Zoom-KI-Notizassistent: Was integriert ist und was Sie wirklich brauchen

Wenn gefragt wird, ob Zoom einen KI-Notizassistenten hat, lautet die kurze Antwort: Ja, unter bestimmten Bedingungen.

Zoom führte AI Companion ab 2023 in seinen kostenpflichtigen Tarifen ein. Anders als viele KI-Erweiterungen für Plattformen, für die ein separates Abonnement erforderlich ist, ist AI Companion ohne Aufpreis in den Tarifen Zoom Pro, Business, Business Plus und Enterprise enthalten. Das ist ein wichtiger Unterschied: Sie müssen dafür nicht extra zahlen wie für Microsoft 365 Copilot in Teams.

Enthalten bedeutet jedoch nicht automatisch verfügbar. Bevor Meeting-Teilnehmer KI-Zusammenfassungen verwenden können, muss ein Administrator des Zoom-Kontos AI Companion in den Kontoeinstellungen aktivieren. Wenn Sie ein von Ihrem Unternehmen verwaltetes Zoom-Konto nutzen, hängt es vollständig davon ab, was Ihr IT- oder Betriebsteam freigegeben hat, ob die Funktion für Sie verfügbar ist. Bei privaten Pro-Konten können einzelne Nutzer AI Companion selbst aktivieren. Der kostenlose Zoom-Tarif umfasst keinerlei AI-Companion-Funktionen.

Auch nach der Aktivierung gilt der Zoom-KI-Notizassistent nur in einem bestimmten Rahmen: Er erstellt Notizen für Meetings, die Sie hosten oder bei denen der Host die Funktion aktiviert hat. Nehmen Sie an einem Zoom-Anruf einer anderen Person teil und hat diese AI Companion nicht aktiviert, erhalten Sie unabhängig von Ihrem eigenen Tarif keine KI-Zusammenfassung des Meetings.

Nach der Aktivierung ergänzt Zoom AI Companion Ihren Meeting-Workflow um mehrere KI-Funktionen. Das bietet die Funktion konkret:

AI Companion ist in den meisten kostenpflichtigen Zoom-Tarifen enthalten. Bevor Sie es als Ihr wichtigstes Dokumentationswerkzeug einsetzen, sollten Sie jedoch einige Einschränkungen kennen.

Die erste ist die Abhängigkeit vom Administrator. Bei jedem geschäftlichen Zoom-Konto und jedem Enterprise-Konto muss AI Companion auf Kontoebene aktiviert sein, bevor einzelne Nutzer darauf zugreifen können. Wenn Ihre Organisation die Funktion nicht eingeschaltet hat, wird sie gar nicht angezeigt. Sie können diese Einstellung nicht selbst außer Kraft setzen.

Die zweite Einschränkung ist die Ausrichtung auf den Host. KI-Zusammenfassungen werden nur für Meetings erstellt, bei denen der Host AI Companion aktiviert hat. Wenn Sie regelmäßig an externen Anrufen teilnehmen, die Kunden, Partner oder Anbieter über ihre Zoom-Konten hosten, erhalten Sie über Zoom keine KI-Zusammenfassung dieser Gespräche.

Drittens variiert die Genauigkeit. Bei klarem Ton verarbeitet AI Companion standardmäßiges Geschäftsenglisch gut. Bei Meetings mit vielen technischen Fachbegriffen, mehreren Nicht-Muttersprachlern, die Englisch sprechen, oder starken Hintergrundgeräuschen nimmt die Qualität der Zusammenfassungen ab. Das Transkript lässt sich nachträglich nicht immer bearbeiten, sodass Fehler im Ausgangstext auch in die Zusammenfassung übernommen werden.

Schließlich funktioniert Zoom AI Companion nur mit Zoom-Meetings. Wenn Ihr Team Zoom, Microsoft Teams und Google Meet nutzt, fallen Notizen aus Anrufen auf anderen Plattformen vollständig aus dem System heraus. Eine Teams-Aufzeichnung lässt sich nicht in Zoom AI Companion einspeisen, um dasselbe Ergebnis zu erhalten.

Ob Sie Zooms integriertes Tool oder einen Notizassistenten eines Drittanbieters nutzen, hängt davon ab, ob Ihr Administrator AI Companion aktiviert hat, ob Sie Notizen von Anrufen außerhalb von Zoom brauchen und wie viel Sie nach dem Meeting mit den Notizen machen möchten.

