非営利団体の会議議事録サンプル：フォーマットとテンプレート
非営利団体の会議議事録サンプルで、必須セクション、決議文の書き方、会議録音をNotelnで整形した議事録に変換する方法をカバーしています。
なぜすべての非営利団体は正確な会議議事録が必要なのか？
最初の理由は法的です。米国のほとんどの州は、非営利団体が非営利ステータスを維持するという条件として、理事会の議事録の書かれた記録を保持することを要求しています。慈善団体を監督する州の司法長官は、監査または調査中に理事会の議事録をリクエストできます。IRS Form 990は、統治機関が990を提出前にレビューするかどうか、および組織が書かれた利益相反方針に従うかどうかを尋ねています。それをサポートする同時期の議事録がなければ、「はい」と答えることは法令遵守リスクを生み出します。
2番目の理由は受託責任です。理事会メンバーは、非営利法の下で3つの法的責任を負います。誠実義務、忠誠義務、および順守義務です。十分に文書化された議事録は、理事会が慎重に検討し、利益相反が開示され、認可されたクォーラムによって決定が下されたことを示しています。曖昧または欠落した記録は、後で決定が異議を唱えられた場合、それらの責任を満たすことができません。
3番目の理由は機関の記憶です。非営利団体の理事会は高い離職率を持っています。主要なプログラムまたは施設決定の2年後に参加する理事は、そのセッションから理事会の議事録を読み、何が承認されたのか、どのような条件の下で、そしてどのような投票によるべきかを理解する必要があります。一貫したフォーマットがない場合、歴史的な記録は再構成がほぼ不可能です。
BoardSourceは、非営利団体統治の研究と訓練機関で、一貫性のない議事録保管は、あらゆる規模の理事会に対する統治の脆弱性の最も一般的な源の1つを特定しています。解決策は、すべてのセッションで適用される標準フォーマットです。理事会会議、委員会会議、および年次総会です。
正確な会議議事録は、非営利団体の理事会がその受託責任を果たしたことの主要な証拠です。記録のギャップは、歴史をより難しく再構成するだけでなく、法的な曝露を生み出します。
非営利団体の会議議事録サンプルには何が含まれるべきか？
非営利団体の会議議事録サンプルの主要なコンポーネントは、月次理事会セッション、財務委員会、または年次総会であるかどうかにかかわらず、理事会タイプ全体で一貫しています。以下のセクションは、ほとんどの十分に形成された非営利団体議事録に表示され、記録担当者のための立っているチェックリストとして機能する必要があります。
すべての項目が同じレベルの詳細を必要とするわけではありません。情報のために受け取られたレポートは、単純な「受け取られ、ファイルされた」表記を実行します。投票を必要とする項目は、完全な決議文、投票数、および動議属性を必要とします。どのセクションがどのレベルの詳細を要求するかを理解することは、レビュー時に耐える議事録を統治記録のギャップを作成するものと分離するものです。
- 1
会議ヘッダー
組織名、会議の種類（定期、特別、または緊急）、日付、開始時刻と終了時刻、場所またはビデオプラットフォーム、および議長と記録担当者の名前。明確なヘッダーがない場合、何年も後に検索されたドキュメントは特定またはシーケンスに配置することができません。
- 2
出席と定足数の確認
すべての出席者である理事、欠席している理事（許可された対の許可されていない欠席を記録）、および出席しているスタッフまたはゲストをリストします。定足数を確認するために、出席者の数と定款または適用される州法の下で必要な数を記載します。定足数が確立されなかった場合、拘束力のある投票は行われなかったことを記録します。
- 3
前回の議事録の承認
理事会は前回のセッションの議事録を正式な記録として受け入れることに投票します。誰が動議を出し、誰がセカンドしたか、行われたすべての修正、および投票の結果を記録します。この投票が発生するまで、前回のセッションのドラフトは正式な立場を持たない。多くの理事会がこのステップをスキップします。それをスキップすると、統治記録のギャップが残ります。
- 4
財務担当者と財務報告
提示された重要な数字と理事会のアクションに注意してください。受け取られ、ファイルされ、委員会に参照され、または個別に投票されました。予算行の調整または主要な支出承認を、物語の説明ではなく正式な決議として記録します。承認された金額は、決議に表示される必要があり、財務報告書のみではありません。
- 5
委員会報告
各常任委員会報告の簡潔な記録：誰が提示したのか、主題は何か、そして理事会の応答。ほとんどのレポートは投票なしで受け取られ、ファイルされます。委員会の推奨事項が理事会の措置を必要とする場合、新しい事業または古い事業で完全な決議文と個別の投票で記録してください。
