Szablon raportu podziału: Co zawrzeć i jak go napisać

Szablon raportu podziału to ustalona struktura do przeglądu zdarzenia, fazy projektu lub incydentu zaraz po jego wystąpieniu, aby zespół mógł uchwycić co działało, co nie działało i dlaczego, podczas gdy szczegóły są jeszcze świeże. Format pochodzi z armii USA, która opracowała przegląd po działaniu jako sposób dla jednostek na przeprowadzenie debriefingu po szkoleniu lub operacjach bez czekania na formalny raport tygodnie później. Ta sama struktura pojawia się teraz dobrze poza wojskiem: zespoły programistyczne przeprowadzają to po incydencie, organizatorzy imprez po konferencji, organizacje pozarządowe po zbiórce pieniędzy, a zespoły projektów na koniec głównej fazy.

W swoim rdzeniu raport podziału odpowiada czterem pytaniom w kolejności: co miało się stać, co się faktycznie stało, dlaczego istniała luka między nimi i co zespół będzie robić inaczej następnym razem. Szablon po prostu upewnia się, że te cztery pytania są zadawane za każdym razem, w tej samej kolejności, zamiast przeglądu przechodzącego w ogólną rozmowę o tym, jak projekt się czuł.

Sam raport jest zwykle krótki, jedną do dwóch stron dla większości projektów, dłuższy tylko wtedy, gdy incydent spowodował rzeczywistą szkodę lub koszt. Długość nie jest celem. Celem jest dokument, który ktoś może otworzyć sześć miesięcy później i zrozumieć dokładnie, co się stało i co zespół postanowił z tym zrobić, bez konieczności śledzenia ludzi, którzy byli w pokoju.

Większość zespołów już rozmawia o tym, co poszło nie tak po zakończeniu projektu. Rozmowa odbywa się na korytarzu, w wątku na Slacku lub w pospieszynej pięciominutówce na koniec spotkania, które już się ciągnęło. Nic z tego nie zostaje zapisane w formie, którą ktoś może znaleźć później, więc ten sam błąd pojawia się ponownie w następnym projekcie, a zespół ponownie uczy się lekcji, za którą już raz zapłacił.

Szablon raportu podziału naprawia to, zmuszając do dwóch rzeczy, które nieformalna rozmowa prawie nigdy nie produkuje: pisemnego zapisu i konkretnego właściciela dla wszystkiego, co musi się zmienić. Project Management Institute wielokrotnie łączył ustrukturyzowane przeglądy po projekcie z niższymi wskaźnikami powtarzających się błędów w przyszłych projektach, a mechanizm jest prosty. Zespół, który zapisuje dlaczego opóźnienie się zdarzyło, to zespół, który może sprawdzić następnym razem, czy pojawiają się te same znaki ostrzegawcze.

Szablon ochrona przeglądu przed tym, aby stał się sesją obwiniania. Gdy format pyta "co miało się stać" zanim zapyta "co się faktycznie stało", rozmowa zaczyna się od planu, a nie od osoby. Ta kolejność utrzymuje przegląd skupiony na luce między oczekiwaniami a rzeczywistością, gdzie żyją rzeczywiste lekcje, zamiast na tym, kto zasługuje na uznanie lub winę za wynik.

Kompletny szablon raportu podziału ma siedem części. Mniejsze przeglądy mogą skompresować kilka z nich w jedną sekcję, ale pominięcie któregokolwiek z nich prowadzi do raportu, który wygląda dobrze i nic nie zmienia.

Poniżej znajduje się gotowy do skopiowania szablon raportu podziału. Wklej go do Google Docs, Worda, Notionu lub notatki w Notelyn i wypełnij podczas lub zaraz po przeglądzie.

---

RAPORT PODZIAŁU

Projekt / Zdarzenie: ___ | Data przeglądu: ___ | Moderator: ___ Uczestnicy: ___ Okres objęty raportem: ___

CEL I ZAKRES Co miał osiągnąć ten projekt lub zdarzenie? -

OŚ CZASU KLUCZOWYCH ZDARZEŃ | Data | Zdarzenie | Notatki | |------|-----------|----------| | | | |

CO POSZŁO DOBRZE - -

CO NIE POSZŁO ZGODNIE Z PLANEM - -

ANALIZA PRZYCZYN GŁÓWNYCH | Luka / Problem | Dlaczego się zdarzyło | Czynniki wspierające | |---|---|---| | | | |

WYCIĄGNIĘTE LEKCJE - -

POZYCJE DZIAŁAŃ | Rekomendacja | Właściciel | Data terminu | Status | |---|---|---|---| | | | | | | | | | |

DYSTRYBUCJA Kto powinien otrzymać ten raport i gdzie będzie przechowywany do przyszłego odwołania? -

---

Tabela Analizy przyczyn głównych znajduje się między lukami a lekcjami z celowym zamiarem. Przejście bezpośrednio od "co poszło nie tak" do "co będziemy robić inaczej" ma tendencję do produkcji poprawek skierowanych na objawy, ponieważ nikt nie zatrzymał się, aby zapytać dlaczego luka się pojawiła.

Linia Dystrybucja na dole wygląda ważniej, niż się wydaje. Raport podziału, który widzą tylko ludzie na przeglądzie, nic nie zmienia dla następnego zespołu, który prowadzi podobny projekt. Wymień gdzie żyje i kto powinien go przeczytać zanim następny podobny projekt się zacznie.

Szablon działa tylko wtedy, gdy przegląd, który go produkuje, jest przeprowadzony dobrze. Pospieszona dziesięciominutowa rozmowa wcisz na koniec spotkania zamykającego rzadko ujawnia rzeczywiste przyczyny tego, co poszło nie tak.

Napisanie dobrego raportu podziału, jednocześnie ułatwiając przegląd, jest trudne. Ktoś, kto prowadzi dyskusję, jest zwykle zbyt zajęty zarządzaniem pokojami, aby również dokładnie uchwycić przyczyny główne i pozycje działań. Notelyn eliminuje ten kompromis poprzez generowanie ustrukturyzowanego raportu z nagrania samego przeglądu.

Szablon raportu podziału nie musi być skomplikowany, aby być przydatnym. Użyj siedmiu sekcji powyżej, zadaj cztery podstawowe pytania po kolei i przydziel każdą rekomendację przydzielonemu właścicielowi z datą zanim przegląd się zakończy. Te nawyki to to, co zmienia debriefing z rozmowy, którą ludzie zapominają w dokument, którą następny projekt faktycznie przeczyta.

Zacznij od szablonu do skopiowania w tym przewodniku na następnym przeglądzie projektu, debrieingu incydentu lub podsumowaniu zdarzenia. Jeśli twój zespół już nagrywa te sesje, lub chce zacząć, Notelyn może automatycznie wygenerować kompletny raport podziału z dźwięku, z tym co poszło dobrze, co nie, przyczyny główne i pozycje działań już zorganizowane. Dla nawyków, które uniemożliwiają tym pozycjom działań zatrzymanie się po napisaniu raportu, zobacz nasz przewodnik na temat notatek ze spotkań z pozycjami działań, a aby zmienić dowolne podsumowanie w następne kroki, zobacz następne kroki spotkania.