通話記録：構成、クリーンアップ、活用方法

通話記録は、単に通話のテキスト版です：誰が何を言ったか、順序通りに、通常は名前またはラベルが付けられた発言者に属しています。通話記録は、通話そのもの（音声またはビデオファイル）とは異なり、会議議事録とも異なります。会議議事録は決定と成果をまとめたもので、言われたことを一言一句記録しません。

ほとんどの記録は2つのカテゴリのいずれかに分類されます。逐語記録は、話された通りにすべてのフィラー単語、誤った開始、割り込みをそのまま保持します。これは、文言そのものが記録である場合に重要です：コンプライアンス通話、機密のクライアント会話、または後で直接引用されるもの。整理された記録はフィラー単語を削除し、中断された文を結合し、文字通りの正確性を交換可能性と交換します。

これは、基礎となる音声テキスト変換プロセスが同様である場合でも、構造化インタビューの記録や講演の記録と同じではありません。インタビュー記録は通常、固定された質問セットを中心に構築されます。講演記録は、ほとんどの長さで1人の発言者を持ちます。ビジネスまたはクライアント通話は、より実際の会話に近いです：前後の順番、割り込み、スクリプトに従わないトピック変更。インタビューを特別に記録している場合、インタビュー記録ソフトウェアに関するガイドには、代わりに何を探すべきかについてのカバーがあります。

使用可能な記録は、手作業で入力されたか自動生成されたかに関わらず、一貫した構造に従います。実際に使用できるものと、区別のつかないテキストの壁を分けるのは、4つの要素です。

生の記録は、ライブで入力されたか音声テキスト変換ソフトウェアによって生成されたかに関わらず、共有する前にほぼ常にクリーンアップが必要です。目標は、実際に重要なもの失わずにテキストを読みやすくすることです。

記録自体は、トゥードゥーリストではなく、記録です。それをメモとアクションアイテムに変えることは、通話終了後に何が起こるかを実際に変えるものであり、文言の整理整頓から別の演習です。

それを読み進めるにつれて、3つのカテゴリを分離することから始まります：下された決定、声に出された約束、そしてまだ答えが必要な未回答の質問。ほとんどの通話は、会話で出てきた順序で混在しているすべての3つを含みます。それらを分けることは、仕事の大部分です。

形式そのもののために、あなたがアクションアイテムを持つ構造化会議メモと同じように扱ってください：各アクションアイテムは所有者、1つが言及された場合は期限、そして正確な約束を数語で（漠然とした言い換えではなく）取得します。書かれた記録から作業することで、あなたが誰が意味したと思うものを再構築する代わりに、実際のラインを引用できるので、記憶から作業するよりも簡単になります。

あなたがそれを生成する前に、あなたは通話を記録しなければなりません。そして記録規則は場所によって異なります。アメリカでは、一部の州は1人のパーティのみの同意が必要ですが、他の州ではすべての参加者の同意が必要です。ビジネス通話のための最も安全なデフォルトは、通話の開始時に通話が記録され、転写されることを述べて、継続する前に口頭で「はい」を取得することです。通話記録法の概要を参照して、要件が州と国ごとにどのように異なるかを確認してください。

米国外では、EUのGDPRは、参加者が識別可能である場合、通話記録とその記録を個人データとして扱います。つまり、それを保持する適法な根拠が必要であり、リクエスト時にそれを削除するプロセスが必要です。顧客のアカウント番号、健康情報、または支払い詳細を含む電話通話記録は、その他の機密記録と同じケアで処理する必要があります。それを必要とする人を超えて共有する前に、それをこすります。

実用的なベースライン：記録する前に明示的な同意を得て、より広い配布の前に機密の個人データを削除し、アクセス可能にする前にそれがアーカイブまたは削除される前に長期間存在するための保持期間を設定します。

Noleynは、ライブミーティングにボットを参加させる必要がなく、記録された通話を構造化された記録に変えます。これは、ビデオプラットフォームで行われない電話通話と対面会話に重要です。

オーディオファイルをアップロードするか、アプリで直接記録し、Noleynは発言者ラベルとタイムスタンプを自動的に生成します。そこから、AI概要は主要なポイントとアクションアイテムを引き出すため、実際に重要な2つの決定を見つけるために記録全体を読むために立ち往生していません。AI Q&Aアシスタントを使用すると、クライアントが価格に同意したことについて、記録に直接質問できます。自分でスクロールして見つけるのではなく。

記録、概要、アクションアイテムが同じノートブックに住んでいるため、記録された通話を共有可能なメモに変えることは、別の書き直しの代わりに1つのエクスポートを取ります。これは、それが起こった同じ日にクライアントまたは候補通話の結果をログインする必要があり、すでに言われたことを入力するのに別の20分を費やさない人に役立つです。

通話記録は、誰かが実際に後で使用する場合にのみ生成する価値があります。このガイドの構造、クリーンアップ、プライバシーの手順は、通話あたり数分余分にかかりますが、それらはフォルダ内に使用されていないものと、すべてのフォローアップ会話を短縮するものを分離しているものです。

次の予定通話から始めます：記録に同意を得て、発言者ラベルとタイムスタンプをキャプチャし、クイッククリーンアップパスを実行し、次の会議に移動する前にアクションアイテムを引き出します。この習慣が手一杯の呼び出しのために行われると、同じプロセスは営業通話、クライアントチェックイン、または候補インタビューを文書化しているかどうかに関わらず機能します。記録する通話からより多くの分析値を取得するためのテクニックについては、ビジネス通話分析技術に関するガイドをご覧ください。