תבנית הערות פגישה ב-Google Docs: מדריך מבנה והתקנה חינם

מדוע כל צוות צריך תבנית הערות פגישה ב-Google Docs

צוותים המתעדים פגישות באופן עקבי מוציאים פחות זמן לשחזור החלטות ויותר זמן לפעולה בהן.

מה להכליל בתבנית הערות הפגישה שלך

1. 1

   כותרת הפגישה

   שם, תאריך, שעה, מקום או קישור וידאו, שמות המשתתפים, ומי מנחה את הפגישה. מידע זה נראה ברור אך לעתים קרובות חסר מהערות אד-הוק, מה שהופך מסמכים עבר כמעט בלתי אפשריים לזהות בכונן משותף.

2. 2

   סדר יום

   רשימה ממוספרת של נושאים לכיסוי, שנוספה לפני הפגישה על ידי המנחה. סדר יום בתבנית עצמה יוצר ציפייה קבועה לכך שלפגישות יהיה אחד - המשפרת את איכות הפגישה מעבר להערות.

3. 3

   הערות דיון

   הערות מארגון לפי פריט סדר יום, לא בלוק טקסט רציף אחד. מבנה הערות לפי נושא סדר יום הופך את הדילוג לנושא ספציפי קל ללא קריאה בהכל.

4. 4

   החלטות שנתקבלו

   קטע ייעודי להקלטת מה הוחלט, שמורחק מהערות הדיון. זה החלק החשוב ביותר וזה שלעתים קרובות מדולג או קבור. שדה החלטות ברור הוא מה הופך רשומת פגישה ליישום שימושי.

5. 5

   פריטי פעולה

   כל פריט פעולה עם בעלים ברור ותאריך יעד, מעוצב כטבלה קטנה: Task, Owner, Due Date. פריט פעולה ללא בעלים הוא הצעה. פריט פעולה ללא תאריך יעד הוא שאיפה.

6. 6

   השלבים הבאים

   התאריך והיקד של הפגישה הבאה אם בעידן אחד מתוזמן, בתוספת כל נושא שנישא בעדינות קדימה. זה סוגר את הלולאה ומונע מאיזורי עדכון פגישה חוזרים מלהעלם בין סשנים.

כיצד להגדיר תבנית הערות פגישה ב-Google Docs

1. 1

   צור את המסמך הראשי

   פתח מסמך Google חדש וקרא לו 'Meeting Notes Master Template.' השתמש בסגנונות כותרת Google Docs (Heading 1 לשם הפגישה, Heading 2 לכל חלק) כדי שלוח הקווים המסמך בצד שמאל הופך לעזר ניווט במהלך יצירת הערות.

2. 2

   בנה טבלת כותרת

   הוסף טבלה בעלת 2 עמודות למטא-נתוני הפגישה. כלול שורות לתאריך, שעה, מנחה, משתתפים וסוג פגישה. שימוש בטבלה שומר את כותרת קומפקטית וברור מהערות למטה.

3. 3

   הוסף את החלקים העיקריים

   מתחת לטבלת כותרת, הוסף חלקים שתויגו Agenda, Discussion Notes, Decisions Made, Action Items ו-Next Steps. עצב כל תווית כ-Heading 2 כדי שהם מופיעים בקווי המסמך וקל לקפוץ אליהם באמצע פגישה.

4. 4

   עצב את קטע Action Items כטבלה

   הוסף טבלה בעלת 3 עמודות עם כותרות: Task, Owner, Due Date. מבנה זה מאלץ כל פריט פעולה להיות מוקצה ולתן יעד. השארת תא ריק נראה מיד, מה שדוחף צוותים להשלים את המידע לפני סיום הפגישה.

5. 5

   שמור ושתף את תבנית הראשי

   העבר את המסמך המוגמר לתיקיית Google Drive משותפת הנגישה לכל הצוות שלך. קרא לזה בבירור כדי שכולם יוכלו למצוא אותו. לעולם לא ערוך את תבנית הראשי ישירות. במקום זאת, שתף את הקישור בזימון לוח שנה שחוזר על עצמו וצור העתק חדש (File > Make a Copy) בתחילת כל פגישה.

תבנית הערות הפגישה המלאה ל-Google Docs

החלק השימושי ביותר בכל מסמך פגישה הוא קטע ההחלטות - שמור את זה נפרד, שמור את זה קצר, והקפיד שמילוא אותו לפני סיום הפגישה.

כיצד Notelyn יוצר הערות פגישה מובנות באופן אוטומטי

הקלטת פגישה ועיבודה עם בינה מלאכותית אחר כך לעתים קרובות מהר יותר מאשר כתיבת הערות שלמות בזמן גם למשתתפים בדיון.

1. 1

   הקלט או ייבוא את הפגישה שלך

   לאחר סיום הפגישה, ייבא קובץ אודיו או וידאו ל-Notelyn. עבור שיחות וידאו, הדבק את קישור ההקלטה ישירות. Notelyn מקבל MP3, MP4, WAV וקובצים אחרים רוב פורמטים נפוצים - אין צורך בהתקנה הקלטה מיוחדת.

2. 2

   בדוק את תמלול יוצר אוטומטי

   Notelyn מייצר תמלול עם חותמת זמן עם תוויות דובר. ערוך כל שגיאות ישירות בממשק. תיקונים נשמרים בהערה שלך.

3. 3

   קרא את הסיכום המובנה

   Notelyn יוצר סיכום המפריד בין החלטות עיקריות, נושאי דיון וש genesאלות פתוחות - התאמה של מבנה הקטע של תבנית הערות הפגישה שלך ללא כל עיצוב ידני.

4. 4

   השתמש בעוזר Q&A עבור דברים משני

   שאל את עוזר בינה מלאכותית לגבי חלקים ספציפיים של הפגישה בשפה טבעית. אחזר החלטה, הצהרה מצוטטת או רשימה של פריטי פעולה ללא קריאה חוזרת של התמלול המלא.

5. 5

   ייצא ושתף פרוטוקול פגישה

   יוצר מסמך פרוטוקול פגישה מעוצב לשיתוף עם משתתפים או בעלי עניין שלא היו נוכחים. הדקות מכסות מה דיבור, מה הוחלט ומי אחראי למה.

טיפים לתיעוד פגישה עקבי ב-Google Docs

סיכום: שימוש בתבנית הערות הפגישה של Google Docs שלך בהתמדה

מאמרים קשורים

נסו את התכונות האלה

גלו מקרי שימוש