ステークホルダー会議：実施するための実践ガイド

ステークホルダー会議は、プロジェクトに利害関係はあるが、日々の作業を必ずしも行っていない人々が、物事がどの段階にあり、自分たちのインプットが何を必要としているかについて認識を合わせるために存在します。これは、作業に資金を提供するスポンサー、結果の影響を受けるチームを持つ部門長、スコープに署名する必要があるクライアント、または予算変更を承認する必要がある経営幹部を意味する可能性があります。

目的は、ワーキングセッションとは異なります。ワーキングセッションは、チームが一緒に問題を解決する場です。ステークホルダー会議は、チームがステークホルダーが実際に知る必要があることを明らかにする場です。計画に対するステータス、承認が必要な決定、彼らの領域に影響を与えるリスク、そしてプロジェクトが何かを返す必要があるもともとの依存関係です。

ステークホルダー会議を一般的なチームミーティングのように扱うことは、双方の沮喪の最も一般的な原因です。ステークホルダーは、自分たちに関係のない詳細を通して座ったような感覚を残し、プロジェクトチームは実際に必要とした特定の決定や承認なしに残ります。よく実行されたステークホルダー会議は、ワーキングセッションよりも意図的に狭く、この特定のオーディエンスが重みを置く必要があるもの中心に構築されています。

ステークホルダー会議における最大の間違いは招待リストです。礼儀または注意深さから、プロジェクトと緩やかに関わっている全員を招待すると、決定を下すには大きすぎ、特定の人には役立たない会議になります。

ステークホルダー会議のアジェンダは、プロジェクトチームが行ってきたすべてのタイムラインリストではなく、ステークホルダーが行動する必要があることを中心に構築すべきです。事前に事前読書を含めて送信して、会議時間は人々をキャッチアップするのではなく、議論と決定に費やされます。

信頼性の高い構造は、順序に応じて4つのことをカバーしています：プロジェクトが計画に対してどこに立っているか、今日yes または noが必要な決定、ステークホルダーの領域に触れるリスクまたはブロッカー、そしてプロジェクトが会議室の誰かから何かを待っている依存関係です。ステータスを短く保つことは思われるよりも重要です。大声で読むのに15分かかるステータス更新は、会議時間が実際の会話を必要とする部分に残されるように、会議前に書き込みサマリーとして送信されるほうが良いです。

チームがプロジェクト開始前にキックオフを実施した場合、プロジェクトキックオフ会議アジェンダテンプレートに関する私たちのガイドでは、最初の会議から期待、役割、リスク所有権を設定する方法を説明しており、これにより、基本的なルールがすでに確立されているため、後のステークホルダー会議がはるかに実行しやすくなります。

ステークホルダー会議の価値は、ほぼ完全に、会話自体ではなく、その後に何が捉えられるかに左右されます。言葉で下された決定は、プレーンラングで書き下ろされなかったが、一週間以内に異なる人によって異なる方法で記憶される傾向があり、これはまさにステークホルダー会議が防ぐはずのミスアライメントの種類です。

最も信頼性の高いアプローチは、1つの継続的な物語を書く代わりに、ノートを取るときに3つのカテゴリを分離することです。決定は、実行されたステートメント、例えば「3月14日に発売日を移動することを承認した」ではなく、「発売日を移動する可能性について議論した」ではなく、書かれるべきです。リスクは、何が悪くなる可能性があるか、そして誰がそれを監視するかを命名する必要があります。依存関係は、正確に何が必要か、誰から、そして何時までかを命名する必要があります。

これは、会議を記録することが記録の品質を変える場所です。Noleynはステークホルダー会議を直接記録することができます。また、オーディオファイルをアップロードしたり、後で録音をインポートしたりすることができます。このツールは、議論を結果から分離するAIサマリーを生成します。議論に参加しながら決定を正確に書き下ろそうとしている1人の人の代わりに、トランスクリプトがチェックされるべき場所にあり、AI Q&Aアシスタントにより、誰でも「発売日について何を決定したか」のような質問をして、トランスクリプトをスクロールするのではなく直接答えを得ることができます。

ステークホルダー会議のフォローアップノートは、会議を見逃したステークホルダーが2分で読むことができ、何が起こったかを正確に知ることができるほど短いはずです。これは、ノートを完全なトランスクリプトに変える衝動に抵抗し、代わりに会議の結果として何が変わったかを中心に構造を整えることを意味します。

週1回または隔週で行われるステークホルダー会議は、突然ではなく、段階的に価値を失う傾向があります。アジェンダはより曖昧になり、同じオープンアイテムは見える進捗なく再表示されます。そしてステークホルダーは、会議が参加者の時間の価値がなくなったという通常の兆候である代わりの代理人を送り始めます。

実行中に最も機能する修正は、新しいビジネスに進む前に、前回のアウトカムとアクションアイテムをレビューして、定期的なステークホルダー会議をすべて開始することです。これは2～3分かかり、決定が最後に実際に機能したかどうかを明確にするため、ほぼ他のすべてよりも会議をアカウント可能にします。

Noleynでは、過去の会議議事録とアクションアイテムは保存され、検索可能なため、3週間前に決定されたことを引き出すのは、メールやチャット履歴を掘り下げるのではなく数秒かかります。ステークホルダー会議がより広い販売またはクライアント関係の一部である場合、販売会議を実施する方法に関する私たちのガイドは、その文脈に適応した同様の構造をカバーしています。そして、ステークホルダーの一部がリモートで参加している場合、仮想会議のエチケットは価値がありますが、ステークホルダー会議はまさに散漫または消音のパーティクルが後で実際の混乱を引き起こす可能性がある設定です。

会議室に適切な人々がいるステークホルダー会議では、いくつかのパターンが繰り返し表示されます。それらを認識することは、通常、それらを避けるのに十分です。

最初は、会議を意思決定セッションではなくステータス報告として扱うことです。アジェンダ上のすべてが実際にステークホルダーのインプットを必要としない場合、会議招待の代わりに書き込み更新に属する可能性があります。2番目は、この特定のオーディエンスが必要とするのではなく、すべてをカバーするようにアジェンダを拡大させることです。3番目は、各アジェンダ項目の意思決定者を命名することに失敗することです。これにより、トピックが実際に閉じられることなく長さで議論されます。4番目、そして最も下流のダメージを引き起こすものは、何が決定されたかを記憶またはスキャッターされた個人的なノートに依存することです。すべての人に送られる1つの合意記録ではなく。

ステークホルダー会議用の再利用可能なアジェンダテンプレートを構築し、それを自動的なAI会議議事録と組み合わせることで、議論を決定、リスク、アクションアイテムに変え、会議自体に追加の作業を追加せずに、これらの失敗ポイントのほとんどを削除します。会議が終了した後に何が起こるかについてより深く掘り下げるために、会議フォローアップに関する私たちのガイドは、捉えたノートを完了した作業に変える方法を説明しています。