Otter AI czy Fireflies: które narzędzie do transkrypcji spotkań wybrać dla zespołu?

Porównanie Otter AI i Fireflies zaczyna się od prostego rozróżnienia: Otter.ai stworzono z myślą o pojedynczym uczestniku spotkania, a Fireflies.ai o całym zespole.

Otter.ai udostępnia każdemu uczestnikowi spotkania transkrypcję na żywo, którą można czytać, zaznaczać i komentować w trakcie rozmowy. Fireflies.ai przechowuje każde spotkanie we wspólnej bibliotece zespołu, którą menedżerowie i współpracownicy mogą przeszukiwać po jego zakończeniu. Oba narzędzia transkrybują i podsumowują rozmowy oraz łączą się z kalendarzem i platformami do wideokonferencji, ale optymalizują różne etapy pracy po spotkaniu.

Oto porównanie najważniejszych funkcji obu narzędzi:

Żadne z tych narzędzi nie obsługuje treści spoza spotkań: przesłane pliki PDF, notatki do nauki ani pliki audio niezwiązane z rozmową nie należą do podstawowego przepływu pracy żadnego z tych produktów.

Otter.ai sprawdza się najlepiej wtedy, gdy liczy się przebieg spotkania na żywo. Jego bot dołącza do rozmów w Zoom, Google Meet i Teams, a następnie tworzy transkrypcję widoczną w czasie rzeczywistym dla wszystkich uczestników. W trakcie rozmowy mogą oni zaznaczać fragmenty, dodawać komentarze i przypisywać zadania do wykonania, nie przerywając spotkania.

Taka współpraca na żywo wyróżnia Otter.ai na tle Fireflies.ai podczas spotkań, w których uczestnicy chcą na bieżąco śledzić powstające notatki. Zespoły prowadzące ustrukturyzowane warsztaty, szkolenia lub wywiady mogą skorzystać z tej warstwy pracy w czasie rzeczywistym.

Otter.ai pozwala też bezpośrednio przesyłać pliki audio, więc nie ogranicza się wyłącznie do rozmów, do których dołącza bot. Jeśli nagrano rozmowę telefoniczną lub notatkę głosową, można zaimportować nagranie i uzyskać transkrypcję bez dołączania do spotkania na żywo.

Gdzie korzystanie z Otter.ai może być utrudnione:

Miesięczny limit 300 minut w darmowym planie szybko się wyczerpuje u osób, które codziennie uczestniczą w krótkich spotkaniach zespołu i co tydzień rozmawiają z klientami. Przejście na plan Pro (16,99 USD za użytkownika miesięcznie) odblokowuje dłuższe nagrania i więcej integracji, ale zespoły liczące co najmniej pięć osób zapłacą znacznie więcej niż za Fireflies.ai.

Jakość podsumowań bywa niespójna, gdy spotkania zawierają dużo specjalistycznego żargonu, uczestniczą w nich osoby, dla których angielski nie jest językiem ojczystym, albo gdy rozmowy są długie i nieustrukturyzowane. Otter.ai lepiej radzi sobie z krótkimi, uporządkowanymi spotkaniami niż z 90-minutowymi warsztatami czy szczegółowymi dyskusjami technicznymi.

Bot występuje podczas rozmowy jako uczestnik z nazwą, co mogą zauważyć klienci zewnętrzni lub kandydaci na rozmowie kwalifikacyjnej. Jeśli istotna jest zgoda i poinformowanie uczestników, widoczny bot dodaje jeden punkt do listy kontrolnej przed spotkaniem.

Fireflies.ai powstało z myślą o zespołach, które odbywają wiele spotkań i chcą później do nich wracać. Każda rozmowa, w której uczestniczy bot Fireflies, trafia do przeszukiwalnej biblioteki zespołu i jest indeksowana według mówcy, słowa kluczowego, daty oraz tematu. Menedżer sprzedaży może wyszukać „zastrzeżenie dotyczące cen w II kwartale” i znaleźć wszystkie rozmowy, w których pojawiła się ta fraza, w całej historii połączeń zespołu.

Integracja z CRM to funkcja, dla której większość dużych zespołów sprzedaży wybiera Fireflies.ai. Po zakończeniu rozmowy Fireflies może automatycznie przesłać podsumowanie spotkania, zadania do wykonania i najważniejsze kwestie do Salesforce, HubSpot, Zoho lub Pipedrive, eliminując ręczne aktualizowanie danych kontaktowych po każdej rozmowie z klientem.

Ceny Fireflies.ai są też wyraźnie niższe niż Otter.ai dla rozwijających się zespołów. Plan Pro kosztuje 10 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, w porównaniu z 16,99 USD w Otter.ai. Darmowy plan obejmuje nielimitowaną transkrypcję, a podsumowania AI są ograniczone do 800 minut na użytkownika.