- 6
決議を伴う古い事業と新しい事業
投票を必要とする各項目について：動議の正確な文言、それを誰が作成してセカンドしたか、提起された考慮の簡潔な中立的なサマリー、投票数（賛成、反対、棄権）、および結果。これは主要な統治記録です。「理事会は補助金申請について議論した」などの曖昧なエントリは、有用なものを何も文書化しません。
- 7
所有者と期限を持つアクションアイテム
会議から生じるすべてのタスクを専用テーブルにリストします。タスクが何であるか、誰が所有しているのか、そしていつまでに。このセクションは、非営利団体議事録では最も欠落または不完全であることが多く、セッション間のフォローアップを推進する唯一のセクションです。物語段落に埋め込まれたアクションアイテムはめったに追跡されません。
- 8
次の会議と延期
次の会議の予定された日付、時刻、および場所、および現在のセッションが正式に延期された正確な時刻。延期の動議、それを誰が作成したか、そして誰がセカンドしたかを記録します。これは正式なセッションを閉じ、議事録ドキュメントに明確なエンドポイントを与えます。
非営利団体の会議議事録サンプル：完全なテンプレート
以下の非営利団体の会議議事録サンプルは、理事会または委員会の会議の標準セクションをカバーしています。組織の管理文書と会議構造に合わせてコピーして調整してください。
---
非営利団体の会議議事録 [組織名]
会議タイプ：[ ] 定期 [ ] 特別 [ ] 緊急 [ ] 委員会 日付：___________ | 開始時刻：___________ | 終了時刻：___________ 場所/ビデオプラットフォーム：___________
議長：___________ 記録担当者：___________
出席した理事：___________ 欠席した理事（許可）：___________ 欠席した理事（許可されていない）：___________ スタッフ/ゲスト出席：___________
1. 秩序への呼びかけ 会議は[議長]によって_______で秩序に呼ばれました。 定足数確認：___________の___________ required___________の定款セクション。 [ ] 定足数確立 [ ] 定足数が確立されていない。拘束力のある投票は行われません。
2. 前回の議事録の承認 ___________会議の議事録がレビューされました。 承認の動議：[名前] | セカンド：[名前] 修正：[ ] なし [ ] 以下の通り：___________ 投票：___前 / ___ 対抗 / ___ 棄権 [ ] 動議は合格 [ ] 動議は失敗
3. 財務報告 発表者：___________ 普通口座残高：$___________ 月当初の収益：$___________ | 予算：$___________ 注：___________ 理事会の措置：[ ] 受け取られ、ファイルされた [ ] 参照される項目：___________ [ ] 投票が必要（新しい事業を参照）
4. 委員会報告 委員会：___________ | 発表者：___________ 概要：___________ アクション：[ ] 受け取られ、ファイルされた [ ] 参照 [ ] 投票が必要（新しい事業を参照） （各常任委員会について繰り返す）
5. 古い事業 項目：___________ 背景：___________ RESOLVED、___________ 提案者：___________ | セカンド者：___________ 議論要約：___________ 投票：___前 / ___ 対抗 / ___ 棄権 [ ] 動議は合格 [ ] 動議は失敗
6. 新しい事業 項目：___________ | 発表者：___________ 背景：___________ RESOLVED、___________ 提案者：___________ | セカンド者：___________ 議論要約：___________ 投票：___前 / ___ 対抗 / ___ 棄権 [ ] 動議は合格 [ ] 動議は失敗 （各アジェンダ項目について繰り返す）
7. アクションアイテム | タスク | 所有者 | 期限 | |------|-------|----------| | | | |
8. 発表と次の会議 次の会議の日付と時刻：___________ | 場所/プラットフォーム：___________ 予想されるアジェンダ項目：___________
9. 延期 延期の動議：___________ | セカンド：___________ 会議は___________で延期しました
