הכתבה קולית ב-Google Docs: הגדרה, דוגמאות ופתרון בעיות

השתמשו במחשב עם מיקרופון תקין ובגרסה העדכנית ביותר של Chrome,‏ Edge או Safari. Google מציינת את שלושתם בהוראות ההקלדה הקולית. אין צורך להתחיל בחיפוש אחר תוסף לתמלול. פקד ההכתבה באמצעות מיקרופון זמין בתפריט המסמך.

לפני תחילת ההכתבה הקולית ב-Google Docs, בחרו מקום שקט והחליטו באיזה מיקרופון תשתמשו. מיקרופון של מחשב נייד הוא נקודת התחלה סבירה להכתבת הקול שלכם. אם מחוברת אוזנייה, בדקו את מתג ההשתקה הפיזי שלה וודאו שהמחשב מאזין להתקן הקלט הרצוי. השאירו את המסמך גלוי בזמן הבדיקה הראשונה.

בצעו את חמשת השלבים האלה לפי הסדר. אם מופיע טקסט אך יש בו טעויות, מסלול המיקרופון פועל; עברו להגדרות השפה והתיקון במקום לחזור על כל בדיקות ההרשאה.

נסו תחילה משפט שלם ואחריו מעבר לפסקה חדשה. באנגלית, אמרו את שם סימן הפיסוק במקום שבו הוא אמור להופיע. Google מציינת נקודה, פסיק, סימן קריאה, סימן שאלה, שורה חדשה ופסקה חדשה. פיסוק אינו זמין בכל שפה, לכן הדוגמה הבאה היא תרגול באנגלית.

דוגמה: עדכון קצר על פרויקט

אמרו: “The outline is ready period New paragraph Can you review the introduction question mark”

הטקסט הצפוי:

The outline is ready.

Can you review the introduction?

המילים “period” ו-“question mark” שנאמרות בקול אמורות להפוך לסימני פיסוק ולא להישאר במשפטים המוגמרים. “New paragraph” אמור ליצור מעבר לפסקה חדשה. התייחסו לכך כתוצאה שאליה אפשר להשוות את התוצאה שלכם, לא כהבטחה שכל מילה שתאמרו תזוהה כראוי.

לדוגמה מעט ארוכה יותר, אמרו: “We need the reading list comma the slides comma and the assignment brief period” המשפט המיועד הוא “We need the reading list, the slides, and the assignment brief.” כך תוכלו לבדוק כמה סימני פיסוק בלי להוסיף שמות או מספרים חריגים.

הפסקה נותנת לכם זמן לחשוב, אך היא אינה תחליף אמין לאמירת סימן הפיסוק. אם אתם רוצים סימן שאלה, אמרו “question mark” במקום להסתמך על טון עולה. ברשימת מונחים טכניים, הכתיבו תחילה את המשפט שסביבם, ואז בדקו כל מונח לפני שתמשיכו.

לפני שתתחילו, בחרו את שפת ההכתבה בתיבת המיקרופון. דיבור בצרפתית כשהפקד מוגדר לאנגלית עלול ליצור מילים שנראות הגיוניות אך אינן תואמות את כוונתכם. אם אתם מחליפים שפה למשך קטע ארוך, עצרו, שנו את הבחירה והתחילו משפט בדיקה נפרד.

שפת ההכתבה ופקודות העריכה הן הגדרות שונות. לפי Google, פקודות עריכה קוליות זמינות באנגלית בלבד, וגם שפת החשבון וגם שפת המסמך חייבות להיות אנגלית. לכן, שפת הכתבה נתמכת אינה מבטיחה שהפקודות באנגלית יפעלו במסמך המשתמש בשפה זו.

במסמך באנגלית תוכלו לנסות פקודה פשוטה כמו “Select paragraph” ואחריה “Bold”. השהו לפני כל פקודה ואחריה כדי להפריד אותה מהמשפט שאתם מנסחים. Google מציינת שמילות פקודה עשויות להופיע לזמן קצר במסמך לפני שהפעולה מתבצעת. בדקו את התוצאה לפני שתחליטו שהפקודה נכשלה.

