Wurden während des Meetings bedeutende Entscheidungen getroffen? So überprüfen Sie es genau
Eine praktische Methode, um eine echte Entscheidung von einer beiläufigen Bemerkung zu unterscheiden, zu bestätigen, was tatsächlich vereinbart wurde, und eine klare Antwort aus einer Abschrift statt einer Vermutung zu erhalten.
Wurden während des Meetings bedeutende Entscheidungen getroffen? So erkennen Sie es
Diese Frage taucht ständig auf: Ein Manager durchsucht Slack, nachdem er einen Anruf verpasst hat, ein Teamkollege zurück aus dem Urlaub, ein Führungskraft, der die Zwei-Zeilen-Version vor einem Vorstandsmeeting will. Die ehrliche Antwort erfordert mehr als nur zu erinnern, dass das Gespräch stattgefunden hat. Sie müssen auf etwas hinweisen können, das sich dadurch geändert hat.
Viele Meetings erzeugen Diskussionen ohne Entscheidungen. Menschen wägen Optionen ab, sind uneins, kommen zurück auf einen Punkt, der vor zwanzig Minuten angesprochen wurde, und das Meeting endet damit, dass alle etwas besser informiert sind, aber nichts wirklich geklärt ist. Das ist ein legitimes Ergebnis, aber es ist eine andere Antwort als ein Anruf, der mit einem genehmigten Budget, einem ausgewählten Anbieter oder einem festgelegten Startdatum endete.
Die Verwechslung tritt auf, weil Diskussionen und Entscheidungen normalerweise auf die gleiche Weise aufgeschrieben werden: als fließende Notizen, in der Reihenfolge, in der sie auftauchten. Ohne die Gewohnheit, die beiden zu trennen, kann selbst der Moderator des Meetings einen Tag später Schwierigkeiten haben, mit Zuversicht zu antworten, ohne sich eine Aufzeichnung anzuhören.
Ein Meeting kann eine Stunde dauern und null Entscheidungen bringen. Das ist kein Fehlschlag, aber es ist eine andere Antwort als die, die die Frage normalerweise erwartet.
Was zählt eigentlich als bedeutende Entscheidung?
Nicht jede Entscheidung, die in einem Meeting getroffen wird, ist bemerkenswert genug, um sie hervorzuheben. "Wir verwenden die blaue Version der Folie" ist technisch eine Entscheidung, aber das ist nicht das, was jemand meint, wenn er fragt, ob etwas Bedeutendes passiert ist. Die Grenze liegt normalerweise daran, ob das Ergebnis für jemanden wichtig wäre, der nicht im Raum war.
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Geld wurde bewegt
Ein Budget wurde genehmigt, erhöht, gekürzt oder umverteilt. Selbst ein kleiner Geldbetrag zählt, wenn er eine Genehmigung von jemandem erforderte.
- 2
Ein Termin wurde festgelegt oder geändert
Ein Startdatum, Lieferdatum oder Meilenstein wurde festgelegt, verschoben oder vorgezogen.
- 3
Der Umfang änderte sich
Etwas wurde zu einem Projektplan hinzugefügt oder daraus entfernt: eine Funktion wurde gestrichen, eine Phase hinzugefügt, eine Anforderung gelöscht.
- 4
Die Verantwortung wurde zugewiesen
Jemand wurde für eine neue Initiative verantwortlich, nicht nur für eine einzelne Aufgabe. Das ist ein anderes Gewicht als eine Routine-Aufgabe.
- 5
Eine Verpflichtung außerhalb des Raumes wurde eingegangen
Alles, was einem Kunden, Anbieter, Führungskraft oder einem anderen Team versprochen wurde, das diese jetzt erwarten werden.
Wie verfolgen Sie, ob während eines Meetings bedeutende Entscheidungen getroffen wurden?
Der zuverlässigste Weg, diese Frage später zu beantworten, besteht darin, Entscheidungen während des Meetings noch stattfindet von Diskussionen zu trennen, anstatt sie später aus einer allgemeinen Zusammenfassung zu rekonstruieren. Ein paar Gewohnheiten machen das möglich, ohne dass ein eigens eingeteilter Notetaker erforderlich ist.
