スキップレベルミーティング テンプレート: アジェンダ、信頼構築、実行につながるフォローアップ
スキップレベルミーティングのテンプレート。アジェンダとフォーマット、信頼関係の構築方法、質問集、および直属マネージャーを差し置かない形での実行アイテムへの転換方法をカバーしています。
スキップレベルミーティングとは? 何を達成すべきか
スキップレベルミーティングは、マネージャーと2段階下のレベルの人との間の会話で、通常はその人の直属マネージャーは同席しません。副社長が個人貢献者と1対1で会う場合も、ディレクターが自分のマネージャーの部下の誰かと会う場合も、両方ともスキップレベルです。要点は中間のマネージャーを監査することではありません。組織にほとんど未処理のまま上層部に上がることのない人々の直接的な見方を聞くことです。
ギャラップの研究によると、個人の直属マネージャーは、チームがどのくらい熱心に取り組んでいるかの違いのおおよそ70%を占めています。これは、シニアリーダーがチームの実際の状態について知っていることすべてに1つのフィルタリングされた見方に頼ることができない理由です。
うまくいくと、スキップレベルはステータスレポートが決してもたらしないことを浮き出させます: チームが与えられた優先事項を理解しているかどうか、どこでプロセスが静かに壊れるのか、そして誰かの成長が支援されているのか、それとも単に想定されているのかどうか。悪くいくと、硬直した一般的なQ&A、またはマネージャーとチーム間の信頼を傷つけるバックチャネルになります。違いはほぼ常に、その背後に繰り返し可能な構造があるかどうかに帰着します。会議を実行しているリーダーがどのくらい好感度があるかではなく。
ギャラップによると、個人の直属マネージャーはチームの熱意の違いのおおよそ70%を占めており、これが単一のフィルタリングされた見方に頼ることがリスキーな理由です。
毎回再利用できるスキップレベルミーティングテンプレートをどのように構築しますか?
ここでの価値は、利頭から来るのではなく、一貫性から来ます。同じ予測可能な形式が毎回使用されることで、誰かが何がテストされているかを推測しようとするのではなく、会話にリラックスできます。
- 1
定期的な間隔を設定して守る
四半期ごと、または年に2回は安定したチームに適しています; 月次は再編成や荒れた時間に意味があります。会議を30〜40分にキャップして、審問のようになるのを防ぎます。
- 2
直属マネージャーに最初に伝える、毎回
その人のマネージャーにループを入れてから招待を送信し、調査的ではなく日常的なものとしてフレーミングします。この1つの習慣は、スキップレベルが引き起こす可能性がある信頼損傷のほとんどを防ぎます。
- 3
参加者に短い事前通知を与える
1日か2日前に、固いスクリプトではなく、一般的なトピックを共有して、不意打ちではなく、準備ができて会議に参加できるようにします。
- 4
同じ4部構成のスケルトンを再利用する
開始、コンテキスト確認、オープンディスカッション、終了要約。同じ順序、毎回、最初のスキップレベルであろうと15番目であろうと。
- 5
メモがどこに行くかを会議の前に決める
メモが非公開のままか、HRのみに行くか、または集計でマネージャーに戻されるかを事前に同意し、会話の開始時に大声で言ってください。
スキップレベルミーティングのアジェンダとフォーマットは何をカバーすべきですか?
スキップレベルミーティング形式は、1つの開放的で終わりのない時間ではなく、4つの短いブロックとしてうまく機能します。開放的に聞こえ、理論的には親切ですが、実際には実行が長く延びるか、10分の表面的な雑談と何もしませんが出ません。
同じ言葉で毎回なぜあなたが会っているのかを再述する2分間の開始で始めます。そうすれば、特別な機会に聞こえるのをやめます。5分間のコンテキストチェックに移動します。そこで、あなたが既に知っていること、現在のプロジェクト、最近の勝利、過去のノートからのすべてを述べます。その人が自分の仕事全体から最初から説明していません。時間の大部分である20〜25分を、あらかじめ準備された小さな質問セットによって駆動されるオープンディスカッションに費やします。5分で、フォローアップを計画している内容と次に何が起こるかをまとめてまとめます。
これは、ステークホルダー会議のアジェンダがどのように構築されるかという精神と似ています: ライブディスカッションが不要なものを素早く移動させ、実際の時間を実際に会話が必要な部分に費やします。スキップレベルはステークホルダーのグループから1人に観客を絞り、彼らが時間から必要とする非常に異なるセットの事柄になります。
信頼を構築し、過去のノートから証拠を使用するにはどうしますか?
