Spotkanie Protokół Robert Regulamin porządku szablon: Kompletny format parlamentarny

Regulamin Roberta został opublikowany po raz pierwszy w 1876 roku przez generała brygady Henry 'ego Martyna Roberta, który opracował ramy po tym, jak został poproszony o przewodniczenie spotkaniu kościelnym bez formalnego szkolenia w procedurze spotkań. Spędził lata studiując brytyjskie praktyki parlamentarne i amerykański zwyczaj legislacyjny przed opracowaniem podręcznika dla organizacji wolontariackich. Obecne wydanie, Robert' s Rules of Order Newly Revised (RONR), 12th edition, opublikowane w 2020 roku, jest organem parlamentarnym wyraźnie przyjętym przez tysiące non-profit, stowarzyszenia właścicieli domów, związki zawodowe, stowarzyszenia zawodowe, rady szkolne, organizacje braterskie i rady korporacyjne w Stanach Zjednoczonych.

Kiedy organizacja formalnie przyjmuje RONR, akceptuje nie tylko zasady proceduralne dotyczące przebiegu spotkań - terminy debaty, metody głosowania, punkty porządku - ale także szczególne wymagania dotyczące tego, co musi zawierać pisemny zapis. Protokół nie jest opcjonalną dokumentacją. Dla większości organizacji działających zgodnie z zasadami Roberta, zatwierdzanie protokołów poprzedniego spotkania jest jednym z pierwszych elementów działalności na każdym kolejnym spotkaniu.

Pod RONR minuty są zapisem tego, co zostało zrobione, nie tego, co zostało powiedziane. To rozróżnienie ma istotne znaczenie. Zapis werbatyzmu uchwyci każdy argument, dygresję i boczny pasek; minuty uchwycą złożone wnioski, podjęte głosy, podjęte decyzje i otrzymane sprawozdania. Członkowie głosują za zatwierdzeniem protokołu na następnym posiedzeniu, przekształcając projekt dokumentu w oficjalną historię organizacji. Błąd w zatwierdzonym protokole - błędna liczba głosów, źle cytowany wniosek - nie jest tylko niechlujnym rejestrowaniem. Jest to nieścisłość w dokumentacji prawnej organizacji, którą można skorygować jedynie poprzez formalne działania na przyszłym spotkaniu.

Wzór jest zgodny z określoną kolejnością sekcji odzwierciedlającą standardową kolejność transakcji w RONR. Niektóre organizacje dostosowują sekwencję poprzez swoje przepisy lub stałe zasady, ale poniższe elementy pojawiają się praktycznie w każdym zgodnym formacie minut. Sekcje, które nie prowadzą działalności gospodarczej - oficer, który nic nie raportuje, komisja, która nie ma nic do przedstawienia - są zazwyczaj zanotowane jako "Brak", a nie całkowicie pominięte, co zachowuje kompletność dokumentacji.

Specyficzny format minut Robert 's Rules nie jest ceremonialną formalnością. Każdy element służy celom funkcjonalnym, które stają się widoczne, gdy coś idzie nie tak - gdy decyzja jest kwestionowana miesiące później, gdy członek twierdzi, że nie został odpowiednio powiadomiony, lub gdy audyt zarządzania wymaga zrekonstruowania historii działalności organizacji.

* * Verbatum motion language zapobiega dwuznaczności. * * Parafrazowanie wniosku usuwa istotne prawnie informacje. Jeśli wniosek był "przydzielić $5,000 z rezerwy operacyjnej na naprawy HVAC w budynku głównym", a minuty odczytywane "naprawić klimatyzację", organizacja straciła kwotę dolara, źródło finansowania i ograniczenie zakresu. Dokładne sformułowanie jest tym, nad czym głosowano; protokół musi go odzwierciedlać.

* * Głosowanie liczy się, gdy wyniki są kwestionowane. * * W głosowaniu głosowym z oczywistym wynikiem wystarczy "wniosek wniesiony". Ale kiedy członek wzywa do podziału - liczonego głosowania - dokładna lista staje się częścią rekordu. Niektóre organizacje wymagają liczenia głosów dla wszystkich wniosków w ramach stałych zasad, w szczególności w przypadku zatwierdzania budżetu lub decyzji personalnych.

