات الاجتماعية الصغيرة، مثل لغة الجسد والاتصال البصري، التي عادة ما تدليل السلوك في غرفة.

آداب الاجتماعات الافتراضية تملأ هذه الفجوة. إنها تعطي الفريق خطاً أساسياً مشتركاً لكيفية سير الاجتماعات، بحيث لا يضطر أحد إلى التخمين حول ما إذا كان من المقبول تناول الغداء أمام الكاميرا أو ما إذا كان المضيف لا يعترض على إبقاء الفيديو مغلقاً. الفرق التي توافق على هذه المعايير تقضي وقتاً أقل في التفاوض عليها أثناء الاجتماع وأكثر في العمل الفعلي.

ترتفع المخاطر في الاجتماعات مع العملاء أو المرشحين أو الأشخاص من خارج الفريق المباشر. يمكن التعامل مع اجتماع الفريق الداخلي غير المنظم؛ لكن اجتماع العرض غير المنظم مع العميل لا. تعلم أساسيات آداب الاجتماعات الافتراضية مرة واحدة يعني عدم الحاجة للتفكير مرتين فيها في موقف عالي المخاطر.

هناك أيضاً مشكلة في الحجم لم تواجهها الاجتماعات وجهاً لوجه من قبل. غرفة الاجتماعات تحد فعلياً من عدد الاجتماعات التي يمكن أن تحدث وعدد الأشخاص الذين يمكن أن يكونوا في واحدة؛ تقويم مليء بروابط الفيديو ليس له مثل هذا السقف. الفرق بشكل روتيني تعقد خمسة أو ستة مكالمات فيديو في يوم واحد، متتالية، بدون وقت سفر بينها للاستراحة. تحت هذا الحمل، الأخطاء الصغيرة في الآداب، مثل المشارك المشتت أو الاجتماع الذي يتجاوز عشر دقائق، تتوقف عن كونها مزعجة منعزلة وتبدأ في التراكم في يوم يبدو غير منتج رغم أنه مليء بالحجوزات. الحصول على الأساسيات بشكل صحيح في كل اجتماع فردي هو أحد المقاليع القليلة التي يسيطر عليها الفريق فعلياً في هذه البيئة.

معظم نصائح آداب الاجتماعات الافتراضية تنخفض إلى قائمة قصيرة من العادات التي تنطبق على ما يقرب من كل مكالمة عن بعد، بغض النظر عن الشركة أو الصناعة. هذه هي التي تستحق أن تتحول إلى روتين شخصي بدلاً من شيء تتذكره فقط بعد أن تسوء الاجتماعات.

لا تتطلب أي من هذه العادات أدوات خاصة أو تدريب. إنها صغيرة بما يكفي لتصبح آلية خلال أسبوع أو أسبوعين من الممارسة المستمرة، والعائد يظهر على الفور في كيفية عمل الاجتماع بسلاسة أكبر للجميع المعنيين، وليس فقط الشخص الذي يطبقها.

تبدأ آداب الاجتماعات الافتراضية الجيدة قبل بدء الاجتماع فعلياً. معظم الاحتكاك الذي يرتبطه الناس بالاجتماعات عن بعد، مثل الاتصال المتزعزع أو الأجندة غير الواضحة، يمكن منعه بقليل من الإعداد.

التحضير ليس عن الكمالية. يتعلق الأمر بإزالة المشاكل التي يمكن تجنبها حتى تتمكن المحادثة الفعلية من الحدوث بدون مقاطعة. الاجتماع حيث يقضي المضيف الدقائق الخمس الأولى في استكشاف أخطاء الشاشة المشتركة أو البحث عن المستند الصحيح قد فقد بالفعل جزء مهماً من الوقت الذي حدده الجميع، وهذا الوقت المفقود نادراً ما يتم استعادته لاحقاً في الاجتماع. العادات أدناه تستغرق دقائق قليلة فقط ولكنها بشكل مستمر تمنع الطرق الأكثر شيوعاً التي يبدأ بها الاجتماع الافتراضي بشكل سيء.