- 1
Hören Sie auf Entscheidungssprache
Sätze wie "lass uns das machen," "wir gehen voran mit," oder "genehmigt" markieren eine Entscheidung. Sätze wie "wir könnten," "was ist wenn," oder "ich bin mir nicht sicher" markieren Diskussionen. Schreiben Sie sie in separate Abschnitte, während Sie sie hören.
- 2
Notieren Sie sich, was sich geändert hat, nicht was gesagt wurde
Statt des Hin und Her zu transkribieren, notieren Sie das Ergebnis: "Q3-Kampagnenbudget auf 40.000 US-Dollar festgelegt" statt eine Zusammenfassung der Debatte, die dorthin führte.
- 3
Markieren Sie alles, das endgültig klang, aber nicht bestätigt wurde
Wenn das Meeting endet, bevor eine Entscheidung explizit wiederholt wird, markieren Sie sie als vorläufig, nicht als abgeschlossen.
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Lesen Sie Entscheidungen vor dem Ende des Meetings vor
Eine dreißig-sekündige Zusammenfassung, "also zur Bestätigung, wir machen X und Y," fängt Missverständnisse auf, während jeder, der sie korrigieren kann, noch im Anruf ist.
Eine Checkliste zur Bestätigung bedeutender Entscheidungen nach jedem Meeting
Wenn das Meeting bereits stattgefunden hat und Sie versuchen, die Frage hinterher zu beantworten, ist es schneller und zuverlässiger, mit einer Checkliste zu arbeiten, als das gesamte Gespräch durchzulesen und nach etwas zu suchen, das hervorsticht.
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Suchen Sie zuerst in Ihren Notizen nach Entscheidungssprache
Suchen Sie nach Worten wie "genehmigt," "vereinbart," "endgültig," oder "bestätigt", bevor Sie etwas anderes lesen. Dies zeigt wahrscheinliche Entscheidungen in Sekunden.
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Überprüfen Sie jeden Kandidaten anhand der Signifikanzkriterien
Beinhaltet es Geld, einen Termin, Umfang, Verantwortung oder eine externe Verpflichtung? Wenn nicht, ist es wahrscheinlich eine Routineentscheidung, nicht das, was die Frage wirklich fragt.
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Vergleichen Sie die Tagesordnung mit dem Ergebnis
Wenn ein Tagesordnungspunkt auf der Liste stand, die Notizen aber keine Lösung zeigen, ist das eine Lücke, die es wert ist, hervorzuheben, statt anzunehmen, dass nichts passiert ist.
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Fragen Sie einen anderen Teilnehmer, wenn etwas mehrdeutig ist
Eine Zeile Bestätigung von jemand anderem im Raum ist schneller als zu raten, und sicherer, als etwas als entschieden zu berichten, das tatsächlich noch offen war.
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Protokollieren Sie bestätigte Entscheidungen separat von allgemeinen Notizen
Eine kurze, eigenständige Liste dessen, was entschieden wurde, macht die nächste Häufigkeit dieser Frage schnell zu beantworten, statt einer weiteren Suche.
Wie antwortet Notelyn auf "Wurden während des Meetings bedeutende Entscheidungen getroffen"?
Die Beantwortung dieser Frage aus dem Gedächtnis wird mit der Zeit weniger zuverlässig, und ein erneutes Abhören einer vollständigen Aufzeichnung, um es zu überprüfen, ist langsam genug, dass die meisten Menschen es überspringen und stattdessen raten. Notelyn arbeitet mit einem Transkript des Meetings, sodass die Antwort nicht von Erinnerungen abhängt oder Zeit zum erneuten Abhören benötigt.
Laden Sie eine Aufzeichnung hoch, fügen Sie einen Link dazu ein, oder zeichnen Sie direkt mit Notelyn's Meetingnotizen auf, und das Transkript wird zur Grundlage für alles, was folgt, einschließlich einer Aufzeichnung dessen, was entschieden wurde, nicht nur was gesagt wurde.
