액션 항목이 있는 회의 메모: 실제로 작동하는 실시간 방법

10명에게 같은 회의의 메모를 보내라고 요청하면 10개의 다른 문서를 받을 것입니다. 일부는 결정된 내용을 나열합니다. 더욱 적은 것은 누가 언제까지 무엇을 하는지 나열합니다. 대부분은 대화의 느슨한 요약처럼 읽힙니다: 누가 무엇을 말했는지, 대략 어떤 내용이 다루어졌는지, 대화와 약속 사이에 명확한 구분이 없습니다.

이유는 구조적인 것이지 규율의 부족이 아닙니다. 업무 회의 중에 메모를 작성하는 사람은 거의 항상 참가자이기도 합니다. 논의를 따르고, 의견을 제시하고, 작업을 담당자와 날짜가 있는 행으로 포맷하는 것은 같은 몇 초 동안 경쟁하는 세 가지 다른 작업입니다. 대화가 이깁니다. 회의 중 메모를 작성하는 사람은 거의 항상 참가자이기도 합니다. 작업은 지나가면서 언급되고, 기록된다면 단편적으로만 기록되며, 통화가 끝나면 다시 방문되지 않습니다.

비용은 나중에 나타나고, 회의 중에는 나타나지 않습니다. 누군가는 자신에게 작업이 할당되었다고 가정합니다; 다른 누군가는 동료에게 할당되었다고 가정합니다. 도달하는 데 2분이 걸린 결정은 아무도 찾을 수 있는 위치에 기록하지 않았기 때문에 3주 후에 다시 논쟁이 됩니다. Project Management Institute에 따르면 열악한 의사소통은 프로젝트 실패의 주요 원인이며, 회의에서 기록되지 않은 약속은 가장 일반적인 형태 중 하나입니다. 액션 항목이 있는 회의 메모는 대화를 더 많이 캡처하는 것이 아니라 실제로 다음에 일어나야 하는 몇 가지만 캡처하여 해당 간격을 채우기 위해 존재합니다.

이것은 어떤 유형의 회의에도 고유하지 않습니다. 스탠드업, 클라이언트 통화, 프로젝트 검토, 일대일 회의는 모두 액션 항목이 정보의 다른 범주로 취급되지 않을 때 동일한 실패 모드를 생성합니다. 해결책은 더 긴 문서가 아닙니다. "우리가 논의한 것"과 "누군가가 이제 책임을 지는 것"을 분리하는 습관이며, 이는 두 번째 종류의 진술이 언급되는 순간입니다.

회의 요약은 무엇이 일어났는지 알려줍니다. 액션 항목이 있는 회의 메모는 다음에 무엇이 일어날지 알려주며, 그 구분이 전체 요점입니다. 요약은 정확할 수 있지만 누가 무엇을 책임지는지, 언제까지인지를 말하지 않기 때문에 후속 조치에 여전히 쓸모없을 수 있습니다.

차이점은 단순 요약에 없는 3가지 특성으로 귀결됩니다.

실시간으로 액션 항목이 있는 회의 메모를 캡처하는 것은 습관이지 템플릿이 아닙니다. 작업이 대화에 나올 때마다 반복하는 작은 동작 집합보다 구조가 덜 중요합니다.

이것을 작동시키기 위해 더 나은 템플릿이 필요하지 않습니다. 명확하게 분리된 2개의 영역이 있는 페이지가 필요합니다. 한쪽은 주제별로 느슨하게 구성된 토론 메모입니다. 다른 한쪽은 전체 통화 내내 증가하는 실행 액션 항목 목록입니다.

최소 버전은 다음과 같습니다.

DISCUSSION - [Topic]: 핵심 포인트, 맥락, 결정된 사항 - [Topic]: 핵심 포인트, 맥락

ACTION ITEMS - [Owner] — [Task, 동사로 시작] — [마감일] - [Owner] — [Task] — [마감일]

DECISIONS - [합의된 사항, 한 줄로]

OPEN / CARRIED FORWARD - [제기되었지만 해결되지 않은 사항]

이것은 4개의 영역이고 액션 항목 라인은 팔로우스루에 가장 중요합니다. 결정을 실행 토론에 포함시키는 대신 액션 항목 옆의 자신의 짧은 목록에 유지하면 두 섹션이 1분 이내에 스캔할 수 있을 정도로 짧게 유지됩니다.

이 구조는 일반 텍스트 편집기, 공유 문서 또는 메모 앱에서 입력하는 경우에 관계없이 작동하며 확장을 줄이거나 확장합니다. 15분 스탠드업은 액션 항목 영역만 채울 수 있습니다. 90분의 프로젝트 검토는 4개를 모두 사용합니다. 토론 영역이 가장 길게 증가하지만 액션 항목 목록은 여전히 다음 날 사람들이 다시 읽는 섹션입니다. 우선순위와 종속성에 대한 추가 열이 있는 더 길고 복사 가능한 버전이 필요한 경우 액션 항목이 있는 회의록 샘플을 참조하여 정기적인 팀 싱크 및 클라이언트 통화용으로 구축된 더 자세한 형식을 참조하십시오.

액션 항목이 있는 회의 메모는 통화가 끝난 후 무언가 일어나는 경우에만 보상됩니다. 목록을 잘 캡처한 후 아무도 다시 열지 않는 문서에 남겨두면 캡처하지 않은 것과 같은 결과가 나옵니다.

위의 습관은 작동하지만 여전히 메모를 작성하는 사람에게 많은 요구를 합니다: 듣기, 기여하기, 작업을 올바르게 포맷하기, 모두 동시에, 실시간으로. Notelyn은 회의 후에 녹음에서 회의 메모와 액션 항목을 생성하여 트레이드오프를 제거하므로 통화 중에 누구도 주의를 분산시킬 필요가 없습니다.

이는 실시간 메모 작성이 가장 어려운 회의에서 가장 중요합니다: 빠르게 진행되는 브레인스토밍, 여러 사람이 서로 말을 거는 통화, 또는 당신이 발표 중이므로 현실적으로 소유자와 날짜를 캡처할 수 없는 세션입니다. 대화를 녹음하고 나중에 액션 항목을 생성한다는 것은 문서 품질이 회의가 얼마나 까다로웠는지에 달려 있지 않다는 의미입니다.

액션 항목이 있는 회의 메모는 더 나은 습관보다는 더 나은 템플릿이 필요하지 않습니다: 액션 항목 목록을 눈에 띄게 분리하고, 작업이 언급되는 순간 소유자와 날짜를 캡처하고, 통화가 끝나기 전에 목록을 다시 읽고, 다음 회의 전에 팔로우업합니다.

이 4가지 습관은 실제로 회의 메모를 비효과적으로 만드는 대부분을 수정합니다. 소유자 없는 작업, 구체적으로 지정되지 않은 마감일, 한 번 작성되고 다시 방문되지 않은 목록입니다. 이 메모가 공급되는 기본 문서 형식의 경우 회의 메모를 작성하는 방법을 참조하십시오.

대화를 계속할 수 있을 정도로 충분히 빠르게 입력하는 것이 병목 현상인 경우 대신 회의를 녹음하십시오. Notelyn은 오디오에서 완전한 회의 메모, 소유자, 마감일을 자동으로 생성할 수 있으며, 위에서 설명한 것과 동일한 AI 회의 기록 생성기 워크플로를 사용합니다. 따라서 문서는 아무도 쓸 여유 시간이 없었던 날에도 존재합니다.