אפשר גם לתקן טקסט באמצעות המקלדת. Google מאפשרת להעביר את הסמן לשגיאה ולתקן אותה בלי לכבות את המיקרופון, ואז לחזור לנקודת ההוספה הרצויה. למתחילים קל יותר לעצור קודם: כך המחשבות שתאמרו לא ייכנסו לתוך התיקון.

דוגמה: תיקון שם

במשפט שלכם כתוב “Ask Carol about the reading,” אבל השם הרצוי הוא “Karol.” עצרו, החליפו רק את השם ולחצו בסוף המשפט לפני שתפעילו שוב את המיקרופון. חזרה על המשפט כולו תשאיר שתי גרסאות ותיצור עוד משימת ניקוי.

אבחַנו את התסמין הגלוי במקום לשנות את כל ההגדרות בבת אחת. תפריט חסר, מיקרופון שקט, מילים שגויות ופקודות שנכשלות מצביעים על בדיקות שונות. התחילו בשורה המתאימה למה שקרה בבדיקה הקצרה שלכם.

אם הדפדפן סירב לאפשר גישה, לחיצה חוזרת על המיקרופון ב-Docs לא תתקן את ההרשאה. ב-Chrome, פעלו לפי הוראות ההרשאה למיקרופון: פתחו הגדרות > פרטיות ואבטחה > הגדרות אתר > מיקרופון. מצאו את האתר ברשימת ההרשאות החסומות ושנו את הרשאת המיקרופון שלו ל״אישור״. אפשר גם לבחור שם את המיקרופון המוגדר כברירת מחדל.

הרשאת הדפדפן והרשאת המחשב נפרדות זו מזו. ייתכן ש-Chrome יפנה אתכם להגדרות המחשב כדי לאפשר גישה למיקרופון. פעלו לפי ההנחיה והפעילו מחדש את הדפדפן אם תתבקשו. במחשב מנוהל של בית ספר או מקום עבודה, מנהל המערכת יכול לשלוט בהרשאות האלה; אם הגדרה נעולה, צריך לפנות למנהל המערכת במקום לנסות שוב להכתיב.

ההנחיות של Google להודעה “We're having trouble hearing you” כוללות מעבר לחדר שקט יותר, ניסיון להשתמש במיקרופון חיצוני והתאמת עוצמת הקלט. שנו דבר אחד ואז חזרו על אותו משפט בדיקה. ההשוואה תראה אם השינוי עזר, בלי לבלבל בין איכות המיקרופון לניסוח שונה.

תנו לטיוטה מטרה לפני שתלטשו את הניסוח. בסיכומי שיעור, השאירו את הרעיון המרכזי, דוגמה תומכת ושאלה לחזרה בהמשך. בסיכום פגישה, השאירו את ההחלטה, את האחראי ואת הפעולה הבאה. ההכתבה מתעדת את מה שאמרתם; אתם עדיין מחליטים אילו פרטים ראויים להיכלל בסיכום המוגמר.

דוגמה: סיכום פרויקט מבולגן

״היום דיברנו על דוח הפרויקט וצריך להוסיף לו את רשימת הקריאה ואת השקופיות, ואני עדיין צריך לבדוק מי סוקר את המבוא לפני שנגיש אותו.״

גרסה ערוכה ושימושית:

• חומרים נדרשים: רשימת הקריאה והשקופיות.
• משימה לחזרה: לסקור את מבוא הדוח לפני ההגשה.
• שאלה פתוחה: מי יסקר את המבוא?

הסיכום הערוך מפריד בין טענה לשאלה, במקום להפוך אי-ודאות לקביעה החלטית. בדקו את הדרישות מול הנחיות המטלה לפני שתשתמשו בהן כרשימת המשימות שלכם. השאירו את השאלה גלויה עד שתמצאו תשובה.

