アクションアイテム付きの会議メモ：実際に機能するリアルタイム手法

10人に同じ会議からのメモを送るよう依頼すると、10個の異なるドキュメントが得られます。いくつかは何が決定されたかをリストします。さらに少ないのはリストするのは誰が何をいつまでにするかです。ほとんどは会話のゆるい要約のように読めます：誰が何を言ったか、大体何がカバーされたか、会話とコミットメントの間に明確な線はありません。

理由は構造的なもので、規律の欠如ではありません。就業中の会議でメモを取っている人は、ほぼ常に参加者でもあります。議論を追跡し、意見を述べ、タスクを所有者と日付が入った行にフォーマットすることは、3つの異なるジョブが同じ数秒間で競争しています。会話は勝ちます。会話がリアルタイムで進んでいるからです。タスクは渡り鳥で言及され、まったく書き留められていない場合は、通話が終わると再訪されることはありません。

コストは後で現れ、会議中ではありません。誰かはタスクが割り当てられたと思いました；他の誰かはそれが同僚に割り当てられたと思った。2分で達成された決定は、誰も見つけられる場所に書き留めていないため、3週間後に再び議論されます。Project Management Instituteによると、貧弱なコミュニケーションはプロジェクト失敗の主な要因であり、会議で記録されていないコミットメントは最も一般的な形式の1つです。アクションアイテム付きの会議メモは、会話をより多くキャプチャすることではなく、実際に次に起こる必要があることのうち少数をキャプチャすることで、そのギャップを埋めるために存在します。

これはどのタイプの会議にも固有ではありません。スタンダップ、クライアント通話、プロジェクトレビュー、一対一は、アクションアイテムが異なるカテゴリーの情報として扱われていない場合、同じ失敗モードをすべて生成します。修正は長いドキュメントではありません。「私たちが話したこと」と「誰かが今責任を持つこと」を分離する習慣は、2番目の種類のステートメントが話された瞬間です。

会議要約はあなたに何が起こったかを伝えます。アクションアイテム付きの会議メモはあなたに何が次に起こるかを伝えます。その区別は全体的なポイントです。要約は正確なのに、誰が何の責任があるのか、いつまでなのかについては何も言っていないため、フォローアップに役に立たない可能性があります。

違いは、単純な要約にない3つのプロパティに帰結します。

リアルタイムでアクションアイテム付きの会議メモをキャプチャすることは、習慣であり、テンプレートではありません。タスクが会話に来るたびに繰り返す一連の動作よりも、構造は重要ではありません。

これを機能させるために、優れたテンプレートは必要ありません — 2つの明確に分離されたゾーンを備えたページが必要です。一方では、トピックによって緩く組織されたディスカッションノート。一方、通話全体を通じて成長する実行中のアクションアイテムのリスト。

最小バージョンは次のようになります：

DISCUSSION - [Topic]: 重要なポイント、文脈、決定されたもの - [Topic]: 重要なポイント、文脈

ACTION ITEMS - [Owner] — [Task, 動詞で始まる] — [期限] - [Owner] — [Task] — [期限]

DECISIONS - [合意されたもの、1行で]

OPEN / CARRIED FORWARD - [提起されたが解決されなかったもの]

これは4つのゾーンであり、アクションアイテムラインは継続のために最も重要なものです。決定を、実行ディスカッションに折りたたむのではなく、アクションアイテムの横に独自の短いリストに保つことで、両方のセクションが1分以内でスキャンするのに十分短く保たれます。

この構造は、プレーンテキストエディタ、共有ドキュメント、またはメモアプリで入力しているかどうかにかかわらず機能し、ダウンスケールと同じくらいスケールします。15分のスタンダップは、アクションアイテムゾーンのみを埋めることができます。90分のプロジェクトレビューはすべて4つを使用します。ディスカッションゾーンが最も長く成長しますが、アクションアイテムリストはまだセクションを読んでいます次の日に。優先度と依存関係の追加列を備えた、より長い、コピー可能なバージョンが必要な場合は、アクションアイテムを含むメモサンプルで、定期的なチームシンクとクライアント通話用に構築された、より詳細な形式を参照してください。

アクションアイテム付きの会議メモは、通話が終わった後に何かが起こる場合のみ支払います。リストを十分にキャプチャしてから、誰も再度開かないドキュメントに残すと、キャプチャしないのと同じ結果が得られます。

上記の習慣は機能しますが、それでもメモを取っている人に多くを求めます：聞いて、貢献し、タスクを正しくフォーマットします。すべては同時に、リアルタイムで行われています。Notelyは、録音後に録音から会議メモとアクションアイテムを生成することにより、その商取引を削除します。通話中に誰も注意を分割する必要がないように。

これは、リアルタイムのメモ取得が最も難しい会議に最も重要です：速く移動するブレーンストーム、複数の人が互いに話している通話、またはあなたが発表している必要があり、現実的に所有者と日付をキャプチャすることはできないセッション。会話を記録し、その後アクションアイテムを生成することは、ドキュメンテーション品質が会議がどれほど難しかったかに依存しないことを意味しません。

アクションアイテム付きの会議メモは、より良いテンプレートよりも良い習慣を必要とします：アクションアイテムリストを目立つように分離し、タスクが話された瞬間に所有者と日付をキャプチャし、通話が終わる前にリストを読み直し、次の会議の前にフォローアップします。

この4つの習慣は、実際には会議メモを非効果的にする大部分を修正します — 所有者のないタスク、特定されなかった期限、および1回書かれて再訪されていないリスト。これらのメモが給餌する基礎的なドキュメンテーション形式については、会議メモを書く方法についてのガイドを参照してください。

会話を続けるために十分な速さで入力することがボトルネックであった場合、代わりに会議を記録してください。Notelyは、オーディオから完全な会議メモ、所有者、期限を自動生成でき、上記で説明したAIメノパパテッシュジェネレータワークフローを使用しています。そのため、ドキュメンテーションは、誰も書く無料の手を持っていなかった日でも存在しています。