董事會會議記錄模板：可在每次會議中重複使用的格式

大多數董事會不是因為做出了壞決定而失敗於治理——它們失敗是因為這些決定的記錄不一致。有一個月，秘書捕捉了完整的動議措辭和投票計數。下一個月，替代筆記員只是記下了一段籠統的討論內容，忘記了記錄誰附議了某項動議。六個月後，沒有人能確認某項決議是否真的被採納了。

常設模板通過事先固定結構來解決這個問題。房間裡的人在變化，議程在變化，但欄位保持不變：出席人數、法定人數、動議、投票、行動項目、會議結束。記筆記的人填空，而不是臨時決定要包括什麼，這在筆記員角色在董事會成員之間輪換或落到碰巧有時間的任何人身上時特別重要。

這對於法律上必須保存董事會記錄的組織最重要——企業、非營利組織、住宅協會和大多數美國州的有限責任公司。如果董事會曾經被審計、起訴或受到特定決定的質疑，記錄通常是首先被要求的文件。模板也加速了起草。記筆記的人不是從頭開始寫散文，而是填空一個已知的形狀，與空白文件相比，這大約減少了一半的起草時間，並降低了時間壓力下重要事項被遺漏的機率。

還有一個複合的好處。一旦董事會已經使用了相同的董事會會議記錄模板一整年，記錄檔案本身就變得有用了：新董事可以掃描十二次會議，看到決定是如何做出的，而不必猜測每個文件的哪些部分是可比較的。

這三個術語通常互換使用，但它們解決不同的問題，在你開始填空之前明確說明你實際需要什麼是值得的。

格式指南解釋規則——為什麼每個章節存在，什麼治理標準要求，以及各部分如何相互配合。樣本顯示了一個完全填入的示例，當你想看到現實的動議措辭或討論筆記而不是空白欄位時很有用。模板介於兩者之間：它是你在每次會議中複製和填空的可重複使用的骨架，帶有佔位符而不是完成的文本。

如果你試圖理解為什麼董事會記錄需要法定人數計數或投票計數應該如何措辭，格式指南是正確的資源。如果你想在自己寫之前看到完成的記錄實際上是什麼樣子，樣本更有用。本文是圍繞第三種情況構建的：你已經大致知道董事會記錄中應該包含什麼，你想要一個常設文件，你可以放入 Google Doc 或董事會門戶網站中並重複使用，而無需每個月從頭開始重建它。

在填空下面的模板之前，了解每個欄位在做什麼以及為什麼它在那裡會有所幫助。這些是董事會會議記錄模板至少需要的章節，無論組織類型如何。跳過其中一個，記錄就有了真實的缺陷，而不只是文體遺漏。

將下面的結構複製到 Google Doc、Word 文件或董事會門戶網站中，並在每次會議中重複使用它。它是作為常設文件構建的：為每次會議填空一次標題，保持欄位標籤相同，並歸檔每個完成的版本。

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董事會會議記錄——[組織名稱]

會議類型：[ ] 常規 [ ] 特殊 [ ] 年度 [ ] 委員會 日期：__________ 時間：__________ 位置/平台：__________ 主席：__________ 記錄人：__________

1. 出席人數 在場董事：__________ 缺席董事：__________ 也在場（職員、律師、客人）：__________ 達到法定人數：[ ] 是 [ ] 否（出席人數：___ / 必需：___）

2. 會議召集 會議由 __________ 於 __________ 召集到秩序

3. 先前會議記錄的批准 審查的會議日期：__________ 動議人：__________ 附議人：__________ 投票：贊成 ___ 反對 ___ 棄權 ___ [ ] 通過 [ ] 未通過

4. 舊業務/常設項目 項目：__________ 更新：__________ 狀態：__________

5. 新業務/議程項目 項目：__________ 討論摘要：__________ 動議：__________ 動議人：__________ 附議人：__________ 投票：贊成 ___ 反對 ___ 棄權 ___ [ ] 通過 [ ] 未通過 （為每個其他項目重複此塊）

6. 報告 報告：__________ 呈現人：__________ 歸檔為附件：[ ] 是 [ ] 否

7. 行動項目 任務 __________ | 所有者 __________ | 截止日期 __________

8. 下一次會議 日期：__________ 時間：__________ 位置：__________

9. 會議結束 動議結束人：__________ 附議人：__________ 會議於以下時間結束：__________

記錄狀態：[ ] 草稿——等待批准 [ ] 批准時間：__________

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使此版本可重複使用而不是一次性文件的兩個變化是第 4 節，常設項目的常設塊，使你不必每個月重建相同的更新，以及底部的記錄狀態複選框，它在檔案中保持草稿和批准的記錄清晰分開。

有關此結構的完全填入版本，請參閱我們的樣本董事會會議記錄文章。

董事會會議記錄模板只有在你在會議期間正確使用它時才能節省時間，而不僅僅是之後。重複使用相同模板但仍然產生不一致的記錄的董事會通常跳過其中一個步驟，而不是在模板本身失敗。這些步驟涵蓋了從設置到最終批准的完整週期。

模板中的核心欄位在組織類型之間保持相同——你不是為每個組織從頭開始重建結構。改變的是哪些章節獲得額外權重以及你的董事會被要求或期望捕捉哪些額外細節。實際上，這通常意味著向標準形狀添加一兩個欄位，而不是從頭開始重新設計它。

模板減少錯誤，但不會自動消除它們。同樣的錯誤往往出現在不一致使用模板的董事會中。

用意譯代替精確引用動議是最常見的——讀作「批准了預算項目」的決議遠不如引用實際投票的確切美元金額和範圍的決議有力。留下投票計數空白，只寫「動議通過」是最接近的；沒有贊成/反對/棄權的細目，就無法確認為該特定投票是否滿足法定人數要求。

跳過行動項目欄位是另一個常見的缺陷。董事會經常詳細討論任務，同意某人會處理它，然後永遠不會寫下誰或何時——這意味著它在下次會議前悄悄地失敗。並在草稿編寫的那一刻將其作為最終，無需在下一次會議上通過正式批准步驟進行路由，意味著該文件在技術上永遠不會成為官方記錄。

一個不太明顯的錯誤是讓模板在會議之間漂移。有人重新命名了一個欄位，因為那個月感覺很短所以放棄了常設項目塊，或重新排列了部分以匹配議程而不是固定結構。六個月的記錄看起來略有不同比六個月都缺少相同欄位的記錄更難比較——因為至少第二種情況是一個已知的、可修復的缺陷。

所有這些的修復都是一樣的：不要在模板中跳過欄位，即使會議感覺非正式，也不要讓佈局在會議之間改變。這些部分存在是因為將來的某個讀者——審計員、新董事、律師——最終會需要你在時間壓力下被誘惑留下空白的確切內容。

在現場會議期間手動填空董事會會議記錄模板仍然是工作，即使具有良好的結構。有人必須聽得足夠仔細以捕捉精確的動議措辭，同時也追蹤更廣泛的討論，這對於兩小時的會議來說很難做好。Notelyn 通過直接從會議錄音生成草稿來消除大部分手動工作，因此筆記的人可以專注於確認細節而不是從記憶中抄寫。

董事會會議記錄模板只有在你的董事會實際重複使用它時才有用，會議後會議，無論會議感覺短或非正式都不切欄位。從上面的即用結構開始，為你的組織類型調整一次，並保持欄位標籤在今後一致。一致性是將文件轉變為多年後在審查下仍然成立的治理記錄的東西。

如果你的董事會記錄其會議，嘗試通過 Notelyn 運行下一個會議錄音，看看它可以在你坐下來完成記錄之前為你填空多少模板。