OneNote 會議記錄模板：團隊可直接複製的格式
使用可重複使用的 OneNote 模板，以筆記本格式整理會議議程、決策、行動項目和後續追蹤。
為什麼在 OneNote 使用會議記錄模板？
這個模板很有用，因為 OneNote 本來就是圍繞筆記本、分區和頁面建立的。這種結構很適合定期會議。團隊可以保留一個會議筆記本，每個專案或部門一個分區，每次會議一個頁面。
問題是，OneNote 的彈性也可能造成不一致。一個會議頁面變成項目符號清單，另一個變成逐字稿，另一個在上方有行動項目，卻沒有決策區塊。幾個月後，沒有人知道該到哪裡找最終決策或任務負責人。
可重複使用的會議記錄模板透過讓每個頁面遵循相同順序來解決這個問題。議程永遠在接近頂部的位置。決策有自己的區塊。行動項目每次都使用相同欄位。如果有人在六週後打開某個會議頁面，就能在幾秒內掃描重點。
這對已經使用 Microsoft OneNote 搭配 Microsoft Teams、Outlook 或共享 Microsoft 365 筆記本的團隊特別有價值。你不需要新工具才能建立更好的記錄習慣。你需要的是清楚的頁面結構，以及持續使用它的紀律。
最好的會議記錄模板不是最詳細的那一個，而是團隊能在會議進行時穩定填寫的那一個。
OneNote 可直接複製的模板
將下面的結構複製到 OneNote 頁面，並儲存為你的會議記錄主模板。標題保持簡單，方便之後用 OneNote 搜尋找到。
---
會議記錄
會議名稱：_____________ 日期：_____________ 時間：_____________ 地點或視訊連結：_____________ 主持人：_____________ 記錄者：_____________ 與會者：_____________
議程 1. _____________ 2. _____________ 3. _____________
討論記錄 議程項目 1：_____________ - 重點： - 未解問題：
議程項目 2：_____________ - 重點： - 未解問題：
已做決策 - 決策： - 原因或背景： - 確認日期：
行動項目 | 任務 | 負責人 | 到期日 | 狀態 | |------|-------|----------|--------| | | | | |
風險或阻礙 - 阻礙： - 影響： - 負責人：
下一步 下次會議日期：_____________ 需延續的主題：_____________ 需附上的文件或連結：_____________
---
這個會議記錄模板中最重要的設計選擇，是獨立的已做決策區塊。許多記錄會把決策埋在討論要點裡，導致日後難以尋找。把決策放在一個有標籤的位置，並讓措辭保持直接。
第二重要的區塊是行動項目。沒有負責人的任務不可執行。沒有到期日的任務無法追蹤。表格格式會讓缺漏資訊在會議結束前變得很明顯。
如果你的記錄只有一張表，就讓它成為行動項目表：任務、負責人、到期日、狀態。
如何設定你的 OneNote 會議記錄模板
模板只有在容易重複使用時才有價值。下面的設定能讓你的 OneNote 可重用頁面格式保持容易取得，而不需要團隊每週從零重建。
- 1
建立專用會議筆記本
使用 Team Meetings、Project Meetings 或 Department Meetings 這類名稱的筆記本。這能將會議記錄與個人筆記、研究筆記和規劃文件分開。如果團隊使用共享筆記本，請放在相關人員已經有權限的位置。
- 2
依會議類型或專案建立分區
例如 Weekly Standups、Client Calls、Product Reviews、Leadership Meetings 和 One-on-Ones。分區能把相關會議頁面放在一起，讓封存資料更容易瀏覽。
- 3
新增主模板頁面
建立名為 Master Meeting Notes Template 的頁面。將可複製格式貼到該頁面。不要在這個主頁面上寫實際會議記錄。把它視為每次會議前要複製的來源。
- 4
每次會議前複製主頁面
將主頁面複製到相關分區，並用一致格式重新命名，例如 2026-05-05 Product Review。一致的頁面名稱會讓搜尋和排序容易很多。
- 5
會議開始前填好議程
議程不應在會議後才寫。請在通話開始前加入，讓討論記錄能按照議程順序進行。這會減少事後整理工作。
如何依會議類型調整會議記錄模板
基礎模板適用於多數會議，但不同會議類型需要不同程度的細節。保留相同核心區塊，再依會議目的新增或移除欄位。
- 1
每週團隊會議
保留議程、決策和行動項目。如果會議包含團隊更新，可在上方新增短的成果區塊。如果另一個專案追蹤工具已涵蓋該資訊，則移除風險或阻礙。
