HOA 회의록 템플릿: 커뮤니티 보드를 위한 완전한 형식
출석자, 정족수, 의안, 투표, 조치항목 및 산회를 포함하는 즉시 사용 가능한 HOA 회의 기록 형식입니다. HOA 기록을 방어 가능하게 만드는 방법과 Notelyn이 녹음에서 회의록을 작성하는 방법에 대한 지침을 포함합니다.
HOA 회의록에 포함해야 할 사항은 무엇입니까?
HOA 회의록은 대부분의 자원봉사 보드가 문제가 발생할 때까지 완전히 이해하지 못하는 목적을 제공합니다. 이는 절차가 따랐음을 확인하는 거버넌스 기록이자 주택 소유자 분쟁 및 감사 중에 검토될 수 있는 법률 문서이며, 보드가 그 결정을 내릴 권한이 있었음을 입증하는 공식 증거입니다.
주 규정 준수의 경우 요구 사항이 크게 다릅니다. 캘리포니아의 Davis-Stirling 법은 HOA가 회의록을 최소 7년간 보관할 것을 요구합니다. 플로리다의 주택 소유자 협회 법은 회의록을 서면 요청 후 10 영업일 이내에 회원에게 제공할 것을 의무화합니다. 다른 많은 주들도 다양한 세부 사항이 있는 비슷한 법령을 가지고 있습니다.
템플릿을 채택하기 전에 커뮤니티의 통치 문서(선언서, CC&R, 정관, 규칙) 및 적용 가능한 주 법령을 검토하세요. 본 가이드는 일반적인 구조적 지침만 제공하며 법률 자문이 아닙니다. 커뮤니티의 변호사 또는 인증된 커뮤니티 관리자가 특정 커뮤니티의 요구 사항이 무엇인지 확인할 수 있습니다.
표준 HOA 회의 기록에서 예상되는 구성 요소는 대부분의 거버넌스 프레임워크에서 일관성이 있습니다:
HOA 회의록은 보드가 적절한 절차를 따랐음을 보여주는 주요 증거입니다. 불충분하거나 일관성이 없는 기록은 주택 소유자, 감사인 또는 규제 기관에 의해 결정이 나중에 의문을 받을 때 보드를 위험에 빠뜨립니다.
- 1
회의 헤더 및 출석자
날짜, 시간, 위치 또는 비디오 플랫폼, 각 이사의 이름(출석 및 결석), 관리자 또는 직원이 출석한 경우, 및 출석한 주택 소유자 또는 손님. 회의를 소집한 사람과 서기 또는 기록자 역할을 한 사람을 기록합니다.
- 2
정족수 확인
비즈니스가 시작되기 전에 정족수가 확립되었음을 나타내는 진술입니다. 정족수는 일반적으로 정관에 착석한 이사의 과반수로 정의됩니다. 정확한 수를 기록하세요: 출석자 대 필요한 수. 정족수가 문서로 확인되지 않으면 실시된 모든 투표가 절차상 무효일 수 있습니다.
- 3
이전 회의록 승인
이전 회의의 회의록이 검토되었고 수정 유무와 관계없이 투표 또는 전원 합의로 공식적으로 승인되었는지 여부입니다. 이 단계는 이전 초안을 공식 기록으로 변환합니다. 승인될 때까지 이전 회의록은 초안으로 남아 있습니다.
- 4
받은 보고서
관리 보고서, 재무 또는 회계담당자 보고서, 및 위원회 보고서의 요약입니다. 각 보고서가 수신되었는지, 수락되었는지, 또는 추가 조치를 위해 조회되었는지 기록합니다. 이의 없이 수락된 재무 보고서는 공식 기록의 일부가 됩니다.
- 5
계속 및 신규 안건
계속 안건은 이전 세션에서 전달된 항목을 다루며 현재 상태 및 실시된 투표를 기록합니다. 신규 안건은 처음 제기된 주제를 다룹니다. 정식 결의를 산출하는 항목의 경우 동의 문구를 그대로 기록해야 합니다.
- 6
의안 및 투표
모든 의안에 대해: 이를 제안한 사람, 이를 지지한 사람, 결의의 정확한 문구, 및 찬성, 반대, 기권 투표 집계입니다. 의안이 통과되었는지 또는 부결되었는지 기록합니다. 모호한 의안 문구는 기록이 몇 개월 또는 몇 년 후에 검토될 때 분쟁을 만듭니다.