Bot-basierte Tools wie Otter.ai, Fireflies.ai und tl;dv nehmen als namentlich gekennzeichnete Teilnehmer an Ihrem Zoom-Anruf teil. Die anderen Personen im Meeting sehen den Bot in der Teilnehmerliste. Manche Kunden oder Interviewpartner empfinden das als aufdringlich. Außerdem müssen Zoom-Hosts Drittanbieter-Apps die Teilnahme an Anrufen erlauben, und nicht jeder Meeting-Host erteilt diese Berechtigung.

Notelyn geht anders vor: Sie laden die Zoom-Aufzeichnung nach Ende des Anrufs hoch. Kein Bot nimmt am Meeting teil. Es müssen keine Administratoreinstellungen vorgenommen werden. In Ihrem Anruf ist kein Teilnehmer sichtbar. Das ist besonders hilfreich, wenn externe Kontakte am Meeting teilnehmen und nicht darüber informiert wurden, dass während des Gesprächs ein KI-Tool dabei sein würde.

Für Zoom-Nutzer, die ihre Meetings aufzeichnen, aber AI Companion nicht aktiviert haben oder mehr als eine einfache Zusammenfassung ihrer Meeting-Notizen möchten, ist Notelyn eine praktische Alternative.

Der Ablauf basiert auf der Aufzeichnung statt auf dem laufenden Anruf. Zeichnen Sie Ihr Zoom-Meeting wie gewohnt auf und laden Sie anschließend die Datei bei Notelyn hoch oder fügen Sie den Aufzeichnungslink ein. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie ein vollständiges Transkript, eine strukturierte Zusammenfassung mit wichtigen Entscheidungen und Gesprächspunkten sowie die Möglichkeit, in natürlicher Sprache Rückfragen zum Meeting-Inhalt zu stellen.

Da Notelyn mit Aufzeichnungen arbeitet, verarbeitet es auch Inhalte von anderen Plattformen. Eine Teams-Aufzeichnung, eine Google-Meet-Datei oder eine Audioaufzeichnung eines Telefonats durchlaufen denselben Workflow. Alles landet an einem durchsuchbaren Ort, statt sich auf verschiedene Apps zu verteilen.

Die richtige Wahl hängt weniger davon ab, welches Tool die meisten Funktionen hat, sondern davon, wie Ihre Meetings tatsächlich ablaufen. Nutzen Sie diese Szenarien, um die beste Lösung für Ihre Situation zu finden.

Ein KI-Notizassistent für Zoom beseitigt einen echten Reibungspunkt bei der Arbeit aus der Ferne: Jemand muss immer Notizen machen und gleichzeitig versuchen, am Gespräch teilzunehmen. Ob dafür Zooms integrierter AI Companion oder ein eigenständiges Tool zum Verarbeiten von Aufzeichnungen zum Einsatz kommt, das Ergebnis ist dasselbe. Sie gehen aus einem Anruf mit einem strukturierten Dokument heraus, statt mit einer Seite voller verstreuter Stichpunkte oder ganz ohne Notizen.

Zoom AI Companion ist der einfachste Einstieg für alle mit einem kostenpflichtigen Zoom-Tarif. Prüfen Sie, ob der Administrator Ihres Kontos die Funktion aktiviert hat. Falls ja, schalten Sie sie vor Ihrem nächsten Meeting ein. Sie deckt nicht alle Sonderfälle ab, etwa externe Anrufe, die Sie nicht hosten, Plattformen außerhalb von Zoom oder Situationen, in denen Sie eine Aufzeichnung nach Ihrem eigenen Zeitplan prüfen möchten. Für die üblichen Fälle funktioniert sie jedoch gut und ohne zusätzliche Kosten.

Für alles außerhalb dieses Rahmens schließt Notelyns Upload-Workflow die Lücke, ohne dass neue Infrastruktur, eine Bot-Konfiguration oder eine plattformspezifische Einrichtung erforderlich ist. Laden Sie eine Aufzeichnung hoch, erhalten Sie eine Zusammenfassung und stellen Sie Fragen zum Gesagten. Der KI-Notizassistent für Zoom, den Sie regelmäßig nutzen, ist derjenige, der zu Ihren Aufzeichnungsgewohnheiten passt, nicht der mit der längsten Funktionsliste.

Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen KI-Tools für Meetings auf den einzelnen Plattformen finden Sie in unserem Leitfaden Hat Teams einen KI-Notizassistenten? und im umfassenden Vergleich der besten KI-Notizassistenten für Meetings mit einem breiteren Überblick über die 2026 verfügbaren Optionen.