バーチャルミーティングエチケット：リモート会議をより円滑に進めるための完全ガイド

リモートおよびハイブリッドワークにより、ビデオ会議は時折の便利さから、ほとんどのチームのデフォルト通信方法へと変わりました。今、人々は実際の会議室で過ごすよりも多くの時間をカメラの前で過ごす可能性がありますが、ビデオ会議での振る舞い方についての規範は、対面会議のそれほど確立されていません。

このギャップが摩擦を生み出します。ミュートして複数タスクをしている人は、完全に集中している同僚には無関心に見えます。説明なく5分遅刻して参加する人は、遅延が避けられなかったとしても無礼に見えます。これは通常、故意ではなく、ビデオ会議が、体言語や目線接触など、通常、部屋での振る舞いを導く小さな社会的手がかりを除き去ることで起こります。

バーチャルミーティングエチケットはそのギャップを埋めます。チームが会議をどう進めるべきかについての共有された基準を与えるため、誰もカメラで昼食を食べることが許容されるかどうか、またはホストが参加者のビデオをオフに保つことを気にするかどうかを推測する必要がありません。これらの規範に同意するチームは、それらを会議中に交渉する時間を短縮し、実際の仕事をする時間を増やします。

クライアント、候補者、または直接のチーム外の人々との会議では、賭け金が増えます。だらしない内部スタンドアップは許容されます。だらしないクライアントピッチ会議はそうではありません。バーチャルミーティングエチケットの基礎を一度学ぶことは、高リスクの設定でそれらについて二度と考える必要がないことを意味します。

対面会議が決して持たなかったスケールの問題もあります。会議室は物理的に何回の会議が起こるかをしたがいを制限し、1つに何人が入ることができるか。会議室に満ちたビデオリンクのカレンダーはそのような上限を持っていません。チームは通常、単一の日に5〜6個のビデオ会議をスタック化し、それらの間にリセットするための移動時間がありません。その種の負荷の下で、気を散らしている参加者や10分以上実行される会議のような小さなエチケット欠陥は、隔離された煩わしさを止めて、完全に予約されたにもかかわらず生産性がないように見える日に合成し始めます。個々の会議で基本を正しく理解することは、チームが実際に制御できる数少ないレバーの1つです。

ほとんどのバーチャルミーティングエチケットのアドバイスは、企業や業界に関係なくほぼ全てのリモート会議に適用される習慣の短いリストに要約されます。これらは、会議が悪く進んだ後のみを思い出すのではなく、個人的なルーチンに変えるための価値のあるものです。

これらの習慣は、特別なツールや訓練を必要としません。一貫した練習の1〜2週間以内に自動的になるのに十分小さく、見返りはすぐに会議がすべての関係者にどのようにスムーズに感じるか、それらを適用するだけの人ではなく表示されます。

良いバーチャルミーティングエチケットは、呼び出しが始まる前に開始されます。リモート会議に関連付けられている摩擦のほとんど、不安定な接続や不明確なアジェンダのように、少量のセットアップで予防可能です。

準備は完璧主義についてではありません。それは、実際の会話が中断なく起こるように、回避可能な問題を取り除くことについてです。ホストが最初の5分をスクリーン共有のトラブルシューティングに費やす会議、または適切なドキュメントを探す場合、すでに全員が設定した時間の意味のあるチャンクを失いました、そしてその失われた時間は会議の後半で滅多に取り戻されません。以下の習慣は合計で数分かかりますが、仮想会議が粗く開始される最も一般的な方法を一貫して防ぎます。

バーチャルミーティングエチケットのコアルールを理解している人でさえ、会議を静かに損なわせるいくつかの習慣に陥ります。これらの失敗は直接呼び出されることはめったにないため、正確にそれらが持続する理由です。

カメラ付きマルチタスク。 ビデオがアクティブな間、メールをチェックまたは誰か他の人にメッセージを送信することは、ほとんどの人が実現するより目立ちます。目の動き、遅延応答、およびタイピング音はすべて、グループの残りの部分にあなたが完全に存在していないことを示しています。通話が本当に完全な注意を必要としない場合、より正直な動きは、関与を実行しながら他に何かをしているのではなく、カメラをオフにしています。

