שיטות הטובות ביותר לניהול ידע עבור צוותים וסטודנטים

שיטות הטובות ביותר לניהול ידע הן ההרגלים והמערכות שמשנים מידע שאתה נתקל בו, במפגשים, הרצאות, קבצי PDF והקלטות, למשהו שאתה יכול למצוא ולהשתמש בו מאוחר יותר. הם מכסים שלוש שלבים: תפיסה (הכנסת מידע למערכת בצורה אמינה), ארגון (הבניית מבנה שלו כדי שיישאר ניתן למציאה), וקישור (הוצאת התשובה הנכונה בחזרה כשאתה צריך אותה).

רוב העצות בנושא זה מתמקדות בכלים: איזה אפליקציה, איזה מבנה תיקייה, איזה קונוונציה של תיוג. כלים פחות חשובים מאשר הדיסציפלינה הבסיסית. צוות עם כלי בינוני וסדר ביקורת שבועי יעלה על צוות עם פלטפורמה יקרה וללא הרגל בכלל. השיטות הטובות ביותר למטה מסודרות לפי היכן שיש להן את ההשפעה הרבה ביותר: תפיסה ראשונה, כי כום דבר למטה לא עובד אם המידע הגולמי לא נכנס בצורה אמינה; ארגון שני; קישור וזיכוי שלישי.

החוט המשותף בכל ממשק בהנחיה זו הוא חיכוך. כל קליק נוסף, כל סיכום ידני, כל החלטת תיקייה שנעשתה תחת לחץ הוא מקום שבו מערכת ניהול ידע בשקט קורסת. הפחתת החיכוך הזה, לעתים קרובות עם בינה מלאכותית מטפלת בשלבים חוזרים, היא מה שמפריד בין מערכות שאנשים שומרים ובין מערכות שאנשים נוטשים תוך חודש.

מערכות ניהול ידע בעצם כל פעם נכשלות כי לאנשים חסרה דיסציפלינה. הם נכשלים כי המערכה דורשת יותר מדי מאמץ ידני בדיוק ברגעים שיש לאנשים הכי מעט זמן לתת.

ארבע דפוסי כשל מופיעים שוב ושוב, בין אם זה סטודנט, מנהל פרויקט, או צוות מחקר:

**התפיסה קורית בעקביות.** הערות מתבצעות ביד במפגש אחד ומדולוקות לחלוטין בהבא, תלוי במידת הלחץ של היום. מערכה שעובדת רק כשיש לך תשומת דעת חופשית היא לא מערכה.

**המידע נשאר מבודד.** הערות מפגש חיות באפליקציה אחת, קבצי PDF יושבים בכונן משותף, הודעות קול נמצאות בטלפון של מישהו, והקלטות יושבות בארכיון נפרד. לא אחד חוקר ארבע מקומות בבת אחת, כך שרוב מה שתופס בעצם אבוד.

**חיפוש תואם רק מילים מדויקות.** אם הוחלט הוקלט כ"אנחנו משהו את הרולאאוט" וחיפוש מישהו מאוחר יותר עבור "השהיית הושקה", חיפוש מילות מפתח סטנדרטי לא מחזיר כום דבר, גם אם ההערה עונה על השאלה ישירות.

**כום דבר לא מעומת.** הנחת מידע בצד אינה זהה לשמור עליו. מחקר על עקומת ההשכחה מראה שמידע מקודד פעם אחת ולא מעומת שוב מתבוא במהירות, לעתים קרובות בתוך היום או שניים הראשונים. בסיס ידע ללא מנגנון ביקורת פועל כקברייה, לא כמשאב.

כל אחד מאלה היא בעיה עיצוב, לא בעיית כושר, וזה בדיוק למה התיקונים למטה מתמקדים בהסרת שלבים במקום הוספת עוד דיסציפלינה.

תפיסה היא השלב היחיד בעל הרמה הגבוהה ביותר בכל ממשק ניהול ידע, כי כום דבר למטה יכול לתקן מידע שמעולם לא נכנס. המטרה היא לצמצם את המאמץ הנדרש ברגע התפיסה להיות קרוב מאוד לאפס, בלי קשר לתבנית המקור.

ממשק תפיסה אמין מכסה כל תבנית שבה ידע בעצם מגיע: מפגשים והרצאות חיות, קבצי PDF ודוחות, אודיו וידאו מוקלט, והערות טקסט מהירות. ניסיון לכפות הכול לשיטת קלט אחת, הקלדה בלבד, למשל, מבטיח שמקורות מסוימים יודלוקו.

ברגע שמידע תפוס בצורה אמינה, שיטה הטובה ביותר הבאה היא הבנית מבנה כדי שיישאר ניתן למציאה ללא שהצריך לזכור בדיוק לאן הנחת אותו. שלוש עקרונות עומדים על פני תבניות וגדלי צוות.

**שמור על המבנה שלוק.** שתי או שלוש רמות, אזור רחב, פרויקט או נושא, והערות בודדות, מספיקים לכמעט כל אחד. תיקיות מקונן בעומק יוצרות יותר עומס מעבודה מאשר הם חוסכים, כי אתה צריך לזכור את הנתיב במקום פשוט הנושא.