حتى الأشخاص الذين يفهمون القواعد الأساسية لآداب الاجتماعات الافتراضية ينزلقون إلى عادات قليلة تقوض الاجتماع بهدوء. هذه الأخطاء نادراً ما يتم تسميتها بشكل مباشر، وهذا بالضبط هو السبب في استمرارها.

المهام المتعددة مع تشغيل الكاميرا. التحقق من البريد الإلكتروني أو إرسال رسالة لشخص آخر بينما يكون الفيديو الخاص بك نشطاً أكثر وضوحاً مما يدرك معظم الناس. حركة العين والردود المتأخرة وأصوات الكتابة كل ذلك يشير إلى بقية المجموعة بأنك لست موجوداً بشكل كامل. إذا كان الاجتماع بصراحة لا يتطلب انتباهاً كاملاً، فإن الخطوة الأكثر صراحة هي إيقاف الكاميرا بدلاً من محاكاة المشاركة أثناء فعل شيء آخر.

المقاطعة بسبب الكمون. نصف ثانية من تأخير الصوت يجعل من السهل أن تبدأ في التحدث مباشرة بينما ينهي شخص آخر جملته. الحل ليس التوقف عن التحدث معاً؛ يتعلق الأمر ببناء إيقاف قصير قبل الرد، خاصة في المكالمات التي يزيد عدد الأشخاص فيها عن عدة. في المكالمات التي تحتوي على الكثير من النقاش المتقاطع، تتبنى بعض الفرق عادة غير رسمية بقول اسم الشخص قبل الانتقال، مما يقطع الارتباك بين شخصين يبدآن في نفس الوقت أكثر فعالية بكثير من أي من الشخصين محاولة التحدث بصوت أعلى أو أسرع.

ترك الكاميرا مغلقة بدون سياق. هناك أسباب مشروعة لإبقاء الفيديو مغلقاً، مثل اتصال سيء أو مساحة مشتركة. مسألة الآداب ليست أن الكاميرا مغلقة؛ إنها عدم قول أي شيء عنها، مما يترك بقية المجموعة تخمن ما إذا كنت تركز بالفعل.

الهيمنة على المحادثة في اجتماع برنامج غير متساوٍ للكلام. مكالمات الفيديو تجعل من الأصعب على المشاركين الأكثر هدوءاً الانضمام مقارنة بغرفة وجهاً لوجه، حيث تشير لغة الجسد إلى النية في التحدث. يجب على المضيفين والمتحدثين المتكررين بنشاط إنشاء مساحة بدلاً من افتراض أن لدى الجميع إمكانية متساوية للوصول إلى المحادثة.

تخطي المتابعة. اجتماع بدون ملخص أو عناصر عمل بعده يجعل الاجتماع كله يبدو اختياري في الرجعية. هذا هو أحد أكثر فشل آداب الاجتماعات الافتراضية شيوعاً لأنه يحدث بعد الاجتماع، عندما تكون الانتباه قد انتقل بالفعل إلى مكان آخر. انظر دليلنا على متابعة الاجتماعات للحصول على نظرة أعمق حول إصلاح هذه الفجوة المحددة.

جدولة عبر المناطق الزمنية بدون فحص. اجتماع يحط بسرعة في الساعة 9 صباحاً لفريق واحد يمكن أن يحط في الساعة 11 مساءً لآخر. الاعتماد على وقتك المحلي الخاص عند إرسال دعوة، بدون النظر إلى حيث يكون المشاركون الآخرون فعلاً، هو أحد أسرع الطرق للإشارة إلى أن جدول الفريق الموزع لم يتم اعتباره. تعرض معظم أدوات التقويم مناطق زمنية متعددة تلقائياً؛ استخدام هذه الميزة قبل الضغط على الإرسال يستغرق ثوانٍ قليلة ويتجنب انطباعاً سيئاً بصراحة.