Ograniczenia mają znaczenie dla osób spoza obszaru sprzedaży i obsługi klienta:

Fireflies.ai opiera się niemal wyłącznie na rozmowach na żywo, do których dołącza bot. Przesyłanie pliku audio z rozmowy telefonicznej lub notatki głosowej nie jest jedną z podstawowych funkcji. Nie ma też możliwości zaimportowania nagrania wideo, pliku PDF ani treści utworzonej poza platformą do wideokonferencji.

Materiały do nauki, takie jak fiszki, quizy i mapy myśli, w ogóle nie są częścią produktu. Zespoły, które chcą wykorzystywać treści ze spotkań jako materiały szkoleniowe, dokumentację wdrożeniową lub materiały do powtórek, otrzymają od Fireflies.ai notatki, ale nie narzędzie, które domyka ten proces.

Współpraca wygląda inaczej zależnie od tego, czy odbywa się podczas spotkania, czy po nim.

Otter.ai lepiej wspiera współpracę w trakcie spotkania. Uczestnicy mogą zaznaczać zdania, dodawać komentarze i oznaczać zadania do wykonania we wspólnej transkrypcji, gdy rozmowa wciąż trwa. Po jej zakończeniu wszyscy mają ten sam dokument z adnotacjami. Ta warstwa pracy na żywo przydaje się zespołom, które od razu podejmują decyzje i przydzielają zadania, zanim zakończą pracę.

Fireflies.ai skuteczniej wspiera współpracę zespołu po spotkaniu. Dzięki przeszukiwalnej bibliotece rozmów członek zespołu, który opuścił spotkanie, może je znaleźć, wyszukać konkretne tematy i nadrobić zaległości bez oglądania całego nagrania. Menedżerowie mogą oceniać przebieg rozmów, wskazywać możliwości coachingu i udostępniać członkom zespołu konkretne fragmenty nagrań, a wszystko to w jednym interfejsie.

W przypadku przeglądania rozmów po ich zakończeniu i zarządzania wiedzą przestrzeń zespołowa Fireflies.ai jest bardziej uporządkowana niż rozwiązanie Otter.ai w porównywalnych planach. Funkcje zespołowe Otter.ai, takie jak wspólne obszary robocze i kontrola administracyjna, są w większości dostępne dopiero w planie Business za 30 USD na użytkownika miesięcznie. Znacząco zmniejsza to przewagę cenową nad Fireflies.ai w tym segmencie.

Jeśli zespół współpracuje podczas rozmów: lepszym wyborem będzie Otter.ai.
Jeśli zespół musi wracać do rozmów, przeszukiwać je i zarządzać nimi w całej organizacji: Fireflies.ai zapewnia pełniejsze archiwum po spotkaniach przy niższym koszcie na użytkownika.

Oba narzędzia oferują standardowe integracje: Google Calendar, Outlook, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack i Notion. Istotne różnice widać przy porównaniu zakresu integracji z CRM i automatyzacji przepływu pracy.

Otter.ai łączy się z Salesforce i HubSpot, ale uruchomienie integracji wymaga ręcznych czynności. Bez dodatkowej konfiguracji narzędzie nie przesyła automatycznie notatek po każdej rozmowie. Dla indywidualnych profesjonalistów zarządzających własnymi lejkami sprzedażowymi jest to do opanowania. W zespołach sprzedaży, które prowadzą dziesiątki rozmów tygodniowo, ręczna obsługa zaczyna jednak zajmować coraz więcej czasu.

Synchronizacja CRM w Fireflies.ai jest z założenia bardziej zautomatyzowana. Po jednorazowym skonfigurowaniu integracji Fireflies po każdym spotkaniu przesyła do CRM podsumowania rozmów, zadania do wykonania i tagi, bez ręcznego uruchamiania. Narzędzie integruje się też z Zapier i Make, dzięki czemu zespoły operacyjne mogą tworzyć niestandardowe automatyzacje po rozmowie, których Otter.ai nie zapewnia bez dodatkowych narzędzi.

Jeśli chodzi o dostęp deweloperski i API, Fireflies.ai oferuje bardziej rozbudowane API. Zespoły mogą za jego pomocą pobierać transkrypcje do wewnętrznych narzędzi, paneli i niestandardowych baz danych. API Otter.ai istnieje, ale jest opisane z myślą o indywidualnych zastosowaniach, a nie integracji z firmowymi procesami sprzedażowymi.

W jednym obszarze Otter.ai ma przewagę w integracjach: obsługuje bezpośrednie przesyłanie plików z większej liczby narzędzi audio, w tym aplikacji do notatek głosowych i nagrań mobilnych. Integracje Fireflies.ai są zaprojektowane wokół platform do wideokonferencji, a nie samodzielnych przepływów pracy z dźwiękiem.

Wybierając między Otter AI a Fireflies pod kątem integracji, zespoły sprzedaży i operacyjne z intensywnym wykorzystaniem CRM uznają Fireflies.ai za bardziej praktyczne rozwiązanie, które działa od razu. Indywidualni profesjonaliści i zespoły, dla których Slack i Notion są podstawowymi narzędziami do zarządzania wiedzą, uznają oba narzędzia za dość podobne.