* * Dokumentacja kworum chroni decyzje przed wyzwaniem. * * Jeżeli kworum nie zostało ustalone przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, podjęte działania mogą być nieważne w ramach RONR. Rejestrowanie kworum wyraźnie wskazuje na to, że spotkanie było prawidłowo utworzone w momencie podejmowania decyzji.

* * Proces zatwierdzania przekształca projekty w oficjalne zapisy. * * Do czasu głosowania członków nad przyjęciem protokołu na kolejnym posiedzeniu dokument ten jest projektem. Po zatwierdzeniu - rozprowadzane lub poprawiane - protokół staje się oficjalnym kontem organizacji. Wszelkie zakwestionowanie zatwierdzonego rekordu wymaga formalnego wniosku o zmianę na późniejszym posiedzeniu.

Dla organizacji zajmujących się zarządzaniem planszowym w szczególności, nasz protokół spotkań planszowych format przewodnika obejmuje sposób, w jaki wymogi te przekładają się na kontekst planszowy, w tym jak przepisy prawa współdziałają z domyślne RONR.

Zastosowanie tego formatu wymaga pracy przed, w trakcie i bezpośrednio po spotkaniu. Rolą sekretarza nagraniowego nie jest zapisywanie wszystkiego, co zostało powiedziane - to przechwytywanie konkretnych informacji, których wymaga szablon, w odpowiednich sekcjach, z precyzją żądań RONR.

Poniżej znajduje się standardowy protokół spotkania Robert 's Rules of Order szablon. Dostosuj nagłówki sekcji i tytuły oficerów, aby pasowały do regulaminu organizacji i stałych zasad. Wiele organizacji ma specjalne tytuły dla oficerów i komitetów, które różnią się od ogólnych etykiet poniżej.

-

[NAZWA ORGANIZACJI] [Rodzaj posiedzenia] Protokół posiedzenia Data: [Dzień Miesiąca, Rok] 124; Czas: [Czas rozpoczęcia] 124; Miejsce: [Adres lub Platforma]

URZĄD PRZEWODNICZĄCY: [Nazwa], [tytuł] POWIADOMIENIE SEKRETARZA: [Nazwa]

ZAMÓWIENIE Posiedzenie zostało zwołane do zarządzenia w [czasie] przez [kierownika biura].

UWAGA Obecny: [nazwa członka] Brak: [nazwa członka] Goście: [Nazwy gości, jeśli dotyczy] Kworum: Tak / Nie - [X członków Y wymagane] obecne.

HOMOLOGACJA POPRZEDNICH MINUT Wniosek o zatwierdzenie protokołu z [poprzedniego dnia posiedzenia] w podziale. Moved by: [Nazwa] Xi124; Seconded by: [Nazwa] Wynik: Zatwierdzone / Zatwierdzone jako poprawione [korekta noty] / Odroczone

SPRAWOZDANIA [Officer or Committee Name]: Uwaga: wszelkie podjęte działania.] Brak raportu.

PRZEDSIĘBIORSTWO NIEKOŃCOWE [Opis pozycji] Wniosek: Moved by: [Nazwa] Xi124; Seconded by: [Nazwa] Głosowanie: Yes _ _ _ / No _ _ / Abpain _ _ _ - Motion [carried / failed]

NOWA PRZEDSIĘBIORSTWA [Opis pozycji] Wniosek: Moved by: [Nazwa] Xi124; Seconded by: [Nazwa] Głosowanie:

POWIADOMIENIA [Lista wszystkich ogłoszeń. Dołącz do następnego dnia spotkania, godziny i lokalizacji.]

DOSTOSOWANIE Wniosek o odroczenie: przeniesiony przez [Nazwa], oddelegowany przez [Nazwa]. Posiedzenie odroczono o [czas].

Z całym szacunkiem. [Nazwa sekretarza rejestrującego], [tytuł] Projekt daty: [data]

Zatwierdzone: [Data zatwierdzenia] [] Jak przedstawiono [] Z poprawkami [Podpis dowódcy, jeżeli wymaga tego regulamin]

-

Dla organizacji z komitetami stałymi, dodać sekcję raportów komisji między raportami oficerów i niedokończonych spraw. W przypadku organizacji, które korzystają z programu zgody, należy odnotować pozycje zgody jako blok przed pierwszym indywidualnie omawianym punktem.