準備者：___________ | 準備日：___________ ドラフト：理事会承認待ちの状態
---
このテンプレートは、各事業項目の背景コンテキストを決議文言から分離します。RESOLVEDフィールドは正確な動議をキャプチャします。その上の議論要約は、レコードをトランスクリプトに変換することなく統治コンテキストを提供します。
次の会議の前に流通するすべてのコピーをドラフトとしてマークします：理事会承認待ち。そのラベルは、理事会が次のセッションで議事録を受け入れるために投票した後にのみ削除してください。これらの記録に補助金報告またはIRS法令遵守のために依存する組織では、承認ステップはオプションではありません。
非営利団体の理事会アジェンダをカバーする並列構造については、非営利団体理事会会議アジェンダテンプレートを参照してください。信仰ベースの組織については、教会会議議事録サンプルは、宗教的統治に適応した言語を備えた同じ構造に従います。
標準テンプレートについて最も有用なことは一貫性です。すべてのセッションが同じ構造で議事録を作成するとき、理事会メンバーまたは補助金監査人は、過去の解決をどのようにして数秒で見つけることができます。
非営利団体の議事録で決議文言をどのように書くか？
決議文言は、非営利団体会議議事録で最も重要な要素です。「理事会は補助金に申請することに同意した」などの曖昧なエントリは、プログラムの名前、要求される金額、資金提供者、および申請に署名する権限を持つ人を指定する正式な決議よりもはるかに少ない統治重みを持ちます。差は、常務理事が資金提供者に理事会の決定を提示するとき、組織がForm 990を提出するとき、またはそれから6ヶ月後に新しい理事が何が承認されたかを理解する必要があるときに重要です。
Robert's Rules of Orderは、最も参照された議会手続きガイドで、ほとんどの非営利団体が従う慣例を提供します。以下の原則は、その枠組みから導出され、標準的な非営利団体統治実践から導出されています。
RESOLVED言語は統治作業を行います。議事録の他のすべては文脈を提供します。それらの役割が逆転すると、詳細な物語とぼんやりした決議エントリで、レコードは監査に基づいて防御するのがはるかに困難です。
- 1
すべての正式な決定をRESOLVED言語で開きます
「解決される、その...」の後に、単一の正確な文で完全な決定を続ける各正式な決定を紹介します。「RESOLVED、理事会は常務理事に、最大4万ドル（$40,000）の[資金提供者]とのコミットメント契約を実行することを承認します。2026～2027年度の青少年識字率プログラム」は決議です。「理事会は補助金を受け入れることに同意した」ではない。実際に何が承認されたかについて質問がある場合、RESOLVED声明が答えです。
- 2
過去の時制と三人称で全体を通して書く
すべてのアクションが過去時制になります。「理事会は承認しました」、「理事は動きました」、「財務担当者は報告しました」。一人称（「私たちは決定しました」、「私たちは承認しました」）は統治文書に不適切です。現在時制は、数年後に検討された記録のタイムライン曖昧さを作成します。ここでの一貫性はエレガントな散文よりも重要です。
- 3
すべての投票の投票数を明示的に記録します
すべての投票について、賛成、反対、棄権の数を書きます。「動議は満場一致で可決しました」は、棄権がなく、委任状投票を提出していない欠席の理事がいない場合にのみ受け入れられます。そうでなければ、数字を書いてください。定款の下で超多数を必要とする決議については、正確な数が投票が有効かどうかを決定します。
- 4
利益相反の開示と棄権を文書化します
理事会メンバーが議題項目に対する潜在的な利益相反を開示し、投票から棄権した場合は、その開示と棄権を明示的に記録します。「理事[名前]は[ベンダー]との金銭関係を開示し、この項目に関する議論と投票から棄権しました。」多くの州の非営利団体法定義はこの文書化を必要とします。欠落した棄権記録は、有利な関係者の取引を法的異議にさらすことができます。
- 5
議論要約を簡潔で中立的に保つ
各決議に対する主要な考慮を捉えた2〜3文で十分なコンテキストです。メンバーが正式に自分の立場をレコードに入力するように要求しない限り、具体的なステートメントを指定されたの個人に属していません。詳細な属性は、法的手続きで不要なリスクを作成します。何が決定されたかと考慮された要因の範囲を記録し、誰が何を主張したかを記録しません。
- 6
財務数値を単語と数字の両方で綴ります
決議のあらゆる金額について、両方の形式で書きます。「15,000ドル（$15,000）」。最初の使用時に略語を定義します。「一般運営基金（GOF）」これらの慣例は、手書きのドラフトが入力されたときの曖昧さを排除し、手書きのノートで数字が類似して見えるときの誤読を防ぎます。