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Zeichnen Sie das Meeting auf oder laden Sie es hoch
Verwenden Sie den integrierten Rekorder, laden Sie eine Audio- oder Videodatei hoch, oder fügen Sie einen Link zu einer Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Aufzeichnung ein. Es müssen keine Bots zum Live-Anruf hinzugefügt werden.
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Generieren Sie das Transkript und die Zusammenfassung
Notelyn erstellt ein sprecherlabeliertes Transkript und trennt es dann in Entscheidungen, Diskussionen und Aktionspunkte, statt einer langen Zusammenfassung.
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Überprüfen Sie den Abschnitt Entscheidungen direkt
Statt selbst nach Entscheidungssprache zu suchen, listet die Zusammenfassung auf, was entschieden wurde, als eigenen Abschnitt, bereits getrennt vom umgebenden Gespräch.
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Fragen Sie den KI-Assistenten die Frage direkt
Geben Sie "wurden während des meetings bedeutende entscheidungen getroffen" in den [KI-Q&A-Assistenten](/note-workspace/qa) ein und erhalten Sie eine Antwort direkt aus dem Transkript, mit der Option, eine Nachfolgefrage zu stellen, wenn die erste Antwort mehr Details benötigt.
Was passiert, wenn niemand diese Frage beantworten kann?
Wenn ein Team nicht mit Sicherheit sagen kann, ob bedeutende Entscheidungen während eines Meetings getroffen wurden, zeigt sich die Kosten später und überwiegt normalerweise die Zeit, die das Meeting gekostet hat. Eine Entscheidung, die tatsächlich getroffen wurde, wird als noch offen behandelt, also wird sie beim nächsten Meeting erneut diskutiert, manchmal mit einem anderen Ergebnis. Eine Entscheidung, die nur besprochen wurde, wird als endgültig behandelt, also fängt jemand an, danach zu handeln, bevor sie jemals bestätigt wurde.
Beide Versionen untergraben das Vertrauen in Meetings allgemein. Führungskräfte verbringen durchschnittlich 23 Stunden pro Woche in Meetings, und wenn Menschen lernen, dass Ergebnisse dieser Zeit unzuverlässig oder schwer zu überprüfen sind, hören sie auf, Zusammenfassungen zu vertrauen, und fangen an, zu bitten, dass Dinge neu erklärt werden, was den Sinn der Dokumentation des Meetings zunichte macht. Weitere Dokumentationsgewohnheiten, die dies verhindern, finden Sie in unserem Leitfaden Wie man Meetingnotizen schreibt.
Eine Entscheidung, die neu diskutiert wird, weil niemand bestätigen könnte, dass sie das erste Mal getroffen wurde, kostet mehr Zeit, als es gekostet hätte, die ursprüngliche Antwort richtig zu bekommen.
Machen Sie diese Frage nach jedem Meeting leicht zu beantworten
Die Frage selbst ist nicht schwer. Was es schwer macht, sie zu beantworten, sind Notizen, die Entscheidungen nicht von Diskussionen trennen, oder eine Aufzeichnung, für die niemand Zeit hat, sich wieder durchzuhören. Beheben Sie die Erfassungsgewohnheit, Entscheidungssprache als sie auftritt flagged, eine kurze Checkliste zur Überprüfung danach, und die Frage hört auf, eine Quelle der Unsicherheit zu sein.
Wenn Sie nicht nur auf Gewohnheiten verlassen möchten, nehmen Sie das Meeting auf und lassen Sie das Transkript die Trennung machen. Mit Notelyn's Meetingnotizen und KI-Q&A-Assistenten, wenn jemand das nächste Mal fragt, ob während des Meetings bedeutende Entscheidungen getroffen wurden, ist die Antwort eine Suche entfernt, statt eine Vermutung. Unsere Leitfäden zum Meetingnotizen mit Aktionspunkten und Meeting-Folgemaßnahmen behandeln den Rest der Dokumentationsgewohnheit, von der Live-Erfassung bis zur Zusammenfassung, die danach versendet wird.
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