Zoom AI 회의록 작성 도구: 기본 제공 기능과 실제로 필요한 것

Zoom에 AI 회의록 작성 도구가 있는지 묻는다면, 짧게 답해 “네, 조건이 있습니다”입니다.

Zoom은 2023년부터 유료 요금제에 AI Companion(이전 명칭 Zoom IQ)을 도입했습니다. 별도 구독이 필요한 플랫폼 AI 업그레이드와 달리, AI Companion은 Zoom Pro, Business, Business Plus, Enterprise 요금제에 추가 비용 없이 포함됩니다. 이는 중요한 차이입니다. Teams에서 Microsoft 365 Copilot을 사용할 때처럼 별도로 비용을 낼 필요가 없습니다.

하지만 요금제에 포함되어 있다고 자동으로 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 회의 참가자가 AI 회의 요약을 사용하려면 먼저 Zoom 계정 관리자가 계정 설정에서 AI Companion을 활성화해야 합니다. 회사에서 관리하는 Zoom 계정이라면, 이 기능을 사용할 수 있는지는 IT 또는 운영팀이 승인했는지에 전적으로 달려 있습니다. 개인 Pro 요금제를 사용하는 경우에는 직접 AI Companion을 활성화할 수 있습니다. Zoom 무료 요금제에는 AI Companion 기능이 전혀 포함되지 않습니다.

활성화한 뒤에도 Zoom AI 회의록 작성 도구의 적용 범위는 정해져 있습니다. 사용자가 주최한 회의나 주최자가 이 기능을 활성화한 회의의 회의록을 생성합니다. 다른 사람이 주최한 Zoom 통화에 참가했는데 그 사람이 AI Companion을 활성화하지 않았다면, 본인의 요금제와 관계없이 해당 회의의 AI 요약을 받을 수 없습니다.

AI Companion을 활성화하면 회의 진행 과정에 여러 단계의 AI 지원 기능이 추가됩니다. 실제로 제공되는 기능은 다음과 같습니다.

대부분의 유료 Zoom 요금제에 포함된 기능이지만, AI Companion을 주요 기록 도구로 사용하기 전에 알아둘 만한 제약이 여러 가지 있습니다.

첫째는 관리자 승인에 의존한다는 점입니다. 모든 Business 또는 Enterprise Zoom 계정에서는 개별 사용자가 이용하기 전에 계정 수준에서 AI Companion을 활성화해야 합니다. 조직에서 이 기능을 켜지 않았다면 기능이 표시되지 않으며, 사용자가 직접 설정을 바꿀 수도 없습니다.

둘째는 회의 주최자 중심으로 설계되었다는 점입니다. AI 회의 요약은 주최자가 AI Companion을 활성화한 회의에서만 생성됩니다. 고객, 파트너, 공급업체의 Zoom 계정으로 주최되는 외부 통화에 자주 참여한다면, Zoom을 통해 해당 대화의 AI 요약을 받을 수 없습니다.

셋째, 정확도가 달라질 수 있습니다. AI Companion은 오디오가 선명하고 표준적인 비즈니스 영어를 사용하는 경우에는 잘 처리합니다. 전문 용어가 많거나, 영어가 모국어가 아닌 사람이 여럿 있거나, 배경 소음이 큰 회의에서는 요약 품질이 떨어집니다. 대화록은 나중에 항상 편집할 수 있는 것도 아니어서, 원문 텍스트의 오류가 요약에도 이어질 수 있습니다.

마지막으로 Zoom AI Companion은 Zoom 회의에서만 작동합니다. 팀에서 Zoom, Microsoft Teams, Google Meet을 함께 사용한다면 Zoom이 아닌 통화의 회의록은 시스템에서 전혀 처리되지 않습니다. Teams 녹화본을 Zoom AI Companion에 넣어 같은 결과물을 얻을 방법도 없습니다.