- 7
담당자가 지정된 조치항목
회의에서 나온 작업이며, 각각 지정된 책임자와 목표 기한이 있습니다. 보드 수준의 조치항목에는 계약 승인, 법률 제출 및 기한을 놓치면 실제 결과를 초래하는 재무 기한이 포함되는 경우가 많습니다.
- 8
비공개 세션 표기
보드가 소송, 인사 문제, 주택 소유자 연체 또는 유사한 주제에 대해 폐쇄 세션으로 이동한 경우, 폐쇄 세션이 개최되었고, 그 일반적인 주제 카테고리, 및 시작 및 종료 시간을 기록합니다. 기밀 논의 내용을 기록하지 마세요. 공식 회의록의 기밀 자료는 법적 절차에서 공개될 수 있습니다.
- 9
산회
회의가 공식적으로 종료된 정확한 시간, 산회 의안, 및 이를 제안하고 지지한 사람. 이는 세션을 공식적으로 종료하고 초안 회의록 배포 및 승인 기한을 시작합니다.
HOA 회의록 템플릿: 전체 형식
아래 템플릿은 표준 HOA 보드 회의가 필요로 하는 모든 구성 요소를 다룹니다. 대면 및 원격 세션용으로 설계되었습니다. 이를 시작 형식으로 복사하고 섹션 레이블, 정족수 임계값 및 회의 유형 옵션을 조정하여 커뮤니티의 통치 문서 및 주의 적용 법령과 일치하도록 하세요.
사용 전 참고: HOA 문서화 요구 사항은 주마다, 각 협회의 선언서, CC&R, 정관에 따라 다릅니다. 채택 전 이 템플릿을 통치 문서와 대조하세요. 본 형식은 구조적 및 실무적 지침만 제공하며 법률 자문이 아닙니다.
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HOA 보드 회의록
협회명: _____________ 날짜: ___________ | 시간: ___________ | 위치 / 플랫폼: ___________ 회의 유형: [ ] 정례 [ ] 특별 [ ] 정기 [ ] 긴급 의장: ___________ | 서기 / 기록자: ___________
출석 이사: _____________ 결석 이사: _____________ 기타 출석자(관리, 직원, 주택 소유자, 손님): _____________
개회 회의는 _______에 ___________에 의해 개회되었습니다 정족수 확인: [ ] 예 [ ] 아니오 (출석자: ___ / 필요: ___ 정관 제___조에 따름)
이전 회의록 승인 이전 회의 날짜: ___________ 승인 의안: ___________ | 지지자: ___________ 수정: [ ] 없음 [ ] 다음과 같이: ___________ 투표: 찬성 ___ / 반대 ___ / 기권 ___ | [ ] 통과 [ ] 부결
보고서 관리 보고서: [ ] 수신 [ ] 질문 [ ] 조치 필요 재무 / 회계담당자 보고서: [ ] 수신 [ ] 수락 [ ] 조회 위원회 보고서: ___________
계속 안건 [항목 1: ___________] 상황 / 요약: ___________ 의안(해당하는 경우): ___________ | 지지자: ___________ 투표: 찬성 ___ / 반대 ___ / 기권 ___ | [ ] 통과 [ ] 부결 [ ] 연기
신규 안건 [항목 1: ___________] 논의 요약: ___________ 의안: ___________ | 지지자: ___________ 결의(정확한 문구): ___________ 투표: 찬성 ___ / 반대 ___ / 기권 ___ | [ ] 통과 [ ] 부결
(추가 항목마다 구조 반복)
조치항목 | 작업 | 담당자 | 기한 | |--------|-------------|----------| | | | |
비공개 세션(해당하는 경우) 폐쇄 세션 개최: [ ] 예 [ ] 아니오 주제 카테고리: [ ] 소송 [ ] 인사 [ ] 연체 [ ] 계약 [ ] 기타 세션 시작: ___________ | 종료: ___________ 공개 세션에서 실시한 조치(해당하는 경우): ___________
다음 회의 날짜: ___________ | 위치: ___________
산회 산회 의안: ___________ | 지지자: ___________ 회의 산회 시간: ___________
회의록 작성자: ___________ | 작성 날짜: ___________ 상태: [ ] 초안 - 미승인 [ ] 승인 날짜: ___________
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비공개 세션 섹션은 의도적으로 간결합니다. 대부분의 주 HOA 법 및 거버넌스 기준에 따르면 기밀 논의의 내용은 배포된 회의록에 나타날 수 없습니다. 폐쇄 세션이 개최되었다는 사실, 그 일반적인 주제 카테고리, 및 그 후의 공개 세션에서 실시한 조치만 기록해야 합니다.