כדי שיהיה מקום קבוע לפרטים האלה, השתמשו בתבנית הסיכומים שלנו ל-Google Docs. תבנית שימושית במיוחד כשהסיכום שאתם מכתיבים חוזר על אותו דפוס אחרי כל שיעור. לדיונים בעבודה, תבנית סיכומי הפגישות שלנו ל-Google Docs מקצה מקום נפרד להחלטות ולפעולות המשך.

בצעו בדיקת דיוק לפני בדיקת סגנון. שמות, תאריכים, כמויות ושלילות עשויים לשנות את המשמעות יותר מניסוח מגושם. ״אל תשלחו את הטיוטה״ ו״שלחו את הטיוטה״ מובילים לפעולות שונות. השוו את הפרטים האלה למקור או להודעה שהתכוונתם להעביר, ואז לטשו את הניסוח.

Notelyn הופכת דיבור מוקלט או טקסט שהודבק לסיכומים מובנים שאפשר לחזור עליהם. כדי להשתמש מחדש בטיוטה מ-Docs, העתיקו בעצמכם את הקטע המתוקן והדביקו אותו בפתק טקסט. בתהליך הזה מעתיקים ידנית, ואין סנכרון אוטומטי עם Google Docs. בהקלטה חדשה, השאירו את לשונית ההקלטה בדפדפן פתוחה עד שתסיימו. התמליל המלא יופיע בפתק לאחר מכן; תמלול בזמן אמת זמין באפליקציה לנייד. הדוברים אינם מתויגים בנפרד.

התהליך של Google במדריך הזה הוא הכתבה באמצעות מיקרופון במחשב. התאימו את שיטת הקלט לחומר שכבר יש לכם, במקום להתייחס לכל משימת שמע כאילו מדובר בהקלדה חיה. התשובות הקצרות הבאות מבהירות את הגבולות הנותרים בלי לשנות את ההגדרה שלמעלה.

האם אפשר להשתמש בהקלטת שמע קיימת?

לקובץ שמע שכבר ברשותכם, בחרו בתהליך ייעודי להעלאה ולתמלול. השמעתו ברמקולים אל תוך מיקרופון מוסיפה הזדמנות לרעשי רקע ולשגיאות זיהוי. השתמשו בשלבי המיקרופון שלמעלה להכתבה חדשה, ובכלי להעלאת שמע עבור קובץ קיים.

האם ההוראות האלה מיועדות לאפליקציית Google Docs בטלפון?

לא. שלבי התפריט כאן מיועדים לדפדפן במחשב. אם המשימה שלכם היא להקליט מחוץ לשולחן העבודה, בחרו בתהליך הקלטה לנייד; האפליקציה לנייד של Notelyn מציגה תמליל בזמן ההקלטה. אל תחפשו באפליקציית הטלפון את תפריט הכלים של גרסת המחשב.

האם עיבוד הדיבור מתבצע כולו במחשב שלי?

לפי Google, הדפדפן שולט בשירות ההמרה מדיבור לטקסט, קובע כיצד הדיבור מעובד ושולח את הטקסט ל-Docs. התיאור הזה אינו מבטיח שהעיבוד מתבצע כולו באופן מקומי. לפני שתכתיבו חומר רגיש, בדקו את המידע הרלוונטי של הדפדפן ואת כללי ההקלטה של הארגון שלכם.

התחילו את ההכתבה הקולית ב-Google Docs עם דוגמת עדכון הפרויקט שלמעלה. פתחו מסמך ריק, בחרו את שפת הדיבור שלכם ובדקו את המיקרופון. לאחר שהמשפט ומעבר הפסקה מופיעים כמתוכנן, הכתיבו פסקה שימושית אחת מתוך המטלה הנוכחית או סיכום העבודה שלכם.

בחרו את הפעולה הבאה לפי התוצאה: אם לא מופיע טקסט, בדקו את מסלול המיקרופון; אם המילים שגויות, בדקו את השפה ואת איכות הצליל; אם הטיוטה קריאה, ערכו את המשמעות ואת המבנה שלה. סיימו בשאלת חזרה אחת או בפריט פעולה שאושר. כעת יש לכם שגרה קצרה שאפשר לחזור עליה במקום תמליל ארוך שצריך למיין אחר כך.