Zoom 기본 도구를 사용할지 서드파티 회의록 작성 도구를 쓸지는 관리자가 AI Companion을 활성화했는지, Zoom이 아닌 통화의 회의록도 필요한지, 회의가 끝난 뒤 회의록으로 어떤 작업을 하고 싶은지에 따라 달라집니다.

Otter.ai, Fireflies.ai, tl;dv 같은 봇 기반 도구는 이름이 표시된 참가자로 Zoom 통화에 들어옵니다. 회의에 참석한 다른 사람들도 참가자 목록에서 봇을 볼 수 있어, 일부 고객이나 인터뷰 대상자는 이를 불편하게 느낄 수 있습니다. 또한 Zoom에서는 호스트가 서드파티 앱의 통화 참여를 허용해야 하며, 모든 호스트가 이를 허용하는 것은 아닙니다.

Notelyn은 다른 방식을 사용합니다. 통화가 끝난 뒤 Zoom 녹화본을 업로드하면 됩니다. 회의에 봇이 참여하지 않고, 관리자 설정을 구성할 필요도 없으며, 통화 중에 보이는 참가자도 없습니다. 대화 중 AI 도구가 함께 있다는 사실을 안내받지 못한 외부 연락처가 회의에 참석하는 경우 특히 유용합니다.

Zoom 회의를 녹화하지만 AI Companion이 활성화되어 있지 않거나, 기본 요약 이상의 회의록이 필요한 사용자에게 Notelyn은 실용적인 대안입니다.

Notelyn은 실시간 통화가 아니라 녹화본을 처리합니다. 평소처럼 Zoom 회의를 녹화한 다음 파일을 업로드하거나 녹화 링크를 Notelyn에 붙여 넣으면 됩니다. 몇 분 안에 전체 대화록과 주요 결정 및 논의 사항을 정리한 구조화된 요약을 받을 수 있으며, 회의 내용에 대해 일상적인 표현으로 후속 질문도 할 수 있습니다.

Notelyn은 녹화본을 처리하므로 다른 플랫폼의 콘텐츠도 지원합니다. Teams 녹화본, Google Meet 파일, 전화 통화 오디오 녹음도 모두 같은 작업 흐름으로 처리할 수 있습니다. 결과물은 여러 앱에 흩어지는 대신 검색 가능한 한곳에 모입니다.

적합한 도구는 기능이 가장 많은지보다 실제 회의가 어떻게 진행되는지에 더 크게 좌우됩니다. 다음 상황을 참고해 자신에게 가장 잘 맞는 도구를 찾아보세요.

Zoom AI 회의록 작성 도구는 원격 근무의 실질적인 불편을 덜어 줍니다. 누군가는 대화에 참여하는 동시에 늘 메모까지 해야 한다는 점입니다. Zoom 기본 AI Companion이든 녹화본을 처리하는 독립형 도구든 결과는 같습니다. 회의가 끝난 뒤 흩어진 글머리 기호만 적힌 페이지나 아무것도 없는 상태가 아니라, 체계적인 문서를 얻을 수 있습니다.

유료 Zoom 요금제를 사용하는 사람이라면 Zoom AI Companion이 가장 쉽게 시작할 수 있는 방법입니다. 계정 관리자가 기능을 활성화했는지 확인하고, 활성화되어 있다면 다음 회의 전에 켜 두세요. 직접 주최하지 않는 외부 통화, Zoom 외 플랫폼, 원하는 시간에 녹화본을 검토해야 하는 상황 등 모든 예외 상황을 처리하지는 못하지만, 추가 비용 없이 일반적인 상황을 잘 지원합니다.

이 범위를 벗어나는 경우 Notelyn의 업로드 작업 흐름이 새 인프라나 봇 설정, 플랫폼별 구성을 요구하지 않고 부족한 부분을 채워 줍니다. 녹화본을 업로드하고, 요약을 받고, 대화 내용에 대해 질문하면 됩니다. 결국 꾸준히 사용하게 되는 Zoom AI 회의록 작성 도구는 기능 목록이 가장 긴 도구가 아니라 자신의 녹화 습관에 맞는 도구입니다.

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