정식 의제가 사전에 준비된 거버넌스 회의의 경우, 이 회의록 형식을 우리의 이사회 회의 의제 템플릿과 짝지으면 계획에서 공식 기록까지의 완전한 문서화 워크플로우가 만들어집니다.
가장 유용한 HOA 회의록 템플릿은 보드 서기가 설계한 경우뿐만 아니라 주어진 회의에서 기록 담당으로 지정된 사람이 일관되게 작성할 수 있는 템플릿입니다.
HOA 회의록 형식을 작성하는 방법은?
템플릿을 준비하는 것이 첫 번째 단계입니다. 일관되게 사용하려면 대부분의 자원봉사 보드가 명백해 보이기 때문에 건너뛰는 몇 가지 습관이 필요합니다. 무언가를 놓칠 때까지.
- 1
회의 전에 헤더와 의제를 미리 작성합니다
회의가 시작되기 전에 날짜, 시간, 위치, 알려진 출석자 및 의제 항목을 템플릿에 추가합니다. 구조가 이미 제자리에 있는 상태로 도착하는 것은 대화가 주변을 돌아다니는 동안 회의를 처음부터 구축하는 대신 회의 중에 추가 및 변경을 기록하는 것을 의미합니다.
- 2
개회 직후 정족수를 기록합니다
의장이 정족수를 확인한 후 즉시 정확한 수를 적어 두세요: 출석자 대 필요한 수, 및 통치 문서 참고자료입니다. 정족수가 분쟁이 되면 이 표기가 주요 방어입니다. "과반수가 출석했다"는 "정관 제IV조 제2항에 따라 착석한 7명의 이사 중 5명이 출석했으며 정족수를 구성했다"보다 약합니다.
- 3
토론이 시작되기 전에 의안 문구를 기록합니다
의안이 나올 때 보드가 이를 논의하기 전에 정확한 문구를 캡처합니다. 논의 중에 언어가 수정된 경우 투표가 호출되기 전에 텍스트를 업데이트합니다. 최종 투표 수와 결과를 즉시 기록합니다 - 회의 끝에서 기억력으로 기록하지 않습니다.
- 4
비공개 세션을 별도로 그리고 간결하게 기록합니다
보드가 폐쇄 세션으로 이동한 경우 시작 및 종료 시간, 및 일반적인 주제 카테고리에 기록합니다. 어떤 상황에서도 비공개 세션에서 누가 무엇을 말했는지 기록하지 마세요. 공식 회의록에 기록된 기밀 내용은 법적 절차에서 공개될 수 있습니다.
- 5
산회 전에 조치항목을 완료합니다
회의가 종료되기 전에 조치항목을 읽고 각 항목에 지정된 담당자와 기한이 있음을 확인합니다. 지정된 책임자가 없는 작업은 책임성이 없는 공유된 기대이며, 거의 모든 보드 환경에서 그러한 항목의 추진은 불충분합니다.
- 6
48시간 이내에 초안 및 배포합니다
회의가 신선한 상태에서 작성된 메모는 1주일 후에 요약 사항에서 재구성된 것보다 실질적으로 더 정확합니다. 보드가 다음 세션에서 정식으로 회의록을 채택할 때까지 배포된 모든 버전을 "초안 - 미승인"으로 명확하게 표시합니다.
HOA 회의록을 법적으로 방어 가능하게 만드는 것은 무엇입니까?
HOA 보드는 회의 기록과 관련된 두 가지 일반적인 법적 노출에 직면합니다. 첫 번째는 주택 소유자가 투표가 적절하게 실시되었는지 이의를 제기하는 것입니다. 두 번째는 주 규제 기관이 필요한 통지, 정족수 및 절차 요구 사항이 충족되었는지 묻는 경우입니다.