ラグのため割り込む。 半秒のオーディオ遅延により、誰かが文を終える直前に話し始めるのが簡単になります。修正は、全体的に話すのをやめることではなく、特に3人以上の参加者がいる会議では、応答する前に短い一時停止を作成することです。多くのクロストークで会議に、いくつかのチームは、飛び込む前に人の名前を言う非公式な習慣を採用し、2人が一度に始める混乱をはるかに効果的に切り抜けます。

コンテキストなしでカメラをオフのままにしておく。 カメラをオフに保つのは、ビデオをオフのままにしておく正当な理由があります。貧しい接続または共有スペースのような。エチケットの問題はカメラがオフであることではありません。それについて何も言わないことはグループの残りを、あなたが実際に注意を払っているかどうかを推測するままにしておきます。

不平等な空中アクセス権のある通話で会話を支配する。 ビデオ会議により、話すつもりの意思を示す身体言語がある対面の部屋と比較して、より静かな参加者が飛び込むのがより困難です。ホストと頻繁なスピーカーは、全員が会話への平等なアクセス権があると仮定するのではなく、積極的に空間を作成する必要があります。

フォローアップをスキップする。 後でサマリーまたはアクションアイテムのない会議は、全体的な通話をその後で選択可能に感じさせます。これは会議が終わった後に起こるため、最も一般的なバーチャルミーティングエチケットの失敗の1つです。それは注意が他の場所に移動している場合。このギャップを修正するより詳細な情報については、会議フォローアップのガイドを参照してください。

タイムゾーンを確認せずにスケジューリング。 1つのチームの午前9時に着地する会議は、別のチームの午後11時に着地する可能性があります。招待を送信する際に自分の現地時間をデフォルトにし、他の参加者が実際にどこにいるかをちらっと見ずに、分散チームのスケジュールが考慮されなかったことを示す最も迅速な方法の1つです。ほとんどのカレンダーツールは複数のタイムゾーンを自動的に表示します。送信を打つ前にその機能を使用することは数秒かかり、本当に悪い第一印象を避けます。

提示中にチャットを無視する。 誰かがスクリーンを共有したり、デモをウォークスルーしているとき、彼らはしばしば質問や修正でスタック化しているチャットメッセージを見ることができません。参加者はチャットに注記をドロップし、プレゼンターはそれらを見ません。プレゼンターの注意が他の場所にあるため。より長いプレゼンテーション中にチャットを監視する誰かを割り当てるか、定期的にそれをチェックすることで、このギャップを閉じます。

バーチャルミーティングエチケットの最も看過されている部分の1つは、通話が終わった後に起こることです。チームは、ミュート、カメラ、タイミングに関する全てのルールにナイルすることができますが、誰もが何が決定されたかを書き落とさない場合、会議の価値を損なわせる可能性があります。Notelynは会議の方程式のその半分を処理するため、参加者は通話中に存在することに焦点を合わせることができます。

メモ取りとこのガイドで説明されているエチケットの問題の間には直接的な接続があります。通話中に注記を入力する人は、手がかりを逃したり、誰かに自分自身を繰り返すように頼んだり、追いつこうとしている間に気を散らしているように見える可能性が最も高い人です。この仕事をヒューマン参加者から削除することは、単により良いドキュメンテーションを生成するだけではありません。そのエチケットが最初に分解される構造的な理由の1つを削除します。

ホストは、仮想会議がどのように展開されるかについて、個々の参加者よりも多くの責任を負っています。うまく実行された通話は、ホストが誰もが参加する前に行う決定に大きく依存しています。

最初の責任は、招待リストを意図的に保つことです。そこにいる必要のない人を追加することは、時間を浪費し、呼び出しを管理するのを難しくします。小さな、目的のあるグループは、参加者の半分が受動的にリッスンしている大きなものよりも、より良い議論を生成する傾向があります。