人々は、2つのことを信じるまで、スキップレベルで率直なことを何も言いません: 会話は実際に機密であり、それがマネージャーをグレード付けするのに使用されていないことです。どちらも確立するために積極的な仕事が必要です。また、どちらも単一のミスを生き残りません。
SHRMは指摘しており、よく実行されたスキップレベルは評価ではなく洞察の収集に焦点を当てていること、および従業員の62%がシニアリーダーが彼らの入力を積極的に求めている場合により熱心になると言います。これは、その人が何を言っているかが、彼らやマネージャーを傷つけることはないと信じている場合にのみ成り立ちます。
SHRMによると、従業員の62%がシニアリーダーが彼らのインプットを積極的に求めている場合により熱心になると言いますが、そのインプットが本当の機密性で処理される場合にのみです。
- 1
目的を平易に、大声で述べる、毎回
"これはあなたが座る場所からどのように物事がどのように見えるかを理解するためであり、あなたやあなたのマネージャーのレビューではありません。" 繰り返されているように感じても言ってください; 繰り返しはそれを信じさせるものです。
- 2
機密を約束し、実際にそれを守る
何か特定がこの会話に戻されたら、誰も再びあなたに何でも言わないでしょう。そして、チームで言葉が速く移動します。
- 3
あなたが既に知っていることをレビューしてきました
座る前に、過去の会議のメモ、最近のプロジェクト更新、または最後のスキップレベルのフォローアップを引き出してください。コンテキストで歩むことは、あなたが注意を払っていることを示し、冷たいスタートではありません。
- 4
誰かに直接マネージャーを評価するよう求めることを避ける
"あなたのマネージャーがあなたが最善を尽くすのを助けるために何をしていますか?" 正直で有用な答えを取得します。 代わりにクリティークとしてそれをフレーミングすることは、通常、保護された答えを取得します。
- 5
部屋で何かに反応したり、何かにコミットしたりしない
完全にリッスンし、メモを取り、それを使って後で何をするかを決めてください。ライブでの反応は、誰かが率直になることを後悔させることができます。
スキップレベルミーティングのアンケートに何が入るべきですか?
良いスキップレベルミーティングアンケートは、逐語的に読むための固定スクリプトではありません。それは、カテゴリーによって組織された一連のプロンプトであり、チェックリストを処理する代わりに、その人と瞬間に合った2つまたは3つを選ぶことができます。
- 1
ロールと優先事項
"このクォーターで何が期待されているか知っていますか? そして、それはあなたが実際に時間を過ごしているかと一致していますか?" ステータス更新には表示されない位置合わせを浮き出させます。
- 2
チームの健康とプロセス
"リーダーシップが見ていない可能性のあるあなたのチームを遅くしているのは何ですか?" しばしば、誰も旗を立てていないボトルネックを明らかにします。それ自体でエスカレートするにはあまりにも小さく感じるから。
- 3
マネージャー関係、ポジティブにフレーミング
"あなたのマネージャーがあなたが最善を尽くすのを助けるために何をしていますか?" 本当の答えを取得します。 代わりにクリティークとしてそれをフレーミングすることは、通常、保護された答えを取得します。
- 4
成長とキャリア
"今から1年後にもっと使いたいと思うスキルは何ですか?" は、忙しい直属マネージャーが時間を持っていない可能性がある開発についての会話を開きます。
- 5
オープンドア
"私が聞くべきだったことについて尋ねていないのは何ですか?" は、ほぼ毎回で終わる価値があります。スキップレベルの最良の情報は、あなたが尋ねることを考えていなかった質問からしばしば来ます。
事前に送ることができるコピー可能なスキップレベルアジェンダ
スキップレベルミーティングの会話のためのテンプレートが毎回最初からそれを再構築することなく再利用できる場合は、以下の構造をコピーして、独自の質問を交換してください。
SKIP-LEVEL MEETING TEMPLATE
目的: [名前]の座る場所からどのように仕事と優先事項がどのように見えるかを理解します。彼らのレビューでも、彼らのマネージャーのレビューでもありません。
会議前: [マネージャーの名前]にこれが起こっている理由を伝えてください。最近のプロジェクト更新と最後のスキップレベルからのメモをレビューしてください。スクリプトではなく、一般的なトピックを使用して、[名前]に短い事前通知を送信します。