회의록은 두 청구에 대한 주요 문서 방어입니다. 구조화된 형식이 우수한 기록을 생성하는 이유는 템플릿이 기록자가 분쟁에서 중요한 정확한 데이터 포인트를 캡처하도록 안내하기 때문입니다.
커뮤니티 협회의 주요 전문 조직인 Community Associations Institute에 따르면, 문서화 간극은 HOA 분쟁 및 법적 노출의 가장 일반적인 원인 중 하나입니다. 가장 자주 인용되는 간극은 정족수 확인 누락, 불완전한 투표 집계 및 이전 세션 회의록 승인 문서의 부재입니다.
정족수를 숫자로 기록하고, 정확한 결의 문구, 및 다음 세션에서의 정식 승인을 기록하는 회의록은 방어 가능한 거버넌스 기록을 만듭니다. 이 3가지 요소 중 하나를 빠뜨리면 절차상 이의의 문이 열립니다.
- 1
정족수 언어는 구체적이고 인용되어야 합니다
"정족수가 출석했다"는 진술은 "정관 제IV조 제3항에 따라 착석한 7명의 이사 중 5명이 출석했으며 정족수를 구성했다"는 진술보다 덜 방어 가능합니다. 정족수가 비즈니스가 시작되기 전에 구체적으로 확인되지 않으면 세션에서 실시한 모든 조치는 가능성, 취소 가능합니다.
- 2
결의 문구는 言い換えではなく逐語的이어야 합니다
"보드는 풀 수리 제안을 승인했다"고 기록하는 것은 결의가 아닙니다. "보드는 2026년 6월 1일부터 시작하여 연간 $36,000의 요금으로 Summit Grounds LLC와의 3년 조경 서비스 계약을 승인했다"는 결의입니다. 구체성은 이후의 계약 또는 지출 분쟁에서 결정적입니다.
- 3
회의록은 다음 회의에서 정식으로 승인되어야 합니다
배포된 초안은 공식 기록이 아닙니다. 회의록은 보드가 후속 세션에서 이를 승인하기로 투표했을 때만 공식이 되며, 그 승인 자체는 새 세션의 회의록에 기록되어야 합니다. 정식 채택이 없으면 이전 세션의 공식 기록이 존재하지 않습니다.
- 4
승인된 회의록은 저장되고 보유되어야 합니다
승인된 회의록은 변조를 방지하는 형식으로 저장하고 주 법령 및 통치 문서가 요구하는 기간 동안 보유해야 합니다. 대부분의 주는 HOA 기록을 최소 5년에서 7년 동안 보관할 것을 요구하며, 일부 통치 문서는 더 긴 보유 기간을 요구합니다.
회의 유형이 회의록 형식에 어떻게 영향을 미칩니까?
핵심 템플릿은 대부분의 HOA 보드 세션에서 기본값으로 작동하지만 다양한 회의 유형에는 섹션에 대한 특정 조정과 캡처된 세부 수준이 필요합니다.
- 1
정례 보드 회의
설계된 대로 전체 템플릿을 사용합니다. 재무 보고의 빈도와 깊이는 커뮤니티에 따라 다를 수 있습니다. 일부 보드는 분기별 검토 사이의 각 세션에서 회계담당자 보고서를 자세히 검토합니다. 기타는 분기별 검토 사이에 요약 업데이트를 받습니다. 템플릿의 보고서 섹션을 그에 따라 축약할 수 있습니다.
- 2
연간 주택 소유자 회의
주택 소유자 대리인 및 투표자 자격을 캡처하기 위해 출석자 섹션을 확장해야 합니다. 선거 결과에는 후보자 이름, 개별 투표 수 및 결과 이사회 구성을 보여주는 전용 기록이 필요합니다. 대부분의 통치 문서는 정례 보드 세션보다 더 엄격한 연간 회의의 통지 및 정족수 요구 사항을 지정합니다.
- 3
특별 또는 긴급 회의
회의가 소집된 특정 권한을 기록하고 필요한 선제 통지가 제공되었는지, 누구에게 제공되었는지 확인합니다. 특별 회의는 일반적으로 좁은 의제를 가지고 있습니다. 계속 및 신규 안건 섹션을 명확성을 위해 단일 초점 의제 항목 섹션으로 교체할 수 있습니다.