تجاهل الدردشة أثناء العرض التقديمي. عندما يكون شخص ما يشارك شاشته أو يتحدث عن عرض توضيحي، غالباً لا يمكنه رؤية رسائل الدردشة التي تتراكم مع الأسئلة أو التصحيحات. يسقط المشاركون ملاحظات في الدردشة افتراضاً بأنهم سيتم رؤيتهم، والعارضون يفقدونها لأن انتباههم موجود في مكان آخر. تعيين شخص ما لمراقبة الدردشة أثناء الحاضرات الأطول، أو التوقف بشكل دوري للتحقق منها، يغلق هذه الفجوة.

أحد الأجزاء الأقل إدراكاً من آداب الاجتماعات الافتراضية هو ما يحدث بعد انتهاء الاجتماع. يمكن للفريق أن ينجز كل قاعدة حول كتم الصوت والكاميرات والوقت وحتى ذلك الحين يقوض قيمة الاجتماع إذا لم يكتب أحد ما تم تقريره. يتعامل Notelyn مع نصف المعادلة حتى يتمكن المشاركون من التركيز على الحضور أثناء الاجتماع نفسه.

هناك اتصال مباشر بين أخذ الملاحظات ومشاكل الآداب الموصوفة سابقاً في هذا الدليل. الشخص الذي يكتب الملاحظات أثناء الاجتماع هو أيضاً الشخص الأكثر احتمالاً أن يفقد إشارة أو يطلب من شخص ما أن يكرر نفسه أو يبدو مشتتاً أثناء محاولة مواكبة الأمور. إزالة هذه الوظيفة من حضور بشري لا تنتج توثيقاً أفضل فحسب؛ إنها تزيل أحد الأسباب الهيكلية التي تكسر الآداب في المقام الأول.

المضيفون يتحملون المزيد من المسؤولية حول كيفية حدوث الاجتماع الافتراضي أكثر من أي حضور واحد. الاجتماع الجيد المدار يعتمد بشكل كبير على القرارات التي يتخذها المضيف قبل أن ينضم أي شخص آخر حتى.

المسؤولية الأولى هي الحفاظ على قائمة الدعوة مقصودة. إضافة أشخاص لا يحتاجون إلى أن يكونوا هناك يهدر وقتهم ويجعل الاجتماع أصعب في الإدارة؛ مجموعة أصغر ومقصودة تميل إلى إنتاج مناقشة أفضل من واحدة كبيرة حيث نصف المشاركين يستمعون بسلبية.

الثانية هي وضع التوقعات من البداية. ملاحظة موجزة في الدعوة حول ما إذا كان يتوقع من الكاميرات، وما إذا سيتم تسجيل الاجتماع، وما هو الهدف من الاجتماع يزيل الغموض الذي يحتاج إلى حل مباشرة. المشاركون الذين يعرفون ما هو متوقع يحضرون مستعدين بدلاً من التعديل على الطاير.

أثناء الاجتماع، يدير المضيف الجيد الكلمة بنشاط. هذا يعني ملاحظة عندما يهيمن شخص واحد على المحادثة، سحب المشاركين الأكثر هدوءاً مع سؤال مباشر، والتوجيه المناقشة مرة أخرى على المسار إذا انحرفت عن الأجندة. لا يتطلب أي من هذا أن تكون ثقيلة اليد؛ "دعنا نعود إلى ذلك" المناسب بالتوقيت أو "ماذا تعتقد يا [الاسم]؟" يفعل معظم العمل.

أخيراً، المضيف عادة ما يكون مسؤولاً عن التأكد من حدوث متابعة. سواء كان ذلك بريداً إلكترونياً ملخصاً أو محاضر منسقة أو مستند مشترك مع عناصر العمل، يجب على شخص ما أن يمتلكها، وبشكل افتراضي تقع هذه المسؤولية على من استدعى الاجتماع. للحصول على نظرة أعمق حول تشغيل أنواع معينة من الاجتماعات بشكل جيد، انظر دليلنا على كيفية إجراء اجتماع مبيعات.