非営利団体の会議議事録における最も一般的な誤りは何ですか？
これらのパターンは、非営利団体が規制レビュー、リーダーシップ遷移、または補助金監査リクエストに直面したときに表面化するドキュメント問題の大部分を占めています。蓄積されたアーカイブのギャップを修正するより、記録に表示される前にそれらを認識することがより効率的です。
- 1
欠落している定足数確認
定足数を確認しない議事録は、拘束力のある投票が有効であったかどうかの問題を開きます。州の非営利団体法は、理事会行動に必要な定足数を指定します。議事録は管轄区域セクションを引用し、定足数が確認された時点での見出しを引用する必要があります。「定足数が存在しました」という記号だけではありません。定足数が確立されなかった場合、その事実も記録される必要があります。
- 2
曖昧な決議エントリ
「理事会は建物プロジェクトについて議論し、前に進むことに同意した」は決議ではありません。何が承認されたのか、どのような金額が承認されたのか、どのようなタイムラインによって、または誰に行動する権限が委譲されたのかは言いません。すべての正式な理事会決定は、これらの質問に答えるRESOLVED声明を作成する必要があります。曖昧なエントリは、次の会議で再びレクリエーションされます。実際に何が決定されたかを誰も確認できないからです。
- 3
欠落した投票数
投票数なしで「動議が合格した」を記録することで、決定が満場一致、閉鎖、または異議を唱えられたかどうかについてのレコードを提供しません。定款が特定の決定（予算変更、財産取引、定款修正）に超多数を必要とする非営利団体については、正確な数が投票が有効かどうかを決定する場合があります。毎回それを記録します。
- 4
専用アクションアイテム追跡がない
議論セクションの物語に埋め込まれたアクションアイテムは、めったにフォローアップされません。会議から生じるすべてのタスクは、指定された所有者と特定の期限を持つ専用アクションアイテムテーブルに表示される必要があります。「常務理事はオプションを調べます」はトレーク可能なアクションアイテムではありません。「常務理事は3つのベンダー見積もりを7月15日までに財務委員会に提示します」です。
- 5
会議の1週間以上後にドラフトを作成する
会議の1週間以上後にドラフトされた議事録は、48時間以内に完成したドラフトよりもかなり正確さが低いです。記録担当者の動議文言、投票数、および議論コンテキストの短期記憶は急速に消えます。迅速にドラフトを作成してから、理事会議長にレビューをルーティングすることで、参加者からの追加の再構成を必要とせずに、より正確なレコードが生成されます。
- 6
正式な記録としてのドラフトを配布または使用する
ドラフト議事録は公式統治記録ではありません。未承認のドラフトを使用して前の決定を参照する理事会は、正式な立場を持たない文書に基づいて運営しています。理事会は、すべてのセッションの最初の実質的な議題項目で前回の会議の議事録を承認するために投票し、ドラフトを永続的な記録に変換します。その投票が発生するまで、流通するすべてのコピーを「ドラフト」として明確にマークします。理事会承認待ち。
Notelnはどのように会議の録音を整形された議事録に変換しますか？
セッションを録音する非営利団体の理事会の場合、これは遠隔および混合統治の標準的な慣例です。Notelnは、記録担当者が音声を手動で文字起こしする必要なく、録音から草案議事録まで時間を短縮しています。
ワークフローは単純です。会議の後に録音をアップロードすると、Notelnはスピーカーラベルの文字起こしとタイムスタンプ、および決定、議論のテーマ、アクションアイテムをカバーする構造化されたAIサマリーを作成します。記録担当者は、上記のテンプレートを使用して正式な議事録を完成させるために、これらの材料を使用します。
このアプローチは、手動の記録での中核的な課題を解決します。分散した注意。記録担当者が会話をフォローし、正確な動議文言をキャプチャし、同時に投票数を注意する必要のある記録担当者は詳細を見逃します。その後、文字起こしから作業することは、リアルタイムのメモよりも正確であり、メモリからの再構成が少なくなります。
非営利団体の理事会が機密事項（人事決定、常務理事評価、または法的相談）をカバーする場合、記録担当者はこれらのセクションを手動で処理します。Noteln文字起こしは、記録担当者の作業ツールであり、独立して流通する文書ではありません。正式な議事録は記録担当者の責任であり、理事会の正式な統治記録です。