- 4
위원회 회의
위원회는 일반적으로 투표와 함께 정식 회의록 대신 전체 보드에 제시되는 보고서를 작성합니다. 통치 문서를 확인하여 위원회가 별도의 회의록을 유지해야 하는지, 어떤 위원회가 그렇게 해야 하는지, 그 기록을 얼마나 오래 보유해야 하는지를 결정하세요.
HOA 회의 기록을 손상시키는 일반적인 실수
이 패턴들은 HOA 문서화에 일관되게 나타나며 일반적으로 분쟁이 이미 진행 중이거나 감사가 간극을 드러낼 때만 눈에 띕니다.
가장 방어 가능한 HOA 기록은 무엇이 결정되었는지를 캡처합니다. 완전하고, 사실적이며, 편집 내용이 없습니다.
- 1
정족수 진술을 완전히 건너뜁니다
모든 세션에서 정족수를 명시적으로 확인하고 기록하지 않는 보드는 소급 재구성이 거의 불가능한 간극을 만듭니다. 1문장 - 수와 통치 문서 참고자료를 나타내는 - 필요한 전부입니다. 정족수 확인을 템플릿의 필수 필드로 만들어서 회의가 비공식적으로 열린 경우에도 간과될 수 없습니다.
- 2
결의 대신 숙의 요약을 작성합니다
"보드는 풀 수리 제안을 논의하고 일반적으로 진행을 지지했다"고 기록하는 회의록은 결정이 나중에 분쟁이 되면 방어 가능하지 않습니다. 투표가 실시된 경우 정확한 결의가 逐語的으로 나타나야 합니다. 논의가 있었지만 정식 의안이 없는 경우 명시적으로 기록하세요: "논의됨. 의안 없음."
- 3
개별 이사의 논거를 기록합니다
공식 회의록은 무엇이 결정되었는지를 캡처해야 합니다. 숙의에서 누가 어느 쪽을 주장했는지 아닙니다. 개별 입장, 이의 또는 내부 불일치에 대한 상세 메모는 조직을 법적으로 노출시키고 향후 회의에서 개방적인 논의를 억제할 수 있습니다. 의안, 투표 수 및 결과에 집중합니다.
- 4
비공개 세션을 기록에서 완전히 생략합니다
폐쇄 세션이 개최되었지만 회의록이 이에 대해 언급하지 않으면 기록이 회의에 참석한 사람에게 불완전해 보입니다. 최소 표기 - 일반적인 주제 카테고리 및 경과 시간 - 대부분의 주에서 필요합니다. 완전히 생략하는 것은 회의록이 그 후에 편집되었음을 제시할 수 있습니다.
- 5
초안 지정 없이 회의록을 배포합니다
단순히 "회의록"으로 표시된 문서는 수신자에게 승인된 기록처럼 보입니다. 보드가 정식으로 승인할 때까지 배포된 모든 버전을 "초안 - 미승인"으로 명확하게 표시합니다. 이 구분은 공식 회의록이 실제로 무엇이라고 말하는지 대 초안이 무엇을 말했는지에 대해 분쟁이 발생한 경우 결정적이 됩니다.
Notelyn은 녹음에서 HOA 회의록을 작성하는 데 어떻게 도움이 됩니까?
HOA 보드 회원은 자원봉사자입니다. 보드 세션 중에 메모를 취하는 사람은 일반적으로 참가자이기도 합니다 - 의제 항목에 대한 의견, 질문 및 투표를 가진 사람입니다. 회의에 참여하는 것과 정확하게 캡처하는 것 사이의 당김은 일정합니다.
Notelyn이 그 긴장을 제거합니다. 보드가 세션을 기록하면 원격 및 하이브리드 보드에서 점점 더 일반화됩니다 회의 후 녹음을 업로드하고 구조화된 전사 및 요약을 자동으로 얻습니다.