**סיכום בזמן תפיסה, לא מאוחר יותר.** ערה ללא סיכום דורשת קריאה מלאה בכל פעם שאתה צופה בה שוב. יצירת סיכום ברגע שערה תפוסה, בזמן שהתוכן טרי, פירושו כל מבט עתידי בערה זו לוקח שניות במקום דקות.

**תן משמעות לנהוג בחיפוש, לא רק מילות מפתח.** הערות צריכות להיות ניתנות לחיפוש במה שהן מתכוונות, לא רק במילים המדויקות בשימוש. זה קורה יותר חשיבות ככל שבסיס ידע גדל בעבר קומץ של הערות, כי אף אחד לא זוכר את הניסוח המדויק בשימוש חודשים קודם.

סיכום בינה מלאכותית של Notelyn יישם את העיקרון השני באופן אוטומטי, יצירת סקירה מובנית של כל ערה ברגע שהוא תפוס, בין אם הוא בא מהקלטה, קובץ PDF, או קישור מיובא. סיכום זה גם משמש כשם טבעי ומדריך הנחייה, המסיר חלק מהחלקים המעייפים ביותר בארגון ידני: החלטה על מה לקרוא לכום דבר והוא שייך.

ארגון ללא קישור הוא רק ארכיון תיוג טוב. השיטות הטובות ביותר החשובות ביותר כאן הן אלה שגורמות לזה מהיר להוציא תשובה חזרה, ואלה שכופים ביקורת פעילה במקום אחסון פסיבי.

שאלה שאלה ישירה כנגד הערות שלך היא יותר מהיר וקל יותר מאשר עיון בתיקיות ברגע שבסיס ידע גדל בעבר קומץ של כניסות. בינה מלאכותית Q&A של Notelyn מאפשר לך לשאול משהו כמו "מה החלטנו על תקציב Q3?" או "מה היו שלוש הסיכונים דגלו בישיבה של השבוע שעבר?" והוצא תשובה sourced ישר מהערות שלך, במקום סריקה דרך עמודים של transcripts.

קבלה גם תלויה בזיכוי פעיל, לא קריאה מחדש פסיבית. כרטיסי ברק ו-quizzes שנוצרו בצורה אוטומטית מערה הופכים קפיצה חד-פעמית לסדר ביקורת מרווח, וזה הדרך האמינה ביותר להשאיר מידע ניתן לשימוש זמן רב לאחר סיום המפגש או ההרצאה.

הרגלי לקיחת הערות בודדים פותרים חלק מהבעיה. לצוותים יש אתגר נוסף: ודא שידע שתפס אדם אחד ניתן לשימוש על ידי כל שאר, ללא שהוא יעיר של מפגש חי רק בראש של אדם אחד או במכשיר של אדם אחד.

נקודת הכשל הקבועה ביותר לצוותים היא ידע מפגש ספציפית. החלטות נעשות בעל פה, מישהו scribbles ערה חלקית, ובשבוע שלאחר מכן לא אחד מסכים על מה בעצם החלטנו. דקות מפגש בינה מלאכותית פתור זה ישירות על ידי יצירת spiget שמורה של החלטות, פריטי אקשן, וצעדים הבאים בצורה אוטומטית ברגע שמפגש מסתיים, במקום להסתמך על המי תוכר לקחת הערות באותו יום.

כמה ממשקים בעקביות שיפור ניהול ידע משותף:

**הקלט במקום להסתמך על מחזיק הערות אחד.** הקלטה זוגה עם סיכום שנוצר על ידי בינה מלאכותית אומר spiget של מפגש לא תלוי על כמה attentive או מהיר כתב יד של אדם אחד היה באותו יום.

**מרכז מפגש, מסמך, וידע הקלטה במקום חיפוש אחד.** אם פריטי אקשן חיים בחברה צ'אט, החלטות חיות בדוא"ל, וההקלטה חיים בכלי נפרד, לא אחד חיפוש של אדם בעצם על פני כל מה relevant.

**הקצה פריטי אקשן בביטחון, בכתב, בסוף כל מפגש.** התחייבויות בדומה ("מישהו צריך להסתכל על זה") להיעלם. התחייבויות שנקבעו עם ערה מצורפת קבל הם עקבו על.

**עשה את spiget ניתן לחיפוש על ידי כל אחד בצוות, לא רק האדם שלקח הערות.** מערכה ניהול ידע החיה בפנקס יומן אישי של אדם אחד היא נקודת כשל אחת.

ממשקים אלה חשוב כמו לצוות של שניים כמו אחד לעשרים; כשל הדפוסים זהים, רק יותר לאט להופיע בקבוצה קטנה יותר.

יישום שיטות הטובות ביותר לניהול ידע לא דורש shaping כל מערכה בבת אחת. התשיש ההדרגתי, מתמקד בממנה מקור מידע הגבוה ביותר שלך ראשון, sticks הרבה יותר טוב מאשר rebuild שיא שקורס תחת עלות ההקמה שלה.