会議文字起こしは、記録担当者に検証ソースを与えます。セッションに参加して文書化を分割した注意を分割した記録に依存していない。
- 1
秩序から延期への呼びかけ中に会議を記録します
ほとんどのビデオプラットフォーム（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams）はクラウド録画を提供します。対面での会議では、テーブルの中央の近くに配置された電話または専用レコーダーは、文字起こしのための大規模なグループディスカッションをほぼ十分に捉えます。正式な秩序への呼びかけの前に記録を開始して、ロールコールと定足数確認がトランスクリプトにキャプチャされるようにします。
- 2
ファイルをアップロードするか、録画リンクを貼り付けます
Notelnは、一般的なオーディオおよびビデオ形式を受け入れます。MP3、MP4、M4A、WAV。ZoomまたはGoogle Meetからのクラウド記録の場合は、記録リンクを直接貼り付けます。Notelnはスピーカーラベルの文字起こしをタイムスタンプで生成します。これにより、完全な記録をスクラブするのではなく、特定の瞬間に移動できます。
- 3
AI生成の会議要約を確認します
要約は、主要な決定、アクションアイテム、および主要な議論のテーマをハイライトしています。会議アジェンダ面で相互参照して、すべての項目がキャプチャされたことを確認します。アジェンダに表示されるが要約に表示されない項目は、トランスクリプトの手動チェック、テーブル、延期、または正式な投票なしで処理されたかどうかを確認する場合があります。
- 4
Q&Aアシスタントを使用して、決議文言と投票数を確認します
AIアシスタントに直接質問します。「補助金承認の動議の正確な文言は何ですか？」または「予算修正の投票数は何ですか？」アシスタントは、タイムスタンプで関連するトランスクリプトの抜粋を取得するため、必要に応じてその瞬間をリッスンして確認できます。これは、正確な言語が補助金法令遵守またはIRS記録のために重要である決議に特に役立ちます。
- 5
48時間以内に正式な議事録を作成する
AIサマリーと文字起こしをソースマテリアルとして使用します。確認された決議文言、投票数、および統合されたアクションアイテムテーブルで立ったテンプレートを入力します。ドキュメントを「ドラフト」として明確にマークします。理事会議長のレビューのために配布する前に、理事会承認待ちを確認してください。
- 6
次のセッションで正式な理事会承認を取得します
ドラフトを次の理事会会議に回覧する前に、理事会議長に回覧します。次の理事会会議では、これらの議事録の承認が最初の実質的な議題項目です。理事会が承認することに投票した後、ヘッダーの承認日を記録し、ドキュメントを永続的な統治記録に保存します。このステップは、ドラフトを公式レコードに変換します。
結論：一貫した非営利団体議事録実践を構築する
非営利団体の会議議事録サンプルは、参照ドキュメントであるときを停止し、すべての理事会セッションで使用されるフォーマットになるときに最も価値があります。会議全体の一貫性は、蓄積された記録が有用なものになっています。理事会メンバーが過去の決議を見つけようとしている場合、監査人が統治実践をレビューしている場合、および資金提供者が組織能力を評価している場合。
このガイドの構文とテンプレート言語は、すべての非営利団体会議の種類に適用されます。月次理事会セッション、委員会会議、年次総会、および緊急事項に対処するために呼ばれた特別セッション。同じRESOLVED形式、過去の時制言語、明示的な投票数、およびアクションアイテムテーブルは、修正なしですべてのテーブルで機能します。
3つの習慣は、強い統治記録を持つ理事会をギャップを持つ理事会と分離しています。まず、会議のコンテキストがまだ新鮮な48時間以内にドラフト議事録。第2に、prior決定に依存する事業を実施する前に、すべてのセッションで正式な理事会承認を取得します。第3に、理事会役員が回転するか、新しい常務理事がオフィスを引き継ぐ際にフォーマットが変わらないように、記録担当者は従うことができるテンプレートを使用してください。
理事会が会議を記録している場合は、Notelnがアップロードする各セッション後のオーディオまたはビデオを処理し、記録担当者にドラフトの正確なソースマテリアルを与えるトランスクリプトとサマリーを生成できます。これは、手動の記録での最も一般的な障害ポイントを削除します。逃された投票数またはタイムプレッシャー下で記録された不正確な決議。
ボードレベルのドキュメント実践の詳細を見るには、サンプル理事会会議議事録ガイドを参照してください。NotelnのAIミーティング議事録機能は、アップロードするフォーマットの記録〜議事録パイプラインを処理します。