2番目は、事前に期待を設定することです。招待について、カメラが期待されているかどうか、通話が記録されるかどうか、会議の目標が何であるかについての簡潔なメモは、そうでなければライブで解決する必要があるあいまいさを削除します。期待が何であるかを知る参加者は、その場で調整するのではなく準備ができて表示されます。

通話中、良いホストは床を積極的に管理します。これは1人が会話を支配している場合を気付く、より静かな参加者に直接の質問で描くこと、そしてそれが議題から漂流する場合、議論をトラックに戻すことを意味します。これは重いハンドルである必要はなく、タイミングの良い「それに戻ってこよう」または「あなたは何を考えますか、[名前]？」ほとんどの仕事をしません。

最後に、ホストは通常、フォローアップが起こることを確認する責任があります。これは、サマリーメール、フォーマットされた分、またはアクションアイテムを持つ共有ドキュメント、誰かがそれを所有する必要があり、デフォルトではその責任は会議を呼んだ誰かに落ちます。特定の会議タイプをうまく実行するための詳細については、営業会議の実施方法のガイドを参照してください。

参加者は、この責任のより軽いながらまだ意味のあるバージョンを持っています。すでに読まれた議題で表示される、ホストが要求したことと一致するカメラの習慣、および適切な瞬間に保存された質問はすべて、ホストがそれを保つために必要な作業の量を減らします。繰り返し会議の場合特に、すべての参加者がこれらの基本を内部化しているチーム、誰がそれを実行しているかからはるかに少ない積極的な管理が必要です。これにより、ホストはそれを和らげるだけではなく、実際に議論に貢献することができます。

バーチャルミーティングエチケットは、各人が独立して把握しているのではなく、共有チームの規範である場合に最適に機能します。グループの半分がデフォルトでミュートし、半分がしない、またはある人々がカメラをオンに期待し、他のカメラがオフに期待しているチームは、すべての呼び出しで同じ小さな摩擦を交渉することになります。

修正は、誰も読まない長い書かれたポリシーではありません。短く、同意された期待のセット、一度共有され、時々参照されて、正式なドキュメントが共有のドライブに埋もれているよりも振る舞いを形作るのに多くを行います。ビデオ通話の規範を直接議論するチーム、簡潔であっても、それについて話したことのないチームより目立つほどスムーズな会議を持つ傾向があります。

良いバーチャルミーティングエチケットの他の半分は、うまく実行されたコールに入れられた努力が、それが終わる直前に消えないことを確認しています。チームがミュートを適切に行い、時間通りにとどまり、全員に話す余地を与えているが、その後、何が決定されたかを書き落とさないチームは、会議の大部分の価値を失ったままです。Notelynのようなツールは、記録を自動的にトランスクリプト、サマリー、フォーマットされた分に変えることでギャップを閉じるため、通話中に示されるタイミングは、その後に起こることに持ち込まれます。

バーチャルミーティングエチケットを正しく取得することは、厳密なチェックリストに従うことについてではありません。それは、ビデオコールが人々が通常頼る手がかりを除き去ること、そしてカメラの両側でその文脈を戻すような小さな習慣を構築することを認識することについてです。Notelynが広いミーティングワークフロー内にどのように適合しているかを見るには、最高のAIミーティングノートテーカーガイドをチェックするか、ミーティング分機能を直接探索してください。

これはいつ夜に起こるわけではなく、チームは全ての呼び出しを正しくしません。重要なことは、会議がドリフト始める場合、誰かが誰かを話しかぶる、またはフォローアップが起こらない場合、参照する共有参照ポイントを持つことです。バーチャルミーティングエチケットを、チームの規範として取り扱う方法を扱ってください：時々それを再訪し、チームが成長するにつれて調整するか、それがどのように機能するか、そして単一の会議がそれについてそれを修正することを期待しません。リモートワークを形成するために数ヶ月かかりました。最も多くのビデオコールから出てくるチームは、通常、その会議を続けているものです。一度持ってそれから先に進んだものではなく。