- 2
專案狀態會議
新增專案狀態區塊，針對時程、範圍、預算和風險使用綠、黃、紅狀態。將決策分開，讓範圍或期限變更日後容易找到。
- 3
客戶通話
在議程上方新增客戶背景區塊。包含客戶要求了什麼、團隊承諾了什麼，以及下一次溝通日期。保持語氣中立，因為客戶記錄可能會對外共享。
- 4
一對一會議
將模板簡化為更新、討論主題、決策和行動項目。為應該跨會議保持可見的主題新增延續區塊。
- 5
領導層或董事會式會議
如果會議具有治理意涵，請新增法定人數、核准、動議、投票數和正式決議等欄位。正式治理記錄可使用我們的[董事會會議記錄指南](/blog/board-meeting-notes)中更詳細的結構。
在 OneNote 記錄會議時的常見錯誤
OneNote 足夠靈活，幾乎能支援任何會議工作流程。錯誤通常不是來自自由太少，而是自由太多。
第一個錯誤是寫逐字稿，而不是記錄。除非會議具有法律敏感性，否則你不需要每一句話。捕捉議程、有用背景、最終決策和行動項目即可。沒人閱讀的長頁面，比不上能回答正確問題的短頁面。
第二個錯誤是讓每個人使用不同格式。OneNote 很容易快速建立頁面，但速度可能導致混亂。如果一位團隊成員使用核取方塊，另一位使用自由文字，另一位用截圖記錄，筆記本就會變得難以搜尋。共享會議記錄模板能減少這種差異。
第三個錯誤是省略會議最後的檢查。留下兩分鐘，把已做決策和行動項目區塊大聲讀一遍。這能抓出缺少負責人、模糊的到期日，以及每個人理解不同的決策。
第四個錯誤是沒有背景就附加檔案。OneNote 可以保存截圖、檔案、連結和手寫筆記，但附件需要標籤。加上一句話說明檔案是什麼，以及為什麼重要。周圍文字越清楚，搜尋效果越好。
最後一個錯誤是把模板視為永遠完成。兩三週後，移除沒人使用的欄位，新增大家一直詢問的欄位。實用的 OneNote 會議模板應該隨著團隊真實的會議習慣演進。
當每個頁面都以相同順序回答相同問題時，會議記錄封存才會變得有價值。
何時 OneNote 不足以處理會議記錄
當有人能在會議中主動記錄時，OneNote 很好用。但當會議進行很快、記錄者同時也在簡報，或你需要從錄音取得可搜尋摘要時，它就比較弱。
這時 AI 優先的工作流程會有幫助。Notelyn 可以錄製或匯入會議音訊，生成逐字稿，摘要討論內容，並自動擷取行動項目。團隊不必依賴一個人在參與時同步打字，而是可以先捕捉會議，再於事後處理。
這不代表你需要停止使用 OneNote。許多團隊同時使用兩種工具。OneNote 保持為最終記錄和歷史資料的共享筆記本。Notelyn 負責捕捉與智慧層：逐字稿、摘要、會議紀要，以及針對會議內容的問答。
例如，在專案審查後，你可以將錄音上傳到 Notelyn 並詢問：關於發佈時程做了哪些決定？哪些行動項目屬於工程團隊？有哪些風險被提到但尚未解決？這些答案從逐字稿中取得，會比靠記憶快得多。
輸出經過檢查後，你可以把最終決策和行動項目貼回 OneNote 模板。模板仍是團隊記錄。Notelyn 則減少準確填寫它所需的手動工作。
- 1
錄製或上傳會議
使用 Notelyn 錄製通話，或在會議後上傳音訊或影片檔。逐字稿會成為摘要和後續問題的來源。
- 2
生成結構化會議紀要
使用 AI 會議紀要功能分離議程主題、關鍵決策、行動項目和未解問題。這會對應 OneNote 模板中的區塊。
- 3
確認重要細節
在把最終記錄移入 OneNote 或分享給團隊前，檢查姓名、日期、負責人和決策措辭。
- 4
將最終記錄貼到 OneNote
如果所有人已經在 OneNote 中工作，就讓 OneNote 繼續作為團隊共享封存。使用 Notelyn 讓頁面更容易完成。
結論：一致使用 OneNote 會議記錄模板
最好的 OneNote 模板，應該簡單到每週都能使用，也結構化到讓過去決策容易尋找。從本指南的格式開始：會議標題、議程、討論記錄、決策、行動項目、阻礙和下一步。
把它設定為共享筆記本中的主頁面。每次會議前複製它。通話前填入議程。人們離開前檢查決策和行動項目。這些習慣比任何單一格式選擇都重要。
如果你的會議會錄音，或團隊在參與時難以完整記錄，就把 Notelyn 加入工作流程。用它生成逐字稿、摘要和行動項目，然後將檢查後的最終記錄移入 OneNote。這樣你能同時得到兩套系統的優點：OneNote 作為熟悉的共享筆記本，Notelyn 作為把會議內容轉為結構化文檔的 AI 層。
在下一次定期會議使用這個 OneNote 模板，然後在兩次會議後調整它。保留大家會用的區塊。移除被忽略的欄位。能在真實會議中存活的模板，比在空白頁上看起來完美的模板更有價值。