Wyzwanie sekretarza nagraniowego na formalnych spotkaniach jest prawdziwe: po procedurze parlamentarnej, śledzenie, kto porusza się i kto przestawia każdy wniosek, rejestrowanie dokładnych sformułowań w czasie rzeczywistym i odnotowywanie głosów się liczy - wszystko podczas funkcjonowania jako oficer organizacji. Nieodebrane słowo w ruchu lub zła nazwa w polu seconder stwarza problemy, które wymagają formalnej korekty na przyszłym spotkaniu.

Notelyn redukuje obciążenie transkrypcyjne poprzez automatyczną obsługę strony zapisu. Prześlij plik audio lub wideo po spotkaniu, a Notelyn wykona zapis z etykietami głośników. Streszczenie AI określa następnie kluczowe decyzje, wnioski i pozycje działania - dokładnie tę zawartość, jakiej wymagają sekcje szablonów. Asystent Q & A pozwala na zadawanie konkretnych pytań dotyczących treści spotkania: kto poruszył dany punkt, jaki dokładnie był wynik głosowania, czy wniosek do stołu został oddany.

Działa to na dowolny format zapisu. Notelyn akceptuje pliki audio (MP3, WAV, M4A) oraz łącza wideo z Zoom, Google Meet i Microsoft Teams. Żaden bot nie dołącza do twojej sesji na żywo; następnie wysyłasz nagranie, co również unika obaw o prywatność niektórych formalnych organizacji o narzędzia trzeciej partii siedzących na tajnej tablicy lub spotkania członków. Zobacz funkcję AI Meeting Minutes, aby dowiedzieć się, jak to się kończy.

Większość błędów w minutach Robert 's Rules mieści się w niewielkiej liczbie przewidywalnych kategorii. Znajomość ich z wyprzedzeniem ułatwia unikanie ich podczas spotkania i ułatwia ich wykrycie w przeglądzie przed udostępnieniem projektu.

* * Parafrazowanie ruchów zamiast nagrywania tekstu werbatycznego. * * To jest największy błąd. Po zatwierdzeniu minut, wersja parafrazowa jest oficjalnym rekordem. Jeśli parafrazja zmienia zakres lub znaczenie tego, co zostało przegłosowane, organizacja może odkryć rozbieżność tylko podczas próby wykonania decyzji.

* * Nagrywanie dyskusji, a nie decyzji. * * RONR jest wyraźny, że minuty dokumentują to, co zostało zrobione, a nie to, co zostało powiedziane. Rejestrowanie argumentów i opinii członków jest nie tylko niepotrzebne - wprowadza ono ryzyko błędnego przedstawienia stanowiska członka i tworzy dokument, który jest trudniejszy do odczytania i przeszukania później.

* * Pomijając seconder lub wynik głosowania. * * Każdy ruch w protokole powinien zawierać trzy elementy: tekst ruchu, przesunięcie i wynik. Jeśli jedna sekunda jest wymagana zgodnie z twoimi zasadami, to też należy do protokołu. Wniosek bez zarejestrowanego wyniku jest niekompletnym wpisem.

* * Brak weryfikacji kworum. * * Jeżeli protokół nie ustali, że kworum było obecne podczas prowadzenia działalności gospodarczej, każda decyzja z tego posiedzenia może być kwestionowana. Weryfikacja kworum pierwszego istotnego wpisu po obecności.

* * Opóźnianie szkicu ponad 48 godzin. * * Pamięć szybko zanika, szczególnie jeśli chodzi o język ruchu i liczy się głos. Drafting w ciągu 48 godzin jest praktycznym standardem, który zapewnia dokładne minuty. Tydzień później z niekompletnych notatek sporządza dokument, który wymaga obszernej korekty na kolejnym posiedzeniu.

Używane konsekwentnie, spotkanie minut Robert 's Rules of Order szablon eliminuje większość tych błędów, dając sekretarce określoną strukturę przed rozpoczęciem spotkania. Szablon utrudnia pominięcie wymaganej sekcji i ułatwia łapanie pominięć podczas wstępnego przeglądu dystrybucji.

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje gotowego punktu startowego dla zarządu non-profit lub zarządu korporacyjnego, zobacz nasz korporacyjny protokół spotkań szablon guide dla formatu dostosowanego ze standardowej struktury RONR. Do zautomatyzowanej transkrypcji i AI- ustrukturyzowane minuty od jakiegokolwiek nagrania, Notelyn 's meeting minutes fection zajmuje się dokumentacją pracy tak, aby twój sekretarz nagrywający mógł skupić się na uzyskaniu parlamentarnej rekord prawo.