Wybór między Otter AI a Fireflies zależy od odpowiedzi na trzy pytania: Czy potrzebujesz transkrypcji na żywo widocznej dla wszystkich uczestników? Czy prowadzisz wiele rozmów i musisz synchronizować ich wyniki z CRM? Co robisz z notatkami po zakończeniu spotkania?

Porównanie Otter AI i Fireflies zakłada, że transkrypcja spotkań jest celem samym w sobie. Dla określonej grupy użytkowników — studentów uczestniczących w zajęciach online z wykładowcami korzystającymi z Zoom, profesjonalistów przygotowujących się do certyfikatów obok rozmów służbowych lub badaczy analizujących nagrane wywiady i pliki PDF — transkrypcja spotkania jest w rzeczywistości punktem wyjścia, a nie rezultatem.

Ani Otter.ai, ani Fireflies.ai nie tworzy materiałów do nauki. Oba narzędzia przygotowują transkrypcję i podsumowanie oraz pozwalają później przeszukiwać te treści. Żadne nie przekształca nagrania spotkania w fiszki do powtórki przed egzaminem, quiz wielokrotnego wyboru do sprawdzenia zapamiętanych informacji ani mapę myśli pokazującą powiązania między tematami z wykładu.

Notelyn stworzono dla osób, które chcą wykorzystać transkrypcję spotkania do nauki. Przesyłasz plik audio lub wideo — nagrany wykład, zajęcia na Zoom albo wywiad badawczy — a Notelyn transkrybuje nagranie, tworzy podsumowanie AI i pozwala wygenerować fiszki, quizy lub mapę myśli na podstawie tych samych treści. Asystent pytań i odpowiedzi umożliwia zadawanie pytań, takich jak „Jakie były trzy główne argumenty w drugiej części?” lub „Jakie przykłady powtórek rozłożonych w czasie podał wykładowca?”, i uzyskanie bezpośredniej odpowiedzi bez ponownego czytania transkrypcji.

Jeśli korzystasz również z treści niezwiązanych ze spotkaniami — tekstu do przeczytania w PDF, wykładu z YouTube czy zdjęcia tablicy — Notelyn importuje wszystkie te formaty w tym samym interfejsie. Nagranie spotkania i tekst w PDF stają się częścią tego samego zestawu notatek, które można wspólnie przeszukiwać i odpytywać.

To nie jest odpowiednie narzędzie dla zespołu sprzedaży prowadzącego 50 rozmów z klientami tygodniowo. Jednak dla studentów, badaczy i profesjonalistów, których treści ze spotkań łączą się z nauką i powtórkami, połączenie notatek ze spotkań z materiałami do nauki to funkcja, której nie oferują Otter.ai ani Fireflies.ai.

Zobacz też nasz poradnik o najlepszych aplikacjach do robienia notatek ze spotkań, który szerzej omawia narzędzia do różnych przepływów pracy, oraz artykuł ChatGPT do sporządzania notatek ze spotkań o opcjach wspomaganego przez AI opracowywania rozmów po ich zakończeniu.

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, czy wybrać Otter AI, czy Fireflies. Oba narzędzia dobrze realizują swoje podstawowe zadania. Decyzja zależy od tego, kto korzysta z notatek i kiedy to robi.

Otter.ai będzie lepszym wyborem dla zespołów, którym zależy na transkrypcji na żywo widocznej dla wszystkich uczestników, wspólnej pracy nad notatkami podczas rozmowy i możliwości przesyłania nagrań audio spoza spotkań. Jest bardziej przydatne dla indywidualnych profesjonalistów i małych zespołów niż dla dużych organizacji sprzedażowych zarządzających setkami rozmów miesięcznie.

Fireflies.ai będzie lepszym wyborem dla zespołów korzystających intensywnie z CRM, prowadzących wiele rozmów i potrzebujących przeszukiwalnych archiwów wcześniejszych spotkań. Niższa cena na użytkownika sprawia, że łatwiej wdrożyć je w większej organizacji, a automatyczna synchronizacja z CRM eliminuje ręczne czynności związane z dalszą obsługą, które z czasem się kumulują.

Jeśli transkrypcja spotkań służy wyłącznie do obsługi rozmów biznesowych, oba narzędzia powinny się sprawdzić, zależnie od opisanych wyżej potrzeb. Jeśli nagrywasz wykłady, zajęcia lub szkolenia i chcesz tworzyć z nich materiały do nauki, które uzupełnią notatki ze spotkań, poszukaj narzędzi rozszerzających transkrypcję o fiszki, quizy i pytania i odpowiedzi. Tych funkcji nie oferują obecnie ani Otter.ai, ani Fireflies.ai.

Więcej informacji o narzędziach do transkrypcji spotkań znajdziesz w naszym poradniku o tym, czy Microsoft Teams ma narzędzie AI do robienia notatek, oraz w pełnym porównaniu najlepszych narzędzi AI do robienia notatek ze spotkań.