アジェンダ (30-40分): - 開始 (2分): 目的と機密性を再述べます。 - コンテキストチェック (5分): あなたが既に知っていることを共有して、彼らはゼロから始めていません。 - オープンディスカッション (20-25分): ロール、チームの健康、マネージャー関係、成長カテゴリーから2つまたは3つの質問。 - 終了 (5分): あなたが聞いたことと、何かが起こるかをまとめてまとめます。
ノートテンプレート: レビュー済みコンテキスト / 彼らが言ったこと / 何 (許可で) マネージャーに戻るか / 私のフォローアップと所有者。
会議後: ノートを1日以内に書き出します。マネージャーと集計で何が適切かを共有するかを決定してください。[名前]を何かにコミットしたことで閉じます。
レコーディング時: 会話を記録する予定がある場合は、開始する前に明示的に言ってください。告知されていないレコーディングは、この会議が依存する正確な信頼を損なわせます。多くのマネージャーは、代わりにすぐ数行入力し、その後、AI会議ミニッツやAI Q&Aアシスタントを使用して、次のスキップレベルの前に過去のスキップレベルで何が言われたかを引き出すことを好みます。そのため、上記のアジェンダでコンテキストチェックはメモリ運動ではなく数分かかります。
マネージャーを差し置かずに、ディスカッションを実行アイテムに変えるにはどうしますか?
スキップレベルプログラムを台無しにする最速の方法は、直属マネージャーをループせずに聞いたことに行動することです。Management Centerのガイダンスはスキップレベルについて、彼らが間違っていく最も一般的な方法の1つを正確に指します: マネージャーが事実の後の変更または決定について知る場合、意図が良くても、信頼の不足を示しています。
スキップレベルミーティングが悪い方法の1つは、マネージャーが事実の後の変更について知る場合です。これは、良い意図であっても、信頼の不足を示しています。
- 1
1日以内に独自のフォローアップメモを書く
会話が新鮮な間に、メモリが詳細をぼかし始める前に、聞いたことをテーマ、具体的な事実、および何かが必要なアクションに分離します。
- 2
あなた向けのものとマネージャー向けのものを分類する
ほとんどのことが何が出てくるかは、あなたがリードする方法を知らせるべきですが、リレーされていません。マネージャーが行動する必要があるテーマのみを渡し、レポートの知識に基づいてのみ。
- 3
逐語的引用ではなく、テーマを共有する
"何人かはこのスプリントで不明確な優先事項を述べた"ソースを保護します。具体的なコメントをマネージャーに戻すことは、無意識にも、めったに行いません。
- 4
実際のコミットメントを所有者と日付を持つアクションアイテムに変える
あなたが何かを調査すると言ったら、それは[会議フォローアップ](/blog/meeting-follow-up)に関するガイドでカバーされている同じ規律である、名前と期限を添付する必要があります。または、それは静かに消えます。
- 5
あなたが会った人で輪を閉じる
しばらくしてからの短いメモ、偶然にも"あなたが話し合ったことのフォローアップ、ここに何が変わったか"は、誰かが次のスキップレベルで率直になることが価値があると信じるようにします。
スキップレベルミーティングテンプレートを定期的なリズムの一部にする
単一のよく実行されたスキップレベルは、信頼のビットを構築します。四半期ごとに定期的に使用される反復可能な形式は、実際にチームがリーダーシップをどのように経験するかを変えます。彼らは、上司のマネージャーが定期的にスケジュールで聞いていることとフォローアップが付いていることを期待するようになります。
この持続可能な習慣は、より長い会議やより長いアンケートではなく、各回毎に冷たいスタートの代わりにコンテキストを前方に持ち運ぶことです。過去のメモを1つの検索可能な場所に保つことで、定期的なキャッチアップテンプレートが通常の1:1に対してどのように機能するかと似ています。次のスキップレベルの開始時にコンテキストチェックは、ぎこちない要約の代わりに2分かかります。これは、スキップレベルミーティングテンプレートが、最初よりも2番目と3番目に使用する方が重要である理由です。各ラウンドはそれを置き換える代わりに既にあなたが知っていることに追加します。