المشاركون لديهم نسخة أخف لكن لا تزال ذات مغزى من هذه المسؤولية. الحضور مع قراءة الأجندة بالفعل، عادات الكاميرا التي تطابق ما طلبه المضيف، والأسئلة المحفوظة للحظة المناسبة كل ذلك يقلل من مقدار العمل الذي يجب على المضيف أن يفعله للحفاظ على الاجتماع منتجاً. في الاجتماعات المتكررة بشكل خاص، فريق حيث كل مشارك قد استيعب هذه الأساسيات يحتاج أقل بكثير من الإدارة النشطة من أي شخص يدير الاجتماع، الذي يحرر المضيف فعلاً المساهمة في المناقشة بدلاً من مجرد تعديلها.

تعمل آداب الاجتماعات الافتراضية بشكل أفضل عندما تكون معيار فريق مشترك بدلاً من شيء يعرفه كل شخص بشكل مستقل. فريق حيث نصف المجموعة يكتم الصوت بشكل افتراضي والنصف الآخر لا، أو حيث يتوقع بعض الناس الكاميرات على والآخرين لا، ينتهي به التفاوض على نفس الاحتكاك الصغير في كل اجتماع.

الحل ليس سياسة طويلة مكتوبة يقرأها لا أحد. مجموعة قصيرة متفق عليها من التوقعات، مشتركة مرة واحدة والمشار إليها من حين لآخر، تفعل أكثر لتشكيل السلوك من وثيقة رسمية مدفونة في محرك أقراص مشترك. الفرق التي تناقش معايير مكالمات الفيديو الخاصة بهم بشكل مباشر، حتى بإيجاز، تميل إلى الحصول على اجتماعات ملحوظة أسلس من الفرق التي لا تتحدث عنها أبداً.

النصف الآخر من آداب الاجتماعات الافتراضية الجيدة هو التأكد من أن الجهد المبذول في اجتماع منتج لا يختفي اللحظة التي تنتهي. فريق يكتم الصوت بشكل صحيح، يبقى في الوقت المناسب، ويعطي الجميع مساحة للتحدث، لكن لا يكتب أبداً ما تم تقريره، لا يزال يفقد معظم قيمة الاجتماع. أدوات مثل Notelyn تغلق هذه الفجوة بتحويل التسجيل إلى نسخة وملخص ومحاضر منسقة تلقائياً، بحيث ينقل الانضباط المعروض أثناء الاجتماع إلى ما يحدث بعده.

الحصول على آداب الاجتماعات الافتراضية الصحيحة ليس عن اتباع قائمة تحقق صارمة. إنها حول الاعتراف بأن مكالمة فيديو تزيل الإشارات التي يعتمد عليها الناس عادة، وبناء عادات صغيرة، على كلا الجانبين من الكاميرا، التي تضع السياق هذا مرة أخرى. لترى كيف يناسب Notelyn سير العمل الأوسع للاجتماع، تحقق من أفضل دليل لمساعد ملاحظات الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي أو استكشف ميزة محاضر الاجتماعات مباشرة.

lا يحدث أي من هذا بين عشية وضحاها، ولا أي فريق يحصل على كل اجتماع بشكل صحيح. ما يهم هو وجود نقطة مرجعية مشتركة للعودة إليها عندما يبدأ الاجتماع في الانجراف، يتحدث شخص ما فوق شخص آخر، أو المتابعة لا تحدث. تعامل مع آداب الاجتماعات الافتراضية بالطريقة التي تتعامل بها مع أي معيار فريق آخر: يعاود النظر فيه من حين لآخر، تعديله مع نمو الفريق أو تغيير طريقة عمله، ولا تتوقع محادثة واحدة عنها لإصلاح العادات التي استغرقت أشهراً من العمل عن بعد لتشكيل. الفرق التي تحصل على أكثر من مكالمات الفيديو الخاصة بها عادة ما تكون تلك التي تستمر في إجراء هذه المحادثة، وليس تلك التي أجريتها مرة واحدة وانتقلت.