단일 녹음에서 Notelyn은 다음을 생성합니다: - 스피커 식별을 포함한 전체 전사 - 주요 결정 및 의제 항목 결과를 포함하는 구조화된 요약 - "예비금 연구 승인 의안의 정확한 문구는 무엇이었습니까?" 또는 "어떤 조치항목이 자산 관리자에게 할당되었습니까?"와 같은 특정 질문을 할 수 있는 AI 보조자
서기는 시간 압박 아래에서 취한 메모에서 재구성하는 대신 전사 및 요약을 사용하여 템플릿을 정확하게 완료할 수 있습니다. 이 접근 방식은 서기의 판단 또는 보드의 정식 승인 프로세스를 대체하지 않습니다. 회의 며칠 후에 작성할 때 의안 문구나 투표 수를 잘못 기억할 위험을 제거합니다.
정례 보드 세션, 연간 주택 소유자 회의 및 위원회 회의 등 여러 회의 유형을 개최하는 커뮤니티의 경우 동일한 녹음 및 전사 워크플로우가 모든 유형에 적용됩니다. 전사는 HOA 회의 기록을 작성할 때 검증 소스로 작동합니다.
회의 문서화를 위해 특별히 구축된 도구 비교의 경우 2026년 최고의 AI 회의 메모 테이커 옵션에 대한 가이드를 참조하세요.
HOA 보드 세션을 기록하고 전사에서 회의록 초안을 생성하는 것은 회의 3일 후에 손으로 쓴 메모에서 의안 문구를 재구성하는 것보다 더 정확합니다.
- 1
보드 세션을 기록합니다
전화, 노트북 마이크 또는 기존 비디오 회의 플랫폼을 사용합니다. Notelyn은 MP3, MP4, WAV 등 대부분의 공통 형식에서 오디오 및 비디오를 수락하고 Zoom, Google Meet 등 플랫폼에서 직접 녹음 링크도 수락합니다.
- 2
업로드 및 전사 생성
회의 후 파일을 업로드하거나 녹음 링크를 붙여넣습니다. Notelyn은 스피커 레이블이 있는 타임스탬프 전사를 생성합니다. 인터페이스에서 회의록을 채우는 데 사용하기 전에 정확성을 검토하고 직접 오류를 수정합니다.
- 3
구조화된 요약을 검토합니다
Notelyn은 논의 주제 및 결정으로 정리된 요약을 생성합니다. 공식 회의록을 작성하기 전에 템플릿과 교차 참조하여 모든 의안, 투표 집계 및 조치항목 할당이 캡처되었음을 확인합니다.
- 4
초안 작성 및 보드 승인을 위해 배포합니다
참고 자료로 전사 및 요약을 사용하면서 공식 회의록을 완료합니다. 초안을 미승인으로 명확하게 표시하고, 보드 의장에게 경로를 지정하여 검토하고, 다음 세션에 가져와 정식 승인 투표를 실시합니다.
결론: 일관된 HOA 회의 기록이 보드를 보호합니다
일관된 HOA 회의 기록은 절차상 이의에서 보드를 보호하고 주 및 통치 문서 요구 사항을 충족하며 주택 소유자에게 결정이 적절하게 기록되고 있다는 확신을 줍니다.
이 커뮤니티 보드 회의록 형식은 모든 표준 구성 요소를 다룹니다: 출석자, 정족수 확인, 이전 회의록 승인, 보고서, 계속 및 신규 안건, 의안 및 투표, 조치항목, 비공개 세션 표기 및 산회. 직접 복사하고 용어를 커뮤니티의 통치 문서와 일치하도록 조정합니다.
가치의 대부분은 두 가지 습관에서 비롯됩니다: 모든 세션 전에 헤더와 의제를 미리 작성하고, 논의 후가 아니라 전에 각 의안의 정확한 문구를 기록합니다. 이것들은 HOA 문서화 오류가 발생하는 곳입니다.
이 형식을 채택하기 전에 커뮤니티의 선언서, CC&R, 정관 및 적용 가능한 주 법령과 대조합니다. HOA 요구 사항은 주별로, 각 커뮤니티의 통치 문서의 용어에 따라 크게 다릅니다. 본 가이드는 구조적 지침만 제공하며 법률 자문이 아닙니다. 의문이 있으면 협회의 변호사 또는 인증된 커뮤니티 관리 전문가에게 문의하세요.
관련 거버넌스 문서화 형식의 경우 이사회 회의 노트 및 Google Docs 회의 노트 템플릿에 대한 가이드를 참조하세요. 또한 커뮤니티 협회 맥락에서 잘 변환되는 접근 방식입니다.
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